एक मानक संचालन प्रक्रिया एक लिखित दस्तावेज है जो दोहराए जाने वाले कार्य या प्रक्रिया को पूरा करने के लिए विशिष्ट कार्यों का विवरण देता है। एसओपी कोई सेट रूपरेखा या टेम्पलेट का पालन नहीं करते हैं, क्योंकि वे संगठन और उपयोग के अनुसार भिन्न होते हैं। उदाहरण के लिए, एक विनिर्माण संयंत्र में उत्पादन संचालन के लिए एक एसओपी एक खुदरा वातावरण में प्रशिक्षण बिक्री कर्मचारियों के लिए स्थापित एक से बहुत भिन्न होगा।
उद्देश्य
व्यर्थ को कम करने और मुनाफे को बढ़ाने के लिए व्यवसाय SOPs कर सकते हैं। एक गैर-लाभकारी व्यक्ति समुदाय की बेहतर सेवा करने के लिए एक एसओपी का उपयोग कर सकता है। कुछ कंपनियां सरकारी नियमों का पालन सुनिश्चित करने के लिए या कार्यस्थल में सुरक्षा में सुधार के लिए एसओपी का उपयोग करती हैं। यद्यपि सुधार की मांग करने के कारण कुछ हद तक भिन्न हो सकते हैं, भले ही उस वातावरण की परवाह किए बिना जिसमें एसओपी का उपयोग किया जाता है, मुख्य उद्देश्य कुछ क्षमता में दक्षता में सुधार करना है.
कॉर्नेल विश्वविद्यालय के एक वरिष्ठ विस्तार सहयोगी डेविड ग्रुसेनमेयर एक ऑपरेटिंग सिस्टम में वेरिएंट को गुणवत्ता और दक्षता का "दुश्मन" कहते हैं। इस प्रकार, एक विशिष्ट लक्ष्य को पूरा करने के लिए चरणों के अपरिवर्तनीय सेट को सेट करके परिचालन को सुव्यवस्थित करने के लिए एक मानक संचालन प्रक्रिया का उपयोग किया जा सकता है।
SOP का उपयोग क्यों करें?
अमेरिकी सेना के गैर-लाभकारी संगठनों से लेकर बड़े निगमों तक के संगठन एसओपी का उपयोग करते हैं:
- कुशलता बढ़ाओ।
- गुणवत्ता में वृद्धि।
- सुरक्षा सुनिश्चित करो।
उत्पादन कार्यों, कार्यस्थल की सफाई, कर्मचारी प्रशिक्षण, पेरोल प्रक्रिया और कर्मचारी प्रदर्शन समीक्षा सहित अन्य कार्यों के लिए विशिष्ट एसओपी लिखे जा सकते हैं।
एसओपी बनाने के लिए प्रारंभिक कार्य
अनुकूलित SOP बनाने के लिए, Grusenmeyer कई चरणों का सुझाव देता है:
- अपने व्यवसाय के उन क्षेत्रों की तलाश करें जहाँ मानक संचालन प्रक्रियाएँ लाभदायक होंगी।
- अपने निष्कर्षों से, एक या दो क्षेत्रों को इंगित करें जहां सफलता की संभावना सबसे अधिक है और मुनाफा सबसे अधिक प्रभावित होगा।
- अपने फोकस क्षेत्रों के लिए, प्रत्येक ऑपरेशन को पूरा करने के लिए आवश्यक कदमों पर जाएं और उन्हें महत्व दें।
- अंत में, प्रक्रिया के बारे में सबसे अधिक ज्ञान के साथ प्रबंधकों और कर्मचारियों की एक टीम को इकट्ठा करें और SOP बनाने के लिए समूह के साथ समन्वय करें।
एसओपी लिखना
SOP को नाम दें और बताएं कि कौन से कार्य शामिल हैं। विवरण में, इसके बारे में विवरण प्रदान करें:
- काम कौन करेगा।
- क्या सामग्री और उपकरण की आवश्यकता है।
- अंतिम परिणाम क्या होना चाहिए।
कार्य को पूरा करने के लिए विशिष्ट चरण-दर-चरण विवरण दें, उस बिंदु पर जहां एक अप्रकाशित कर्मचारी गाइड का पालन करके कार्य को पर्याप्त रूप से निष्पादित कर सकता है। उन सभी कर्मचारियों को शिक्षित करें जो एसओपी के विवरण के बारे में कार्य पर कुछ क्षमता में काम करेंगे, और एसओपी की लगातार निगरानी और मूल्यांकन करेंगे।
टिप्स
-
यदि आपका संगठन या व्यवसाय एक बार एक ऑपरेशन या प्रक्रिया का संचालन करने जा रहे थे, जैसे कि एक विशेष परियोजना के लिए, एक एसओपी अप्रासंगिक होगा। हालाँकि, जब दोहराए जाने वाले कार्य व्यवसाय करने का हिस्सा होते हैं, तो SOP बनाना ध्वनि व्यवसाय प्रबंधन होता है।
