मैन्युअल से कम्प्यूटरीकृत लेखांकन में स्विच करना एक चरण-दर-चरण प्रक्रिया है जिसे आसानी से और कुशलता से पूरा किया जा सकता है। यदि यह वित्तीय वर्ष का अंत है, तो आप नए वित्तीय वर्ष की शुरुआत के साथ शुरू कर सकते हैं। वर्ष के अंत के वित्तीय विवरणों को छोड़कर, पूर्व अवधियों से इनपुट डेटा की आवश्यकता नहीं है। यदि यह वर्ष का अंत नहीं है, तो आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि क्या आप वर्ष के अंत तक इंतजार करना चाहते हैं या सिस्टम में उस वर्ष तक विस्तृत डेटा के सभी इनपुट करें।
कंप्यूटर उपकरणों पर शोध और निर्णय लें जो आपको अपने कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली की आवश्यकता होगी। अधिकांश पीसी आज एक छोटे व्यवसाय के लिए ऑफ-द-शेल्फ अकाउंटिंग पैकेज की क्षमता रखते हैं। सुनिश्चित करें कि आपके कंप्यूटर में कई गीगाबाइट स्टोरेज स्पेस के साथ हार्ड ड्राइव है। जैसे-जैसे समय बढ़ता जाएगा आपके कंप्यूटराइज्ड रिकॉर्ड बढ़ते जाएंगे और आप चाहते हैं कि कंप्यूटर कुछ साल चले। आप वर्ड प्रोसेसिंग और स्प्रेडशीट प्रोग्राम, साथ ही इंटरनेट और ईमेल क्षमता भी चाहते होंगे।
अपने कंप्यूटर उपकरण सेट करें और अपना इंटरनेट कनेक्शन स्थापित करें। यह कदम महत्वपूर्ण है क्योंकि यदि आप किसी समस्या में भाग लेते हैं तो सभी लेखांकन सॉफ्टवेयर पैकेजों में ऑनलाइन मदद उपलब्ध होगी। आपके कंप्यूटर सेटअप के हिस्से के रूप में भी आपकी फ़ाइलों के बैकअप का एक माध्यम है। जब आप किसी महत्वपूर्ण चीज़ पर काम करते हैं तो आपको हर दिन या उससे भी अधिक बार अपने डेटा का बैकअप लेना चाहिए। पोर्टेबल ड्राइव पर फ़ाइलों को आसानी से बैकअप किया जा सकता है। यह महसूस करना महत्वपूर्ण है कि एक लेखा प्रणाली एक डेटाबेस है जिसमें से जानकारी को जरूरत पड़ने पर पुनर्प्राप्त किया जाता है।
अनुसंधान और तय करें कि आपके व्यवसाय के लिए कौन सा लेखांकन सॉफ्टवेयर पैकेज सबसे अच्छा है। ज्यादातर छोटी कंपनियां एक आउट-ऑफ-द-बॉक्स सॉफ़्टवेयर पैकेज के साथ ठीक करती हैं, जैसे क्विकबुक या पीचट्री।
अंतर्निहित मेनू का पालन करके सॉफ़्टवेयर पैकेज सेट करें। अपने सामान्य खाता बही के लिए खातों का एक चार्ट स्थापित करें। अपने बैंक खाते सेट करें और अपने विक्रेताओं और अपने ग्राहकों के बारे में कोई भी आवश्यक जानकारी जोड़ें।
कम्प्यूटरीकृत पुस्तकों को अद्यतित करने के लिए आवश्यक विस्तृत लेन-देन डेटा दर्ज करें। वर्तमान वर्ष के लिए आपकी प्रारंभिक शेष राशि के रूप में आपको पूर्व वर्ष के अंतिम वित्तीय वर्ष में प्रवेश करना होगा। तब तक चालू वर्ष के प्रत्येक महीने के लिए विस्तृत लेन-देन के आंकड़ों की कुंजी जब तक आप अद्यतित हैं। यदि यह वर्ष का अंत है, तो बस नए साल की शुरुआत की शेष राशि निर्धारित करें और लेनदेन और घटनाओं के रूप में लेखांकन डेटा दर्ज करते हुए, आगे काम करें। अब आप एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली पर काम कर रहे हैं।
यदि आप चाहते हैं कि पूर्व वर्ष वित्तीय विवरण प्रणाली में दर्ज किए जाएं। कम्प्यूटरीकृत रिकॉर्ड में इतिहास प्रदान करने के लिए, आप पूर्व वर्षों से वित्तीय विवरण जोड़ सकते हैं। आप इसे मासिक, त्रैमासिक या वार्षिक कई वर्षों से वापस कर सकते हैं। इतिहास में विस्तृत लेन-देन डेटा को जोड़ने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन मैनुअल रिकॉर्ड्स पर वापस जाने के लिए एक निशान होना चाहिए।
