कई कंपनियां एक मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम का उपयोग करके अपना व्यवसाय शुरू करती हैं। अधिकांश उद्यमियों के लिए, यह मार्ग व्यवसाय को कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली के लिए बड़े निवेश की आवश्यकता के बिना परिचालन शुरू करने की अनुमति देता है। एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली को स्थापित करने की लागतों में प्रणाली को खरीदना, प्रणाली को स्थापित करने के लिए श्रम और प्रणाली को सीखने के लिए प्रशिक्षण लागत शामिल हैं। एक मैनुअल प्रणाली में एक लेखांकन नोटबुक में प्रत्येक लेनदेन को लिखना और सभी नंबरों की मैन्युअल रूप से गणना करना शामिल है। कई बार, एक व्यवसाय मैन्युअल सिस्टम से एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में बदलने की आवश्यकता को पहचानता है।
नई प्रणाली स्थापित करें
मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम से कम्प्यूटरीकृत अकाउंटिंग सिस्टम में बदलने के लिए पहला कदम कंपनी के कंप्यूटर पर अकाउंटिंग सिस्टम स्थापित करना शामिल है। व्यवसाय स्वामी यह निर्धारित करने के लिए अलग-अलग सॉफ़्टवेयर पैकेजों की समीक्षा करता है कि उसकी व्यावसायिक आवश्यकताओं को पूरा करता है और उस सॉफ़्टवेयर को खरीदता है। मालिक कंप्यूटर पर सॉफ्टवेयर डाउनलोड करता है जहां लेखांकन कार्य होगा।
मैनुअल सिस्टम में डेटा को अंतिम रूप दें
कन्वर्ट करने के लिए दूसरे चरण में व्यवसाय के स्वामी को डेटा को अंतिम रूप देने की आवश्यकता होती है। एक बार जब कम्प्यूटरीकृत प्रणाली को कंप्यूटर पर लोड किया जाता है, तो मालिक को मैनुअल सिस्टम में निहित सभी डेटा को अंतिम रूप देने की आवश्यकता होती है। मालिक यह सुनिश्चित करता है कि सभी लेनदेन लेखांकन रिकॉर्ड में दिखाई दें और सभी गणना सही दिखाई दें। वह मैनुअल वित्तीय अभिलेखों का लेखा-जोखा करने के लिए एक लेखा फर्म को नियुक्त करना चुन सकती है।
नए सिस्टम में शेष राशि स्थानांतरण
मैनुअल सिस्टम में दर्ज अंतिम खाता संख्याओं के साथ, मालिक कम्प्यूटरीकृत सिस्टम में समाप्त शेष राशि को स्थानांतरित कर सकता है। स्वामी कंप्यूटराइज्ड सिस्टम में प्रत्येक खाते को खाता नाम, खाता प्रकार और शुरुआती शेष राशि दर्ज करके सेट करता है। प्रत्येक संतुलन में प्रवेश करने के बाद, मालिक को यह सत्यापित करने के लिए मैनुअल सिस्टम शेष की तुलना करने की आवश्यकता है कि सिस्टम में सभी डेटा सही दर्ज किए गए हैं।
समानांतर सिस्टम चलाएं
चौथे चरण के लिए मालिक को अस्थायी समय के लिए मैनुअल सिस्टम और कम्प्यूटरीकृत प्रणाली दोनों का उपयोग करने की आवश्यकता होती है। यह मालिक को यह सुनिश्चित करने की अनुमति देता है कि नई प्रणाली अपेक्षित रूप से संचालित हो।
मैनुअल सिस्टम को बंद करें
परीक्षण अवधि के अंत में, मालिक मैनुअल सिस्टम को बंद कर देता है। स्वामी को कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली का उपयोग करने पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है। मैनुअल सिस्टम से रिकॉर्ड के सभी पैक और संग्रहीत किया जा सकता है।
