कार्यालय प्रक्रियाओं में सुधार करने के लिए सुझाव

हमने सभी अराजक कार्यालयों में काम किया है - कागजात और अन्य सामग्रियों को ढेर में जमा कर दिया है, कर्मचारी निराश हैं और अपनी जिम्मेदारियों के बारे में अनिश्चित हैं, और जो भी कर्मचारी कर रहे हैं उससे प्रबंधन खुश नहीं है। आप कार्यालय को सुचारू रूप से कैसे चला सकते हैं? पालन करने के लिए कर्मचारियों के लिए स्पष्ट प्रक्रियाएं होने से बाकी सब कुछ घटने में मदद मिलेगी - आपके पास क्लीनर ऑफिस, खुशहाल और अधिक उत्पादक कर्मचारी और कुछ ही समय में बेहतर प्रबंधक होंगे।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

कंप्यूटर
कागज़
स्मरण पुस्तक

प्रोटोकॉल बनाएं

संगठन के उन क्षेत्रों पर शोध करें जो एक सर्वेक्षण और सर्वेक्षण कर्मचारियों को लिखकर अस्पष्ट हैं। कर्मचारियों से पूछें कि वे इस बारे में अस्पष्ट हैं कि क्या यह उनकी भूमिका और जिम्मेदारियां हैं, जिन्हें वे रिपोर्ट करते हैं, या कुछ प्रक्रियाओं को ठीक से कैसे करें।

कर्मचारियों को स्पष्टीकरण की आवश्यकता के आधार पर एक कर्मचारी हैंडबुक बनाएं। कार्यालय पर्यावरण के बारे में जानकारी सहित मानक कंपनी नीतियां भी शामिल करें। कर्मचारियों को यह जानने की जरूरत है कि काम छोड़ने से पहले अपने डेस्क को सीधा करने के लिए, और एक साफ कार्यक्षेत्र बनाने के लिए अपने हिस्से को करने के लिए समयबद्ध तरीके से कागजात दाखिल करने की आवश्यकता है।

मानक संचालन प्रक्रियाएँ, या SOP बनाएँ। एसओपी लिखित निर्देश हैं जो हर कार्य को कौन, क्या, कहाँ, क्यों और कैसे परिभाषित करते हैं। प्रत्येक कार्य के लिए एक एसओपी बनाएँ जिसे आप कर्मचारियों का पालन करना चाहते हैं। प्रक्रिया के बारे में एक सारांश पैराग्राफ शामिल करें, इसे कैसे करना है, इस पर कदम निर्देश और यदि उन्हें अधिक जानकारी की आवश्यकता है तो संसाधनों की एक सूची। भविष्य में एक तारीख शामिल करें, 6 से 12 महीने दूर, जब इस एसओपी की समीक्षा और अद्यतन किया जाएगा। संगठन में उस व्यक्ति के लिए नाम और संपर्क विवरण भी शामिल करें जो उस प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार है - इस तरह, कर्मचारी जानते हैं कि अधिक जानकारी के लिए किससे संपर्क करें। सभी SOP को एक नोटबुक में रखें और सभी कर्मचारियों के लिए इसे सुलभ बनाएं, ताकि अगर उन्हें कुछ जाँचने की आवश्यकता हो तो वे एक प्रक्रिया देखें। नई प्रक्रियाओं के लिए नए एसओपी लिखें जो कि उठते हैं और उन्हें पुस्तक में जोड़ते हैं।

ट्रेन स्टाफ और संगठित हो जाओ

जैसे ही यह समाप्त हो जाता है और नए कर्मचारियों को काम पर रखा जाता है, तो कर्मचारी को सभी वर्तमान कर्मचारियों को हैंडबुक दें। कर्मचारी कार्यालय को चलाने के तरीके में सुधार कर सकते हैं यदि वे जानते हैं कि उनसे क्या उम्मीद की जाती है।

उन सभी एसओपी पर कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें जो उन पर लागू होते हैं। स्टाफ व्यक्ति है जो प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार है अन्य कर्मचारियों को एक-एक या एक समूह में प्रशिक्षित करें। कर्मचारियों को विकसित करने के बाद सभी प्रक्रियाओं पर प्रशिक्षित करें, इसलिए कर्मचारी उस प्रक्रिया को करते समय उनसे क्या उम्मीद करते हैं, इस पर स्पष्ट हैं।

कार्यालय को व्यवस्थित करने के लिए एक अखिल कर्मचारी सफाई दिवस आयोजित करें। ऐसा अक्सर नहीं करना चाहिए। कर्मचारी हैंडबुक को पढ़ने और नए एसओपी पर प्रशिक्षित होने के बाद, कर्मचारियों को यह स्पष्ट रूप से पता होना चाहिए कि क्या करना है।