किसी कंपनी के कार्यबल को लगातार संदेश भेजने और कर्मचारियों के सदस्यों से नए और रचनात्मक विचारों को आकर्षित करने के लिए बैठकों में कर्मचारी की भागीदारी अक्सर महत्वपूर्ण होती है। हालांकि, विशेष रूप से जब वे वैकल्पिक होते हैं तो बैठकों में भाग लेने और योगदान करने के लिए कर्मचारियों को प्रोत्साहित करना, हमेशा एक आसान काम नहीं होता है। कर्मचारियों को सूचित करने और समर्थन करने के लिए कुछ कदम उठाने के साथ, कुछ मनोरंजक गतिविधियों को फेंकने में मदद कर सकता है, अनुनय में मदद कर सकता है। सफल बैठकों के ट्रैक रिकॉर्ड के साथ, आप पा सकते हैं कि कर्मचारी स्वेच्छा से आने लगेंगे।
बैठक को ऐसे समय में निर्धारित करें जब अधिकांश कर्मचारी उपस्थित रहने के लिए उपलब्ध हों और ऐसा स्थान जो सुविधाजनक हो। निर्धारण संघर्ष अक्सर उपस्थिति को पूरा करने में बाधा उत्पन्न करता है। इस बाधा को दूर करने और बैठक स्थल तक पहुंचने में आसानी प्रदान करने से दो कारण समाप्त हो जाते हैं, जो कर्मचारी बैठक में नहीं जाने का हवाला दे सकते हैं। यदि मीटिंग का विषय अत्यावश्यक नहीं है, तो इसे वर्ष के धीमी समय के लिए शेड्यूल करें जब कर्मचारी क्लाइंट या प्रोजेक्ट्स में व्यस्त नहीं हैं। इस तरह से आपको न केवल कर्मचारियों की उपस्थिति का लाभ मिलेगा, बल्कि उनका ध्यान भी जाएगा।
कर्मचारियों को बैठक के मूल्य पर जोर दें और इसके विषय के बारे में पहले से सूचित करें। सभी के लिए एक विस्तृत एजेंडा वितरित करें और उन बिंदुओं को उजागर करें जो कर्मचारी इनपुट के लिए पूछते हैं। कर्मचारियों को एक बैठक में भाग लेने की अधिक संभावना होगी यदि वे जानते हैं कि इनपुट स्वयं और उनके सहयोगियों के हिस्से में आएगा। एजेंडा के पूरक के रूप में प्रभावी योगदान करने के लिए कर्मचारियों के लिए आवश्यक सभी जानकारी शामिल करें।
प्रभावी बैठकों के इतिहास का निर्माण करें जिसमें कर्मचारियों को भाग लेने का आनंद मिलता है और जिसके दौरान उनके इनपुट को सुना जाता है। यह इतिहास भविष्य में एक बैठक में भाग लेने के लिए कर्मचारियों को समझाने में आसान बना देगा। चर्चा के दौरान कर्मचारियों को सुनें और बैठक के बाद के मिनटों में उनकी टिप्पणियों को शामिल करें। यदि किसी कर्मचारी ने किसी चीज के परिणामस्वरूप परिवर्तन किए हैं, तो उसे ज्ञात करें। यहां तक कि अगर सभी कर्मचारियों की टिप्पणियों का बाद में उपयोग नहीं किया जाता है, तो सार्वजनिक रूप से उपलब्ध मिनटों में सभी योगदानों की सामान्य प्रकृति को स्वीकार करें ताकि कर्मचारी देख सकें कि उन्हें सुना गया है।
बैठकों के दौरान हाथों की गतिविधियों को शामिल करें ताकि गति में बदलाव उपस्थित होने के लिए एक प्रोत्साहन के रूप में कार्य करेगा। यदि कंपनी के सॉफ़्टवेयर के नए संस्करण पर एक प्रशिक्षण सत्र की पेशकश की जाती है, तो सत्र के दौरान सामान्य-ज्ञान और पॉप-संस्कृति सामान्य ज्ञान प्रश्न पूछें और सही उत्तरों के लिए कैंडी के टुकड़ों जैसे पुरस्कार प्रदान करें। यदि आप विषय पर बने रहना पसंद करते हैं, तो प्रतिभागियों से मिलना-जुलना, समूहों में तोड़ना और उन अभ्यासों पर काम करना, जो वे सीख रहे हैं। पहले समाप्त हुए समूह को पुरस्कार दें।लोगों को रुचि रखने के लिए खेल और गतिविधियों के साथ रचनात्मक रहें।
बैठकों में भाग लेने के लिए प्रोत्साहन की पेशकश करें, जैसे स्नैक्स और यहां तक कि दरवाजा पुरस्कार भी। वितरित एजेंडे में कभी-कभी लाइन "रिफ्रेशमेंट" प्रदान की जाती है जो कर्मचारियों को एक बैठक में भाग लेने के लिए पर्याप्त होती है। जिन लोगों को एक अतिरिक्त धक्का की जरूरत है, उनके लिए कुछ कंपनी स्वैग घर ले जाने का मौका सिर्फ चाल चल सकती है।
