SOPs, जिन्हें औपचारिक रूप से मानक संचालन प्रक्रियाओं के रूप में जाना जाता है, व्यावसायिक प्रथाओं और संचालन में स्थिरता सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन किए गए अभ्यास हैं। बहुत से लोग एसओपी के बारे में सोचते हैं जो केवल हाथों पर प्रयोगशाला और विनिर्माण संदर्भों में लागू होता है। पर्यावरण संरक्षण एजेंसी के अनुसार, एसओपी के मुख्य लक्ष्यों में से एक यह अनिवार्य है कि उपकरण कैसे बनाए, समायोजित और उपयोग किए जाते हैं। हालांकि, एसओपी अधिक विश्लेषणात्मक प्रक्रियाओं को भी कवर कर सकते हैं, जिसका अर्थ है कि उन्हें विभिन्न व्यापारिक संदर्भों में लागू किया जा सकता है।
स्वास्थ्य और सुरक्षा
मानक संचालन प्रक्रिया सभी श्रमिकों के स्वास्थ्य और सुरक्षा को बनाए रखती है। विशेष रूप से विनिर्माण सेटिंग्स में जहां भारी उपकरण शामिल हैं, एसओपी यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकते हैं कि कर्मचारी चोटों को रोकने के लिए उपकरण संचालित करते हैं। एसओपी नियमित सफाई और रखरखाव कार्यक्रम को अनिवार्य कर सकते हैं। ये गतिविधियाँ मशीनरी के सुरक्षित संचालन के लिए महत्वपूर्ण हैं, लेकिन कर्मचारियों को शिफ्ट बदलने और कोई लिखित रिकॉर्ड मौजूद नहीं होने पर आसानी से भूल जाते हैं। एसओपी यह भी दिखाते हैं कि नियमित उपयोग के दौरान सुरक्षित रूप से उपकरण कैसे चलाएं। आयोवा स्टेट यूनिवर्सिटी का एक दस्तावेज निर्देश क्रिस्टल को स्पष्ट करने के लिए शब्दों के साथ आरेखों का उपयोग करने का सुझाव देता है।
परिणामों की संगति
प्रयोगशाला सेटिंग्स में, पर्यावरण संरक्षण एजेंसी का सुझाव है कि नियामक निकायों द्वारा निर्धारित निम्नलिखित नियम हमेशा पर्याप्त नहीं होते हैं। श्रमिक कभी-कभी किसी विशेष प्रयोग की अधिक विशिष्ट आवश्यकताओं के आधार पर मानक प्रक्रिया में मामूली बदलाव करते हैं। जब इन परिवर्तनों को प्रलेखित नहीं किया जाता है, तो प्रायोगिक परिणाम थोड़ा अलग तरीकों का उपयोग करके तकनीशियनों की टीमों के बीच भिन्न हो सकते हैं। आपकी कंपनी की व्यवसाय लाइन के लिए विशिष्ट मानक संचालन प्रक्रियाओं को लिखना यह सुनिश्चित करता है कि असंगत परिणामों को समझाने के लिए अतिरिक्त परीक्षणों की लागत को सीमित करते हुए, हर कोई उसी तरह काम कर रहा है।
विनियामक और कानूनी अनुपालन
एक नियामक निकाय की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए एक मानक संचालन प्रक्रिया लिखना यह सुनिश्चित करता है कि आपके संगठन में उद्योग अपेक्षाओं के अनुरूप अभ्यास हो। प्रलेखित प्रक्रियाएं आंतरिक और बाहरी ऑडिट को भी कारगर बनाने में मदद करती हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपकी कंपनी आईएसओ प्रमाणन को बनाए रखती है, तो आप अपनी आईएसओ-अनुपालन प्रक्रियाओं की लिखित प्रतियां प्रदान करके बाहरी लेखा परीक्षकों की सहायता कर सकते हैं। वे तब आपको सलाह दे सकते हैं कि वास्तव में प्रक्रिया में श्रमिक कहां कम हो रहे हैं। SOPs आपको मुकदमों से भी बचाते हैं - उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी प्रलेखित सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करने में विफल होने के बाद काम पर घायल हो जाता है। कार्यालय सेटिंग्स में एसओपी भी कानूनी अनुपालन सुनिश्चित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, विदेशों में व्यापारिक सौदों की बातचीत के लिए एक एसओपी अधिकारियों को अवैध रिश्वत क्षेत्र में कदम रखने से रोक सकता है।
क्षमता और उत्पादकता में वृद्धि
लोगों को उनके सबसे अधिक उत्पादक होने के लिए स्थिरता की आवश्यकता है। जब इस बारे में कोई संदेह नहीं है कि किसी दस्तावेज़ को किस प्रारूप में ले जाना चाहिए, क्या उपकरणों को साफ किया जाना चाहिए और कहां आपूर्ति की जानी चाहिए, तो लोग सवाल पूछने के लिए बिना रुके बस अपना काम कर सकते हैं। सबकुछ मानकीकृत करना असंभव और अनुत्पादक है, क्योंकि कर्मचारियों को समस्या हल करने के लिए कुछ लचीलेपन की आवश्यकता होती है। हालांकि, नियमित, रॉट प्रक्रियाओं के लिए एसओपी लिखने से काम में दक्षता बढ़ सकती है। उदाहरण के लिए, फ़ाइल नामकरण के लिए एक एसओपी दस्तावेजों को खोजने और विभागों में टीमवर्क को बढ़ावा देने के लिए आवश्यक समय को कम कर सकता है।
