एक विशिष्ट कार्यस्थल के भीतर व्यापार करने के लिए कार्यालय प्रक्रियाएं स्वीकृत मानक हैं। ऐसे मानक उद्योग, कार्यभार, भौगोलिक स्थिति, कार्यालय के व्यावसायिकता या कंपनी के आकार के आधार पर भिन्न हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक चिकित्सा, दंत चिकित्सा या कानूनी अभ्यास में कार्यालय प्रक्रियाएं एक निर्माण, खुदरा या आयात व्यवसाय की तुलना में बहुत अलग होंगी। हालांकि, उद्योगों में कार्यालय प्रक्रियाओं के लिए कुछ "मानदंड" हैं।
टेलीफोन प्रक्रियाएँ
सभी कार्यालयों को पेशेवर और विनम्र टेलीफोन मैनर्स की आवश्यकता होती है। फोन का तुरंत जवाब दें, स्पष्ट और विनम्रता से बोलें, और कभी भी कॉल करने वाले को बिना कॉल किए कुछ सेकंड से ज्यादा समय तक रोककर न रखें- भले ही वह सब कहा जाए, "मैं अभी भी आपके अनुरोध पर काम कर रहा हूं।"
उन कर्मचारियों के लिए संदेश लें जो कार्यालय से बाहर हैं या अनुपलब्ध हैं। यदि दिया गया है, तो कॉल करने के उद्देश्य के साथ, कॉलर का नाम, दिनांक, समय और फोन नंबर स्पष्ट रूप से रिकॉर्ड करें। जब कोई वॉइसमेल सिस्टम लागू होता है, तो कॉलर से पूछें कि क्या वह वॉइसमेल छोड़ना चाहता है, और फिर उसे वॉइसमेल सिस्टम में स्थानांतरित कर सकता है। ट्रांसफर से पहले कॉल करने वाले को बताए बिना कॉल ट्रांसफर करना इंपॉलिट है।
रिकॉर्ड प्रबंधन
रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए विवरण कार्यालय से कार्यालय तक बहुत भिन्न होते हैं, लेकिन सभी व्यावसायिक कार्यों का विवरण व्यवस्थित, पेशेवर तरीके से बनाए रखा जाना चाहिए। कंपनी द्वारा उत्पादित सभी प्राप्तियों, चालान, खाता विवरण, कार्य आदेश, प्रस्ताव, नौकरी का अनुमान, पत्राचार, रिपोर्ट और किसी भी अन्य दस्तावेजों की प्रतियां रखें।
कंपनी के विनिर्देशों के आधार पर प्रत्येक विक्रेता, ग्राहक खाते, बिक्री या परियोजना के लिए फाइलें बनाएं। स्पष्ट रूप से सभी फ़ोल्डरों को लेबल करें, और उन्हें आसानी से सुलभ स्थान पर फ़ाइल करें जहां जरूरत पड़ने पर उन्हें जल्दी से पुनर्प्राप्त किया जा सके। ये उद्योग की परवाह किए बिना किसी भी व्यवसाय के उचित प्रबंधन के लिए आवश्यकताएं हैं।
मेल हैंडलिंग और वितरण
इनकमिंग और आउटगोइंग मेल का प्रबंधन कार्यालय द्वारा अलग-अलग होगा, लेकिन सभी मेल को महत्वपूर्ण पत्राचार के रूप में मानें और इसे तुरंत संभालें, विशेष रूप से ग्राहकों और ग्राहकों के साथ पत्राचार।
विशिष्ट कंपनी प्रक्रियाओं के आधार पर, उपयुक्त विभाग या कर्मचारी को मेल खोलें और रूट करें। मेल को कभी भी ओपन न करें "व्यक्तिगत।" यदि आने वाले मेल को वितरण से पहले खोला जाना है, तो पते या प्रेषक की जानकारी के मामले में पत्राचार के पीछे लिफाफे को कागज़ में लपेटना चाहिए।
यदि आवश्यक हो, तो जावक मेल का वजन करें, और ऊपरी दाएं कोने में उचित मात्रा में डाक चिपकाएं। यदि मेल मेल वाहक द्वारा उठाया जाता है, तो उसे पिक-अप के लिए उचित आउटगोइंग स्थान पर रखें। यदि इसे स्थानीय डाकघर में ले जाया जाता है, तो सभी पत्रों को आसान परिवहन के लिए एक बॉक्स में रखें। सभी पैकेजों को सुरक्षित रूप से टेप करें और उचित वितरण के लिए स्पष्ट रूप से लेबल करें।
कंप्यूटर और प्रौद्योगिकी
कंप्यूटर डेटा को सही तरीके से संरक्षित करना सुनिश्चित करना आज के कार्यालय में महत्वपूर्ण है जो इस तरह की जानकारी पर बहुत निर्भर करता है। कंप्यूटर फ़ाइलों और हार्डवेयर की सुरक्षा के लिए बुनियादी सुरक्षा प्रक्रियाओं का अभ्यास करें।
दस्तावेजों और सॉफ़्टवेयर की सुरक्षा के लिए, इंटरनेट साइट पर सभी कंप्यूटर फ़ाइलों का एक दैनिक बैकअप बनाएं जो इस तरह की सेवा प्रदान करता है, या एक अलग फ्लैश ड्राइव या ज़िप डिस्क पर। इंटरनेट से फाइलें और सॉफ्टवेयर डाउनलोड करते समय सतर्क रहें। जब भी कंप्यूटर चालू हो, तो वायरस सुरक्षा प्रोग्रामिंग चालू रखें और नए खतरों के आने के बाद से वायरस डेटाबेस को अप-टू-डेट रखें।
एक मजबूत और विश्वसनीय वृद्धि रक्षक के साथ हार्डवेयर को सुरक्षित रखें। रात में कंप्यूटर बंद कर दें जब कोई भी उनका उपयोग नहीं कर रहा हो, और भारी बिजली के तूफान के दौरान किसी भी इलेक्ट्रॉनिक्स को अनप्लग करें।
