सामुदायिक सेवा नेक काम है - लेकिन यह अक्सर उस महत्वपूर्ण लेगवर्क के बिना नहीं होता जो पर्दे के पीछे होता है। सामुदायिक सेवा कार्यक्रम का आयोजन एक बहुआयामी प्रयास है, और हर विस्तार में भाग लेना चेयरपर्सन की जिम्मेदारी है। अग्रिम योजना महत्वपूर्ण है, जिसमें लक्ष्य निर्धारित करने से लेकर कार्यों को प्रस्तुत करने तक सब कुछ शामिल है। यदि आप समय से पहले घटकों की एक सूची को संबोधित करते हैं, तो आप इस संभावना को बढ़ाते हैं कि आपकी घटना सफल होगी।
एक कारण चुनें। कई प्रकार की परियोजनाएं सामुदायिक सेवा क्षेत्र के अंतर्गत आती हैं। कुछ विचारों में पर्यावरण को बढ़ावा देने, सुरक्षा को बढ़ावा देने, अपराध से लड़ने या बेघरों की मदद करने के लिए परियोजनाएं शामिल हैं।
प्राथमिक कारण पर विचार करें कि परियोजना की आवश्यकता क्यों है। यदि आप किसी संगठन की ओर से ईवेंट की योजना बना रहे हैं, तो ध्यान रखें कि क्या ईवेंट उसके संगठनात्मक मिशन की भावना के अंतर्गत आता है या नहीं।
लक्ष्य बनाना। परियोजना के विशिष्ट लक्ष्यों को इंगित करें और सुनिश्चित करें कि वे मापने योग्य हैं। मापने योग्य लक्ष्य समाप्त होने के बाद आपको घटना का मूल्यांकन करने में मदद करेंगे।
इवेंट डिज़ाइन करें। तिथि, समय और स्थान चुनें। फिर विचार करें कि यह क्या लेगा - जैसे कि एक दिलचस्प स्पीकर, भोजन या एक अनूठी गतिविधि - लोगों को इस घटना को मजेदार और सार्थक मानने के लिए।
स्टाफ की जरूरतों की रूपरेखा। विशिष्ट कर्तव्यों का विस्तार करें और जो उन कर्तव्यों का पालन करेंगे। इन पदों को भरने के लिए स्वयंसेवकों की भर्ती करें।
आवश्यक संसाधन, सामग्री और आपूर्ति की सूची बनाएं। बजट के उद्देश्यों के लिए, ध्यान दें कि क्या प्रत्येक वस्तु दान या खरीदी जाएगी। यदि दान दिया गया है, तो इन-तरह के मूल्य को रिकॉर्ड करें।
लिखित संचार या व्यक्तिगत प्रस्तुतियों के माध्यम से, संभावित भागीदारों को आमंत्रित करें - जैसे कि संभावित इवेंट प्रायोजक - घटना में भाग लेने के लिए। एक सम्मोहक कहानी साझा करें कि आपकी परियोजना समुदाय पर सकारात्मक प्रभाव कैसे डालेगी। फिर उन्हें समझाएं कि वे क्या मदद कर सकते हैं।
सभी अनुमानित आय और खर्चों का संकेत देने वाला एक प्रस्तावित बजट पूरा करें। व्यय सूची में अपनी सूची से सभी संसाधन, सामग्री और आपूर्ति शामिल करें। सुनिश्चित करें कि दान की गई वस्तुओं का मूल्य बजट में परिलक्षित होता है।
घटना को बढ़ावा दें। सभी संभावित साधनों जैसे कि समाचार विज्ञप्ति, प्रत्यक्ष मेल, व्यक्तिगत निमंत्रण, पोस्टर, वेबसाइट घोषणाओं और विभिन्न सोशल मीडिया आउटलेट्स के माध्यम से घटना को संप्रेषित करें। शब्द को बाहर निकालने के लिए सरल शब्द-ऑफ़-माउथ भी अत्यधिक प्रभावी है। क्षेत्र के स्कूलों (यदि उपयुक्त हो) के लिए घटना को बढ़ावा देना सुनिश्चित करें क्योंकि कई छात्रों को सामुदायिक सेवा घंटे प्रदर्शन करने की आवश्यकता होती है और भाग लेने के लिए तैयार हो सकते हैं।
कुछ गलत हो जाने की स्थिति में एक वैकल्पिक योजना तैयार करें - यह योजना बी को कभी नुकसान नहीं पहुंचाती है। संभावित समस्याओं (जैसे खराब मौसम) का वर्णन करें जो परियोजना के सफल समापन में बाधा बन सकती है। फिर इन समस्याओं के समाधान तैयार करें (जैसे कि घटना को अंदर ले जाना)।
एक विशिष्ट कार्य योजना तैयार करें। प्रोजेक्ट को एक सफल समापन तक लाने के लिए विशिष्ट चरणों की सूची बनाएं। प्रत्येक चरण के लिए नियोजित तिथियां दिखाएं। एक अलग सूची में घटना के दिन के लिए स्टेप आउट करें, क्योंकि यह घटना के दौरान सबसे विस्तृत और सबसे संदर्भित सूची हो सकती है।
