नीतियों और प्रक्रियाओं में सुधार कैसे करें

व्यवसाय के लिए नीतियां और प्रक्रियाएं महत्वपूर्ण हैं क्योंकि, जैसा कि ऑस्ट्रेलिया के स्वास्थ्य और परिवार विभाग द्वारा समझाया गया है, वे परिभाषित करते हैं कि किसी व्यवसाय को व्यवसाय के नैतिक, नैतिक और कानूनी दृष्टिकोण को संचालित करने और पहचानने के लिए कैसे माना जाता है। इस प्रकार नीतियों और प्रक्रियाओं में सुधार करना कंपनी की उत्पादकता और आंतरिक और बाहरी संबंधों को मजबूत कर सकता है। यह बदले में बेहतर राजस्व और समग्र व्यावसायिक सफलता में बदल सकता है।

व्यवसाय के उद्देश्यों को पहचानें। नीतियों और प्रक्रियाओं में सब कुछ इन उद्देश्यों को प्रतिबिंबित करना चाहिए।

वर्तमान नीतियों और प्रक्रियाओं की समीक्षा करें ताकि यह पता लगाया जा सके कि वे कंपनी के उद्देश्यों को पूरा कर रहे हैं या नहीं।

कर्मचारियों को नीतियों और प्रक्रियाओं में होने की आवश्यकता के बारे में इनपुट प्राप्त करने के लिए औपचारिक और अनौपचारिक कर्मचारी बैठकें, साक्षात्कार और सर्वेक्षण आयोजित करें। यह संभव है कि प्रबंधन की नीतियों और प्रक्रियाओं के लिए महत्वपूर्ण विचारों पर अलग-अलग विचार हो सकते हैं। कर्मचारियों के विचारों को शामिल करना उन नीतियों और प्रक्रियाओं को समाप्त करता है जो कर्मचारियों की आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते हैं।

उन कानूनों की जांच करें जो व्यावसायिक कार्यों के लिए लागू हैं। ये कानून समय के साथ बदल सकते हैं। वर्तमान नीतियों और प्रक्रियाओं के मैनुअल को कानूनों के वर्तमान संस्करण को प्रतिबिंबित करना चाहिए और स्पष्ट रूप से परिभाषित करना चाहिए कि उन कानूनों ने प्रोटोकॉल को कैसे प्रभावित किया है।

नीतियों और प्रक्रियाओं को दो वर्गों में विभाजित करें। पहले खंड में सभी कर्मचारियों पर लागू होने वाले प्रोटोकॉल की रूपरेखा होनी चाहिए। दूसरे खंड को विभाग द्वारा उप-विभाजित किया जाना चाहिए और प्रत्येक कंपनी अनुभाग पर लागू होने वाले नियमों का विवरण देना चाहिए। इससे कर्मचारियों को उन आंकड़ों को खोजने की अनुमति मिलती है जो अपने काम से बहुत जल्दी संबंधित होते हैं।

संशोधित नीतियों और प्रक्रियाओं के लिए एक प्रारूप चुनें, जो संक्षिप्त है और पाठकों को मैनुअल पर नहीं छोड़ता है।

प्रत्येक खंड के लिए रूपरेखा का विकास और मांस। अपने आप से पूछें कि क्या सेवाओं और नौकरियों का विवरण स्पष्ट है और क्या उन्होंने अस्पष्टता के किसी भी क्षेत्र की पहचान करने के लिए एक समिति द्वारा समीक्षा की है।

7 Cs के लिए नीतियों और प्रक्रियाओं की समीक्षा करें। जैसा कि काम डॉट कॉम के क्रिस एंडरसन द्वारा उल्लिखित है, 7 Cs में संदर्भ (समावेशन प्रासंगिक हैं), संगति (शब्द पूरे रास्ते में उसी तरह का उपयोग किया जाता है), पूर्णता (कोई सूचना अंतराल नहीं), नियंत्रण (शर्तें विस्तार कंपनी उद्देश्य और अधिकार), अनुपालन (आदि नियम बताते हैं कि नियमों के साथ-साथ दंड कैसे मिलते हैं), शुद्धता (कोई टाइपोस, वर्तनी या व्याकरण की त्रुटियां) और स्पष्टता (अस्पष्टता नहीं)।

कंपनी के बाहर के विशेषज्ञों द्वारा नीतियों और प्रक्रियाओं की समीक्षा की जाती है। उदाहरण के लिए, एक वकील यह सुनिश्चित करने के लिए नीतियों और प्रक्रियाओं की जांच कर सकता है कि उनके पास कानूनी कमियां या देनदारियां नहीं हैं।

टिप्स

• नीतियों और प्रक्रियाओं का निर्माण करते समय विभिन्न शिक्षण शैलियों को ध्यान में रखें। उन लोगों की मदद करने के लिए ग्राफ़ और विज़ुअल अभ्यावेदन शामिल करना सुनिश्चित करें जो अधिक ग्राफिक शिक्षार्थी हैं।