यदि आप एक लंबे-चौड़े सहकर्मी या ग्राहक के साथ फ़ोन पर पकड़े गए हैं, तो एक त्वरित, सरल फ़ोन कॉल होना चाहिए जो आपके दिन के लिए एक बड़ा हिस्सा ले सके। कॉल करने वाले को रंबल करते समय मल्टीटास्क करने की कोशिश करने के बजाय, आपको शिष्टाचार का त्याग किए बिना या मूल शिष्टाचार से विदाई के बिना कॉल को जल्द से जल्द समाप्त करने के लिए कुछ चातुर्य तकनीकों को नियुक्त करना चाहिए। एक बार जब आपने व्यवसाय को संभाल लिया है, तो आप कॉल से एक सुंदर और विनम्र निकास बना सकते हैं।
हाथ में मुद्दे पर ध्यान दें। बातचीत को कॉल के उद्देश्य पर केंद्रित रखें और छोटी-छोटी बातों में बह जाने से बचें। यदि आप जिस व्यक्ति से बात कर रहे हैं, वह किसी असंबंधित विषय पर विचार करना शुरू कर देता है, तो उसे धीरे-धीरे अधिक प्रासंगिक मुद्दों पर वापस लाएं। ऐसा करते समय आगे होने से डरो मत। यदि आप जिस व्यक्ति के साथ किसी अन्य विषय पर बात कर रहे हैं, तो उसे यह कहकर वापस लाएं, "लेकिन … के बारे में" और फिर से मुख्य बिंदु का उल्लेख करें। इससे कॉल करने वाले को पता चल जाएगा कि हाथ में विषय सबसे महत्वपूर्ण है। यह भी उल्लेख करें कि आप "उसका बहुत अधिक समय नहीं लेना चाहते।" यह एक कठोर, लेकिन विनम्र, फोन कॉल को ट्रैक पर रखने का तरीका है।
बंद-समाप्त प्रश्न पूछें ताकि मुख्य विषय से कोई बहती न हो। मिलने का अच्छा समय क्या है, यह पूछने के बजाय, पूछें, "क्या 10 को पूरा करने का एक अच्छा समय होगा?" बंद किए गए प्रश्नों में केवल दो, तीन या अधिकतम उत्तर के एक सेट संख्या होगी, और यह बातचीत को विशिष्ट बनाए रखेगा हाथ में विषय के लिए।
फ़ोन कॉल को यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपने हर चीज़ का ध्यान रखा है। मुद्दे को दोहराएं और इसे कैसे संभाला जा रहा है। एक त्वरित, "मैं उस जानकारी को खींचूंगा और दिन के अंत तक आपको एक रिपोर्ट प्राप्त करूंगा," यह पुष्ट करता है कि हर चीज का ध्यान रखा गया है।
पूछें कि क्या कुछ और है जिसकी आप मदद कर सकते हैं, या किसी अन्य विषय पर चर्चा करने की आवश्यकता है। एक बार फिर, कॉल के उद्देश्य को सुदृढ़ करें और अन्य विषयों में बंद न करें। जैसे वाक्यांशों का उपयोग करें "तो, क्या यह आपकी समस्या को व्यय रिपोर्ट के साथ हल करता है ?," या "क्या कुछ और है जो मैं आपके लिए इस पैकेज में शामिल कर सकता हूं?" जैसे-जैसे आपकी कॉल अपने निष्कर्ष पर पहुँचती है, दूसरे छोर पर मौजूद व्यक्ति इस बात को स्वीकार कर लेगा कि नहीं, उस विषय पर चर्चा के लिए और कुछ नहीं है।
अपने समय के लिए, या कॉल करने के लिए (कॉल करने वाले के आधार पर) कॉल करने के लिए धन्यवाद। उसे बताएं कि आप स्थिति में जो भी उचित होगा उसका पालन करेंगे। कॉल को समाप्त करने के लिए एक त्वरित "एक अच्छा दिन है" या "कॉल करने के लिए धन्यवाद" का उपयोग करें। लंबे समय तक अलविदा से बचें, जिसके दौरान आप बहुत सारी खुशियों का आदान-प्रदान करते हैं।
टिप्स
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यदि आप जानते हैं कि एक विशेष सहकर्मी के पास बहुत लंबी बात करने की प्रवृत्ति है, तो मुद्दों को संबोधित करने या प्रश्न पूछने के लिए जब भी संभव हो एक ईमेल भेजें।
