आंतरिक नियंत्रण नीतियां और प्रक्रियाएं हैं जो कंपनियां त्रुटियों और धोखाधड़ी को रोकने में मदद करने के लिए उपयोग करती हैं, जिसमें वित्तीय दस्तावेजों में चोरी, गबन, पक्षपात या गणित की त्रुटियां शामिल हो सकती हैं। आपको प्रमाणित सार्वजनिक लेखाकार होने की आवश्यकता नहीं है या आपके व्यवसाय में सहायक आंतरिक नियंत्रणों को स्थापित करने के लिए या आपके कर्मचारियों के लिए नीतियों का पालन करने के लिए एक वित्त डिग्री है।
सह-हस्ताक्षरकर्ता और अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता की जाँच करें
छोटे व्यवसायों के लिए सबसे आम आंतरिक नियंत्रणों में से एक आवश्यकता है कि चेक को सह-हस्ताक्षरित किया जाए। यह एक व्यक्ति को स्वयं को चेक लिखने या अनुचित भुगतान को रोकने में मदद करता है। यदि आपका व्यवसाय प्रत्येक महीने कई चेक लिखता है, तो आप एक ऐसी नीति स्थापित कर सकते हैं जिसमें केवल चेक पर दो हस्ताक्षरों की आवश्यकता होती है जो एक निश्चित डॉलर राशि से अधिक हो, जैसे $ 500। सुनिश्चित करें कि आपके पास अधिकृत हस्ताक्षरकर्ताओं के हस्ताक्षर के साथ आपके बैंक में एक हस्ताक्षर कार्ड है। इससे बैंक किसी भी चेक का भुगतान करने से पहले हस्ताक्षर की जांच कर सकता है।
बैंक समाधान
कई व्यवसाय सामान्य भुगतानकर्ता में अपने सभी भुगतानों और प्राप्तियों को दर्ज करते हैं, जो कंपनी के वित्तीय लेनदेन का एक रिकॉर्ड है। एक बही में प्रविष्टियाँ लिखित चेक, नकद भुगतान और नकद, इलेक्ट्रॉनिक जमा या क्रेडिट कार्ड से प्राप्त भुगतान पर आधारित होती हैं। गणित की त्रुटियों और कपटपूर्ण प्रविष्टियों को समझने में मदद करने के लिए, अपने बैंक विवरण की तुलना अपने सामान्य खाता-बही से करते हुए, हर महीने एक बैंक सामंजस्य करें। आपके बैंक स्टेटमेंट में आपके द्वारा किए गए सभी जमा शामिल होंगे या इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्राप्त किए जाएंगे और आपके द्वारा किए गए सभी भुगतानों को दिखाएंगे। इसमें आपके द्वारा भुगतान की गई कोई भी बैंक फीस शामिल होगी, जिससे आप अपने सामान्य खाता बही में शामिल कर सकेंगे।
अधिप्राप्ति प्रक्रिया
यह सुनिश्चित करने के लिए कि खरीदारी करते समय आपको सबसे अधिक मूल्य मिले, एक आंतरिक नियंत्रण बनाएं जो खरीदारी करने के लिए नीतियां निर्धारित करता है। इसमें केवल अनुमोदित विक्रेताओं का उपयोग करना, ठेकेदारों से प्रतिस्पर्धी बोलियों की आवश्यकता या किसी एक को चुनने से पहले कई विक्रेताओं की कीमत जांच करना शामिल हो सकता है। इसमें कार्यालय की आपूर्ति, फर्नीचर या अन्य उपकरणों का ऑर्डर करने से पहले अपने कार्यालय प्रबंधक को कई कार्यालय स्टोरों पर ऑनलाइन कीमतों की जांच करना आवश्यक हो सकता है।
प्रतिपूर्ति नीतियाँ
उच्च यात्रा, आवास, मनोरंजन और भोजन की लागत को कम करने में मदद करने के लिए एक औपचारिक कर्मचारी व्यय नीति बनाएं। यदि आप कर्मचारियों को सम्मेलनों या व्यापार शो में भाग लेने के दौरान अपनी खुद की यात्रा और रहने की बुकिंग करने की अनुमति देते हैं, तो वे सबसे कम लागत वाली बुकिंग चुनने के बजाय, उन्हें सबसे अधिक इनाम अंक अर्जित करने वाली उड़ानें और कमरे बुक कर सकते हैं। आवश्यकता है कि सभी यात्रा खर्चों को एक पर्यवेक्षक द्वारा अग्रिम रूप से अनुमोदित किया जाए और सभी व्यय प्रतिपूर्ति रूपों में रसीदें शामिल हों।
ऑडिट
तीसरे पक्ष की समीक्षा खरीद, वित्तीय रिकॉर्ड, समय पत्रक, व्यय प्रतिपूर्ति और अन्य व्यावसायिक गतिविधियां त्रुटियों और धोखाधड़ी को कम करने और कम करने में मदद कर सकती हैं। आंतरिक ऑडिट एक कर्मचारी या विभाग को दूसरे के काम की समीक्षा करने की अनुमति देता है। बाहरी ऑडिट एक बाहरी ठेकेदार या फर्म में आपके कर्मचारियों के काम की समीक्षा करने के लिए लाते हैं। इसमें प्रत्येक महीने या तिमाही में अपनी पुस्तकों की समीक्षा करने के लिए एक प्रमाणित सार्वजनिक एकाउंटेंट को काम पर रखना शामिल हो सकता है। इन्वेंट्री रिव्यू करने से आपको यह पता लगाने में मदद मिल सकती है कि आपको चोरी, अधिक डिलीवरी या टूट-फूट की समस्या है या नहीं।
