किसी व्यवसाय के वित्तीय लेनदेन के लिए लेखांकन दैनिक कार्यों का एक महत्वपूर्ण कार्य है। एक उचित लेखा प्रणाली के विकास और उपयोग से यह सुनिश्चित होगा कि सभी लेनदेन कंपनी के सामान्य खाता बही पर सही और सही दर्ज किए गए हैं। तकनीकी विकास कई व्यवसायों के लिए लेखांकन प्रक्रिया को आसान बनाता है।
मैनुअल सिस्टम
मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम वित्तीय लेनदेन रिकॉर्ड करने के लिए कई पेपर लाईडर्स का उपयोग करते हैं। कंपनियों के पास लेखा प्रणाली के प्रत्येक भाग के लिए अलग-अलग लीडर हैं, जैसे कि देय खाते, प्राप्य खाते और बिक्री। लेखाकार तब इन लीडरों को एक सामान्य लेज़र में समेकित करते हैं, प्रत्येक लेज़र के लिए शेष राशि प्रदान करते हैं। सामान्य लेज़र नोटबुक वित्तीय विवरण बनाने में सहायता करता है।
मैनुअल लेखा लाभ
थकाऊ और समय लेने वाली, मैनुअल लेखा प्रणाली कुछ लाभ प्रदान करती हैं। नेतृत्वकर्ताओं की समीक्षा करना आसान है, और यदि आवश्यक हो तो लेखाकार सरल परिवर्तन कर सकते हैं; व्यक्तिगत खातों को आसानी से समेट लिया जाता है क्योंकि जानकारी प्रत्येक खाता बही के माध्यम से व्यवस्थित क्रम में होती है। लेखाकारों को प्रत्येक बही को शारीरिक रूप से संभालने और किसी भी समस्या के संबंध में ग्राहक खातों में नोट्स बनाने का लाभ होता है, जिन्हें स्पष्टीकरण या सुधार की आवश्यकता होती है।
कम्प्यूटरीकृत प्रणाली
स्प्रैडशीट और अकाउंटिंग सूचना प्रणाली को वित्तीय डेटा दर्ज करने के लिए एकाउंटेंट की आवश्यकता होती है, और फिर गणितीय एल्गोरिदम सूचना को आवश्यक लीडर और वित्तीय विवरणों में गणना करते हैं। कम्प्यूटरीकृत प्रणाली भी लेखाकारों को ट्रेंडिंग विश्लेषण बनाने और किसी भी संस्करण को जल्दी और सटीक रूप से रिपोर्ट करने की अनुमति देती है। इसके अतिरिक्त, सभी कंपनी प्रभागों से लेनदेन कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणालियों के माध्यम से सुलभ हैं, जिससे लेखाकारों को वित्तीय जानकारी तक बेहतर पहुंच मिलती है।
कम्प्यूटरीकृत लेखा लाभ
कम्प्यूटरीकृत लेखांकन मैनुअल लेखांकन की तुलना में कई अधिक लाभ प्रदान करता है; लेखाकार अधिक जानकारी को त्वरित रूप से संसाधित करते हैं, सूत्र गणना किए गए योगों की पुष्टि करते हैं और त्रुटियां कम आम हैं। लेखा प्रणाली भी उद्योग द्वारा अनुकूलन योग्य है, जिससे एकाउंटेंट को अपने सामान्य खाता बही के लिए प्रीसेट टेम्प्लेट का उपयोग करने का अवसर मिलता है। लेखाकार भी कई वर्षों की वित्तीय जानकारी को सापेक्ष आसानी से संग्रहित कर सकते हैं, जिससे उन्हें पेपर लीडरों के ढेर के माध्यम से पिछले वर्ष की जानकारी की समीक्षा करने का अवसर मिल सके।
सबसे अच्छी विधि
अधिकांश कंपनियां अपनी वित्तीय जानकारी को रिकॉर्ड करने और प्रस्तुत करने के लिए एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली का उपयोग करती हैं। सिस्टम उन्हें व्यापार लेनदेन को सही ढंग से रिकॉर्ड करने और प्रबंधन की समीक्षा के लिए वित्तीय रिपोर्ट जल्दी से उत्पन्न करने की अनुमति देता है। जबकि मैनुअल लेखांकन के कार्य बदल गए हैं, यह कभी भी पूरी तरह से दूर नहीं जाएगा। लेखाकारों को सटीकता और वैधता सुनिश्चित करने के लिए लेखा प्रणाली से वित्तीय रिपोर्टों पर प्रस्तुत जानकारी की समीक्षा करनी चाहिए। लेखाकारों को यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि सभी वित्तीय जानकारी आमतौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांतों और नियामक एजेंसियों के किसी भी अन्य दिशानिर्देशों का पालन करती है।
