नई नीतियों और प्रक्रियाओं का सफल कार्यान्वयन हाथ में मुद्दों पर सावधानीपूर्वक विचार और उन्हें संबोधित करने के लिए कार्यों का एक स्पष्ट सूत्रीकरण पर निर्भर करता है। नीति निर्माताओं और प्रबंधकों को स्पष्ट रूप से प्रभावित सभी व्यक्तियों से संपर्क करना चाहिए, जिनमें संगठन के लिए बाहरी भी शामिल हैं, और नई नीतियों और प्रक्रियाओं को व्यक्त करने के लिए कई रास्ते का उपयोग करना चाहिए।
प्रभावी संचार
इस बात पर विचार करें कि नई नीतियों और प्रक्रियाओं से कौन प्रभावित होगा, न केवल आपके संगठन के भीतर बल्कि नए उपायों से प्रभावित बाहरी आबादी को भी। प्रभावित होने वाले सभी पक्षों को जानना उन साधनों को निर्धारित करने में मदद करता है जिनके द्वारा आप संवाद करते हैं। संगठनात्मक नेता अक्सर यह मानते हैं कि नई प्रक्रियाएं केवल एक संगठन की प्रथाओं को प्रभावित करती हैं, और बड़े परिणामों पर विचार करने के लिए उपेक्षा करती हैं।
नई नीतियों / प्रक्रियाओं की घोषणा करने के लिए तकनीकी लेखन और संचार की एक मजबूत समझ के साथ एक स्टाफ सदस्य नामित करें। नए उपायों के संचार को संभालने के लिए ऐसे व्यक्ति का चयन करना सुनिश्चित करता है कि संगठन के सभी स्तर, तकनीकी ज्ञान या विशेषज्ञता की परवाह किए बिना, नई नीतियों और प्रक्रियाओं को समझेंगे।
सभी इच्छित दर्शकों तक पहुंचने के लिए संचार के कई मार्गों का उपयोग करते हुए, नई नीतियों और प्रक्रियाओं की घोषणा करें। एक आकार-फिट-सभी दृष्टिकोण काम नहीं करता है। संगठन ग्राहकों और अन्य दर्शकों को पत्र, ई-मेल और विज्ञापनों द्वारा सूचित कर सकता है। स्टाफ के सदस्यों को सूचित करने के लिए मेमोरेंडा, स्टाफ मीटिंग, पैम्फलेट और मैनुअल का उपयोग किया जा सकता है। स्टाफ के सदस्यों के लिए संचार न केवल किए जा रहे नए उपायों को स्पष्ट करना चाहिए, बल्कि किसी भी नए प्रशिक्षण कार्यक्रमों की घोषणा करना चाहिए और यह बताना चाहिए कि नई प्रक्रियाएं उनके संचालन को कैसे प्रभावित करेंगी। प्रबंधन को स्टाफ के सदस्यों को यह जानकारी भी प्रदान करनी चाहिए कि नई नीतियों और प्रक्रियाओं के बारे में उनके पास किसी भी प्रश्न या चिंता के उत्तर कहाँ से प्राप्त हों।
