ग्राहक सेवा में काम करने के लिए कुछ कौशल और शिष्टाचार की आवश्यकता होती है। ग्राहकों को फोन पर सेवा की गुणवत्ता से संतुष्ट रखना उपभोक्ताओं से अनुकूल राय बनाए रखने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। कुछ बुनियादी ग्राहक सेवा युक्तियों का पालन करना, और अपने वाक्यांशों का चयन करना जानना, ग्राहकों और आपके बॉस को खुश रखने में एक लंबा रास्ता तय करेगा।
नहीं, नहीं कर सकते
ग्राहक सेवा कॉल को सकारात्मक रखने के लिए हमेशा याद रखें। BusinessKnowHow.com के अनुसार, कभी भी किसी के लिए सीधे मत जाओ। इसके बजाय, इस बात पर ध्यान केंद्रित करें कि आप समस्या को हल करने या कॉलर को समायोजित करने के लिए क्या कर सकते हैं।
यदि कोई टूटे हुए उत्पाद से असंतुष्ट है, उदाहरण के लिए, यह मत कहो कि आप धन वापस नहीं कर सकते। यदि आप यह कहना चाहते हैं कि आप एक प्रतिस्थापन भेज सकते हैं, तो यह बहुत बेहतर प्रभाव डालेगा।
माफी मांगो और मना करो
भले ही फोन करने वाले के क्रोध में कोई गलती हो, लेकिन स्थिति को शांत करना और कॉल करने वाले को शांत करना आपका काम है।
BusinessKNowHow.com के अनुसार, गुस्सा करने वाले को शांत करने का एक अच्छा तरीका स्थिति के लिए ईमानदारी से माफी मांगना है। यह माफी मांगने वाले को यह महसूस कराएगी कि कंपनी उनके गुस्से के बारे में चिंतित है और उन्हें आपसे "मिल गया" है। माफी मांगने वाले को नाम से संदर्भित करने का एक प्रमुख अवसर भी है, जिससे उन्हें और भी अधिक व्यक्तिगत ध्यान दिया जाता है और बातचीत को एक अनुकूल मोड़ लेने के लिए मजबूर किया जाता है।
एकाधिक लाइनें
जब आप एक ग्राहक के साथ काम कर रहे होते हैं, तब दूसरी कॉल आती है, विनम्रता से उन्हें एक पल के लिए पकड़ने के लिए कहें और फिर दूसरे कॉलर पर स्विच करें, अपनी कंपनी के नाम के साथ उत्तर दें और तुरंत पूछें कि क्या वे एक पल के लिए पकड़ सकते हैं। एक बार जब आपको उनकी अनुमति मिल जाती है, तो उन्हें होल्ड पर रखें और अपनी दूसरी कॉल पर वापस लौटें जहाँ आप इसे जितनी जल्दी हो सके लपेटने की कोशिश करेंगे।
यदि आपको लगता है कि पहला कॉल करने वाले को लपेटने में काफी समय लगेगा, तो आगे बढ़ें और विनम्रता से पूछें कि क्या आप किसी अन्य व्यक्ति के साथ समाप्त होते ही कॉल वापस करने के लिए एक नाम और फोन नंबर प्राप्त कर सकते हैं। ज्यादातर लोग इसे लंबे, अस्पष्टीकृत होल्ड समय के लिए पसंद करेंगे।
अपने सामान को जानें
ग्राहक सेवा फोन काम करते समय होने वाली एक महत्वपूर्ण क्षमता सभी उत्तरों को जानना है। निश्चित रूप से ऐसे समय होंगे जब आपको एक ऐसा प्रश्न मिलेगा जिसका उत्तर आपको नहीं पता है, लेकिन नियम के बजाय इसे अपवाद बनाएं। लग रहा है जैसे कि आप आश्वस्त हैं और विश्वसनीय जानकारी के लिए एक सकारात्मक ग्राहक सेवा का अनुभव करेंगे। और यदि आपको उत्तर नहीं पता है, तो उसे नकली न समझें। सीधे शब्दों में कहें कि आप नहीं जानते हैं और आपको इस पर गौर करना होगा और उन्हें वापस लाना होगा।
सही शब्दों का चयन
कॉल सेंटर हेल्पर वेबसाइट के अनुसार, ग्राहक सेवा फोन सेटिंग में काम करते समय बहुत सारे सकारात्मक शब्दों और वाक्यांशों का उपयोग करें। "मुझे आपकी सहायता करने में खुशी होगी" जैसे वाक्यांशों का उपयोग करें, या "मुझे पूरी तरह से समझ में आता है" ताकि आपके कॉल करने वालों को आसानी हो और उन्हें बताएं कि वे किसी ऐसे व्यक्ति से बात कर रहे हैं जो परवाह करता है और उनके मुद्दे को समझता है।
याद रखें कि वे आपको कुछ मामलों में सलाह के लिए बुला रहे हैं। "मैं सुझाव दूंगा," या "भविष्य में इस असुविधा से बचने के लिए" जैसे वाक्यांशों का उपयोग करें।
