हर जगह सिर्फ लोगों के बीच बैठकें होती हैं। चर्च, स्कूल और व्यवसाय सभी एक या किसी अन्य कारण से बैठकें करते हैं। जब मिनटों को ठीक से लिया जाता है, तो उन्हें आसानी से बैठक के अन्य सदस्यों के पास भेजा जा सकता है, जिन्हें बैठक के बाद एक या दो दिन के लिए फिर से कुछ विशेष सुनने की आवश्यकता होती है। जितना हम प्रयास करेंगे हम सब कुछ कभी याद नहीं करेंगे। यही कारण है कि एक बैठक में सही ढंग से मिनट लेना इतना महत्वपूर्ण है।
मिनट लेना
यह देखने के लिए जांचें कि क्या आपके व्यवसाय, चर्च या स्कूल में मीटिंग मिनट लेने के लिए आवश्यक प्रारूप है। व्यापार के कुछ स्थानों पर एक निश्चित तरीका है कि वे चीजों को करना पसंद करते हैं, भले ही यह मानक से थोड़ा भिन्न हो। सुनिश्चित करें कि आप अनुरोधित प्रारूप का पालन करते हैं।
ऐसी जगह पर बैठें जहाँ आप सभी को देख और सुन सकें। यह कहना मुश्किल है कि आप क्या कह रहे हैं। यदि कोई प्रवर्धन नहीं है, तो कमरे में एक केंद्रीय स्थान पर बैठना सबसे अच्छा है। कमरे के सामने बैठें जब बड़े समूह माइक्रोफोन का उपयोग करते हैं।
अपने पेपर पर तारीख लिखें। बैठक शुरू होने से पहले अपने कागज और कलम तैयार रखें, ताकि आप शुरू में कुछ महत्वपूर्ण याद कर सकें। यह भी लिखें कि क्या यह बैठक किसी विशिष्ट विषय या समस्या के बारे में है। इसके अलावा, अगर सदस्य अपेक्षाकृत कम हैं, तो बैठने की व्यवस्था को जल्दी से ठीक कर लें। यह भी बाद में आपकी मदद करेगा कि किसने क्या कहा।
जो भी है उसे रिकॉर्ड करो। बैठक के प्रभारी के साथ-साथ उन लोगों को भी लिखना सुनिश्चित करें जो किसी कारण या किसी अन्य के लिए उपस्थित नहीं हो पाए थे। यदि संभव हो, तो बैठक के दौरान मिनटों का पालन करने के लिए आपको कुछ देने के लिए पहले से विषय की रूपरेखा तैयार करें।
नीचे लिखिए कि किसने क्या कहा, विचार या विषय चर्चा और उन चर्चाओं पर निर्णय। यदि कोई वोट होता है, तो नीचे लिखें कि वोट किसने प्रस्तुत किया, किसने इसे जारी किया और यह भी कि वोट का परिणाम क्या था, जैसे कि 4 नहीं 9 की हां।
मीटिंग के दौरान कही गई हर बात को रिकॉर्ड न करें। सारांश में केवल विचारों और विषयों को लिखें। यदि आप हर व्यक्ति के हर शब्द को लिखने की कोशिश करेंगे तो आप खुद को पागल बना लेंगे।
जितनी जल्दी हो सके बैठक के बाद अपने मिनटों को फिर से याद करें। यह गलतियों और स्मृति हानि को रोकता है। मिनटों को छापने और मीटिंग में आने वालों को उन्हें सौंपने से पहले अपनी वर्तनी की दोबारा जाँच ज़रूर कर लें।
