कंपनियां अक्सर लेखांकन लेनदेन और रिकॉर्ड को संसाधित करने और बनाए रखने के लिए एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली का उपयोग करती हैं। सिस्टम इस डेटा को अकाउंट पेबल्स, अकाउंट्स रिसीवेबल्स, ट्रायल बैलेंस और पेरोल जैसे मॉड्यूल का उपयोग करके अवशोषित और संग्रहीत करता है। एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली या तो विशेष रूप से एक निश्चित कंपनी के लिए डिज़ाइन की गई है या इसे तीसरे पक्ष (उदा। टिम्बरलाइन या एमएएस 200) से खरीदा गया है। एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली कई कंपनियों के लिए एक मूल्यवान उपकरण है।
गति
सिस्टम डेटा को तेजी से प्रोसेस करता है। एक बार जब सूचना संबंधित मॉड्यूल जैसे पेरोल या खातों में देय हो जाती है, तो सिस्टम उसे तुरंत प्रोसेस और स्टोर करता है।
स्वचालित पीढ़ी
अधिकांश कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणालियों में ऑर्डर-एंट्री और संबंधित चालान की पीढ़ी जैसी विशेषताएं हैं। नियोक्ता अपने ग्राहकों के लिए अपने नाम, पते, आदेश और चालान को यथासंभव लंबे समय के लिए संग्रहीत कर सकता है। एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली भी नियोक्ता को खाता विवरण बनाने और प्रिंट करने की अनुमति देती है। इसके अलावा, कई लेखांकन प्रणालियों में एक पेरोल सुविधा होती है, जो चेक और रिपोर्टों के निर्माण और मुद्रण सहित संपूर्ण पेरोल प्रसंस्करण को सक्षम बनाती है।
सामयिकता
नियोक्ता ग्राहक के आदेश, चालान और आवश्यकतानुसार अन्य सभी लेखांकन लेनदेन को प्रिंट और पुनर्मुद्रण करने में सक्षम है। वह कार्मिक फाइलों को खोजने के लिए कर्मचारियों के पेरोल डेटा जैसे कि वर्तमान पते और भुगतान राशि को खोजने के लिए आसानी से फाइलिंग कैबिनेट के माध्यम से खोज सकते हैं।
मैनुअल प्रोसेसिंग को खत्म करता है
एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली मैनुअल प्रोसेसिंग को समाप्त करती है। उत्तरार्द्ध में कंपनी की आय, खर्च, लाभ, हानि, और हाथ से सुलह की प्रक्रिया और रिकॉर्डिंग शामिल है, जिससे त्रुटि के लिए बहुत जगह है। पेरोल लेनदेन और व्यवसाय के कर लेनदेन भी मैन्युअल रूप से दर्ज किए जाते हैं। कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली के साथ, नियोक्ता के पास एक स्मूथ रिकॉर्ड-कीपिंग और बैलेंसिंग प्रक्रिया है।
स्टाफ प्रेरणा
एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली को अक्सर नए कौशल सीखने के लिए कर्मचारियों को प्रशिक्षण से गुजरना पड़ता है, जिससे वे प्रेरित महसूस करते हैं। इसके अलावा, नियोक्ता सॉफ्टवेयर कंपनी के एक प्रतिनिधि को प्रशिक्षण आउटसोर्स कर सकता है, जिससे खुद को प्रशिक्षित करने के लिए कर्मचारियों के सदस्यों पर कम दबाव पैदा हो सकता है।
ऑडिट को सरल करता है
यदि संघीय या राज्य सरकार कंपनी का ऑडिट करने का निर्णय लेती है, तो कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली प्रक्रिया को सरल बनाती है। आम तौर पर, ऑडिट होने से पहले, ऑडिटर ऑडिटर को आवश्यक दस्तावेजों के बारे में मेल द्वारा सूचित करता है। ऑडिट की प्रकृति के आधार पर, दस्तावेजों में कर विवरण, पेरोल रजिस्टर और खातों का चार्ट शामिल हो सकता है।
एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली कई वर्षों की जानकारी संग्रहीत कर सकती है। यदि ऑडिट में इसकी आवश्यकता होती है, तो नियोक्ता कई वर्षों पहले से सूचना डेटिंग का उपयोग कर सकता है। यदि, ऑडिट के दौरान, लेखा परीक्षक अनायास एक लेखा दस्तावेज़ का अनुरोध करता है, तो नियोक्ता हार्ड कॉपी का पता लगाने के लिए स्टोरेज बॉक्स के माध्यम से अफवाह करने के बजाय इसे सिस्टम से जल्दी से पुनर्प्राप्त कर सकता है।
गबन को कम करता है
एक कम्प्यूटरीकृत लेखांकन सॉफ्टवेयर कर्मचारियों के लिए कंपनी से पैसे चोरी करना मुश्किल बनाता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई पेरोल कर्मचारी खुद को अनुमत राशि से अधिक का भुगतान करने की कोशिश करता है, तो उसकी चोरी की सबसे अधिक संभावना होगी, क्योंकि लेखांकन प्रणाली आपके सुरक्षित लेनदेन को संग्रहीत करती है।
