एक फाइलिंग कैबिनेट आमतौर पर कार्यालय फर्नीचर के एक टुकड़े को संदर्भित करता है जो फ़ाइलों और दस्तावेजों को संग्रहीत करता है। फाइलिंग कैबिनेट विभिन्न आकारों में आते हैं। कुछ के पास अनधिकृत पहुंच को रोकने के लिए ताले हैं, जबकि अन्य अलमारियाँ किसी के द्वारा परिवहन और पहुंच के लिए आसान हैं। फ़ाइलों की बड़ी मात्रा वाले व्यवसाय, जैसे अस्पताल, कानून फर्म या स्कूल, अक्सर अलमारियाँ बनाए रखते हैं जो आसानी से स्थानांतरित नहीं हो सकती हैं।
मूल बातें
दस्तावेज़ दर्ज करने के कई तरीके हैं। एक व्यवस्थित दृष्टिकोण विकसित करने के लिए, आपको उन सूचनाओं का विश्लेषण करना चाहिए जो फ़ाइलों के भीतर संग्रहीत होंगी। अलग-अलग तरीकों से मंथन करें ताकि आप सर्वोत्तम विधि का चयन कर सकें। उदाहरण के लिए, यदि आप ऑटोमोबाइल पार्ट सप्लायर्स का रिकॉर्ड रखते हैं, तो आप कंपनी के नाम के आधार पर एक वर्णमाला के दृष्टिकोण का उपयोग कर फाइल कर सकते हैं। आप क्षेत्र (जैसे, दक्षिण, पश्चिम, पूर्व, अंतर्राष्ट्रीय) द्वारा आपूर्तिकर्ताओं को अलग करने के लिए एक विधि स्थापित कर सकते हैं। यदि आप सरीसृपों के रिकॉर्ड बनाए हुए हैं, तो आपकी विधि में उनके वैज्ञानिक नामों से सरीसृपों को व्यवस्थित करना शामिल हो सकता है या उस तिथि तक जब फ़ाइल बनाई गई थी।
दस्तावेज़ प्रबंधन
एक बार जब आप एक संतोषजनक विधि तैयार कर लेते हैं, तो इसे लिखना सुनिश्चित करें ताकि अन्य लोग फाइलिंग सिस्टम को समझ सकें और उसका अनुसरण कर सकें। आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि फाइलें ठीक से संरक्षित हैं, क्योंकि यदि फाइल अधूरी है (जैसे कि डेटा गायब है) या अनुचित तरीके से संग्रहीत (जैसे, अनदेखी की गई श्रेणियां दाखिल करना) तो आपका सिस्टम जल्दी ही अप्रभावी हो जाएगा। उदाहरण के लिए, यदि आप रंग द्वारा लिंग को अलग कर रहे हैं, तो फाइल बनाने वाले लोगों को पुरुषों और महिलाओं में अंतर करना याद रखना चाहिए।
आपको विकास का अनुमान लगाना चाहिए और आवश्यकतानुसार अतिरिक्त अलमारियाँ या स्थान जोड़ना चाहिए। अन्यथा, रिकॉर्ड बहुत कसकर भरे जाएंगे। यह भी विचार करें कि निष्क्रिय फ़ाइलों से सक्रिय अंतर कैसे करें और, यदि लागू हो, तो निष्क्रिय फ़ाइलों को नष्ट या कतरें।
विचार
कई व्यवसाय दस्तावेज़ संगठन प्रणालियों को लागू करते हैं जो मूल दस्तावेज़ या हार्ड कॉपी का उपयोग करते हैं। हालांकि, एक नया फाइलिंग सिस्टम बनाने से पहले, आपको आभासी विकल्पों का पता लगाना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम और इनपुट डेटा को आंतरिक या वेब-आधारित सर्वर में खरीद सकते हैं। यहां तक कि अगर आपके पास वर्तमान में एक फाइलिंग सिस्टम है, तो आपको डिजिटल या वेब-आधारित भंडारण की संभावित लागत बचत और दक्षता के साथ डेटा स्थानांतरित करने के समय और लागत का मूल्यांकन करना चाहिए। सुइयों के मामले प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने वाली कानून फर्म डेटा स्थानांतरित करने में महत्वपूर्ण समय बिता सकती हैं, लेकिन एक बार सिस्टम पूरी तरह से काम करने के बाद अनगिनत फायदे मौजूद होते हैं, जैसे दूरस्थ स्थानों से फ़ाइलों को एक्सेस करने की क्षमता।
