चाहे आप कॉल सेंटर में काम कर रहे हों या अपना खुद का व्यवसाय चला रहे हों और क्लाइंट से बात कर रहे हों, फोन कॉल को समाप्त करना विनम्र और पेशेवर तरीके से आवश्यक है। आप चाहते हैं कि अंतिम छाप ग्राहक को एक अच्छी हो। फोन वार्तालाप को बंद करने के लिए बुनियादी कदम सीधे हैं। हालांकि, लोग व्यक्ति हैं और उनमें से कुछ को दूसरों की तुलना में थोड़ी अधिक चालाकी की आवश्यकता होती है।
रैपिंग थिंग्स अप
एक बार जब आपने एक कॉलर के प्रश्न का उत्तर दे दिया, तो एक आदेश लिया, या किसी समस्या को हल किया, यह चीजों को लपेटने का समय है। कॉल करने वाले से पूछकर शुरू करें कि क्या कुछ और है जिसकी आप मदद कर सकते हैं। किसी भी अतिरिक्त मुद्दों को संबोधित करने के बाद, निम्नलिखित करें:
- संक्षेप में आप क्या बात करते हैं और क्या पूरा किया गया था।
- आगे क्या होता है समझाएँ। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं: "आपका ऑर्डर 24 से 48 घंटों में भेज दिया जाएगा।"
- आपसे संपर्क करने के लिए कॉलर को धन्यवाद दें और उसके व्यवसाय के लिए अपनी प्रशंसा व्यक्त करें।
- किसी अन्य चीज़ के लिए कॉल करने वाले को आपसे फिर से संपर्क करने के लिए आमंत्रित करें।
- एक विनम्र वाक्यांश के साथ बंद करें: "एक अच्छा दिन है" या "मुझे हमारी बातचीत में मज़ा आया।"
- कॉल करने वाले के लिए पहले रुकने का इंतजार करें.
द चेटी कॉलर
कभी-कभी आपको एक अत्यधिक बातूनी कॉलगर्ल मिलती है। ऐसी कॉलों को विनम्रता से बाहर करने से लेकिन जल्दी से अन्य कॉलर्स के लिए समय कम हो जाता है और आपको अधिक कॉल संभालने में सक्षम बनाता है। आमतौर पर, यह क्लाइंट कॉल के उद्देश्य से भटकता रहता है। बातचीत का प्रभार लें ग्राहक को यह बताने से कि कॉल समाप्त हो रही है और उसे विषय पर वापस खींच रहा है। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं: "मेरे पास एक और कॉल प्रतीक्षा है।इससे पहले कि आप जाएं मैं यह सुनिश्चित करना चाहता हूं कि हमने हर चीज का ध्यान रखा है। "फिर बातचीत के अपने समापन पुनरावृत्ति में लॉन्च करें। यदि कॉल करने वाला विषय से भटकना शुरू कर देता है, तो उसे सीधे उन सवालों के साथ खींचें जो एक साधारण हां या कोई उत्तर नहीं है। एक बार जब आप ग्राहक को उसके व्यवसाय के लिए धन्यवाद देते हैं, तो संकेत एक स्पष्ट वाक्यांश के साथ खत्म हो जाता है जैसे कि "मुझे खुशी है कि मैं इस मामले को आपके लिए स्पष्ट करने में सक्षम था। अपने शेष दिन का आनंद लें।"
अपसेट कॉलर और अनारक्षित समस्याएँ
कभी-कभी ग्राहक फोन करते समय गुस्से में होते हैं, या परेशान होते हैं क्योंकि आप फोन कॉल के दौरान उनकी संतुष्टि के लिए एक समस्या को हल करने में सक्षम नहीं होते हैं। इन स्थितियों में, किसी भी चीज़ को प्राप्त करने वाले ग्राहक की याद दिलाकर कॉल को सारांशित करना शुरू करें। उसे बताएं कि अगला कदम क्या होगा। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप एक लापता ऑर्डर की जाँच करें और अगले दिन वापस बुला लें। यदि आप कॉलर से संपर्क करने का वादा करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप का पालन करें। जब आप अलविदा कहते हैं, तो अपने संगठन के लिए कॉलर के महत्व और मूल्य पर जोर दें।
