नीतियां और प्रक्रियाएं आपके व्यवसाय को आंतरिक और बाहरी रूप से संचालित करने में मदद करने के लिए होती हैं। समय-समय पर अपनी नीतियों और प्रक्रियाओं की समीक्षा करना सुनिश्चित करता है कि आप हमेशा सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन कर रहे हैं। मूल्यांकन आपके व्यवसाय या अर्थव्यवस्था में परिवर्तन को प्रतिबिंबित करने और कंपनी में आवश्यकता या चिंता के क्षेत्रों को संबोधित करने के लिए आवश्यक दिशानिर्देशों को अद्यतन करने में आपकी सहायता करता है।
नीतियों को परिभाषित करें
पॉलिस आपकी कंपनी के लिखित प्रोटोकॉल हैं कि आप विभिन्न व्यावसायिक कार्यों को कैसे संभालते हैं। उदाहरण के लिए, आपके पास कार्यस्थल पोशाक, उपस्थिति या छुट्टी के दिनों का अनुरोध करने जैसी चीजों के लिए आंतरिक नीतियां हो सकती हैं। ग्राहकों की शिकायतें खरीदने या संभालने जैसे मुद्दों के लिए आपके पास बाहरी नीतियां भी हो सकती हैं। केसीजी परामर्श समूह के अनुसार, नीतियां इस बात के लिए चरण निर्धारित करती हैं कि प्रक्रियाओं को कैसे विकसित किया जाता है, किया जाता है और उनका मूल्यांकन किया जाता है, और संगठन के रणनीतिक उद्देश्यों के अनुरूप होना चाहिए। नीतियां आमतौर पर एक मालिक, ऊपरी प्रबंधन, एक सलाहकार परिषद या निदेशक मंडल द्वारा निर्दिष्ट की जाती हैं।
नीतियों की समीक्षा करें
वे पूर्ण, व्यापक और आसानी से समझने के लिए नीतियों की नियमित रूप से समीक्षा करें। प्रक्रिया में ग्राहक और कर्मचारियों की प्रतिक्रिया का उपयोग करें। केसीजी के अनुसार, एक पॉलिसी लिखित में होनी चाहिए, जिसमें प्रत्येक पॉलिसी के लिए निर्देशों का एक अलग सेट हो। इससे आवश्यक होने पर समझने और समीक्षा करने और बदलने में आसानी होती है। उदाहरण के लिए, यदि ग्राहक नियमित रूप से शिकायत करते हैं कि आपके पास एक सेट रिटर्न या धनवापसी नीति नहीं है, या यदि कर्मचारी दावा करते हैं कि लोग व्यक्तिगत दिनों का उपयोग कैसे करते हैं, तो इसके लिए कोई निष्पक्ष प्रक्रिया नहीं है, यह आपके नीति समीक्षा एजेंडे में मुद्दों को जोड़ने के लायक है। जब कोई नीति अब व्यावहारिक अर्थ नहीं बनाती है या अब लागू नहीं होती है, तो आप इसे अपडेट या समाप्त कर सकते हैं।
प्रक्रियाओं को परिभाषित करें
प्रक्रियाएं आपके व्यवसाय की रोजमर्रा की गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले कदम या प्रक्रियाएं हैं। उदाहरण के लिए, आपके पास एक प्रक्रिया हो सकती है कि आप आगंतुकों में कैसे जांच करें, दिन के लिए व्यवसाय खोलें या बंद करें या मशीनरी संचालित करें। जगह में प्रक्रियात्मक दिशानिर्देश होने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि आपका व्यवसाय सुरक्षित रूप से और कुशलता से संचालित होता है, खासकर उन क्षेत्रों में जहां गलत तरीके से खतरनाक या महंगा हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास रात में अपने व्यापार के दरवाजे बंद करने की कोई प्रक्रिया नहीं है, तो आप कंपनी को संभावित चोरी या बर्बरता के लिए खोल सकते हैं। केसीजी के अनुसार, प्रक्रियाओं में यह जानकारी शामिल होनी चाहिए कि कौन क्या करता है, कब क्या करता है, किस क्रम में और किस कारण से करता है।
प्रक्रियाओं की समीक्षा करें
ऐसी गतिविधियाँ जिनमें कई चरण होते हैं, या वे चरण जिन्हें किसी विशेष क्रम में लागू किया जाना चाहिए, के लिए प्रक्रियात्मक दिशानिर्देश होने चाहिए। यदि आपके व्यवसाय के कुछ तत्व लगातार गलत अनुभव करते हैं, तो उस क्षेत्र की प्रक्रिया का मूल्यांकन किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि ग्राहक नियमित रूप से लेट शिपमेंट की शिकायत करते हैं, तो ऑर्डर लेने, पैकेजिंग को पूरा करने और शिपिंग पर नज़र रखने के लिए अपनी प्रक्रियाओं का मूल्यांकन करें। यह आपको उन क्षेत्रों की पहचान करने में मदद करेगा जहां स्पष्टीकरण या अधिक परिभाषा आवश्यक है। अपने मौजूदा दिशानिर्देशों को पढ़ने और उन क्षेत्रों की पहचान करने की प्रक्रिया से अपरिचित कर्मचारियों से पूछकर प्रक्रियाओं की समीक्षा करें, जो समझ में नहीं आते हैं या जिन्हें समझना मुश्किल है।
