हालांकि सभी बैठकों में "रॉबर्ट के नियमों के आदेश" का कड़ाई से पालन करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन उन्हें पहले से योजना बनाने और एक निर्धारित एजेंडे पर रखने की आवश्यकता है। एक बैठक में होने वाली सबसे खराब चीजों में से एक है जब नेता प्रतिभागियों का नियंत्रण खो देता है और चर्चा कई दिशाओं में जाती है। ऐसे मामलों में, बहुत कम या कुछ भी पूरा नहीं होता है, और बैठक समय की पूरी बर्बादी और संयोजक के खिलाफ एक निशान को समाप्त करती है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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कार्यसूची
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कागज के पैड
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पेंसिल
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ऑडियो विजुअल सामग्री और उपकरण
एक विशिष्ट एजेंडा की योजना बनाएं, भले ही केवल एक आइटम को कवर किया जाए। जो कोई रिपोर्ट देना है, उसे पर्याप्त चेतावनी दें। एजेंडा सभी को बताता है कि बैठक क्यों हो रही है और अंतिम उद्देश्य क्या है। एजेंडा में एक समय सीमा भी होनी चाहिए, इसलिए जो लोग उपस्थित होते हैं वे जानते हैं कि उनके बाकी दिनों की योजना कैसे बनाई जाए।
बैठक के कई दिनों पहले चर्चा किए जाने वाले दस्तावेजों की एक प्रति के साथ परिचारकों को आपूर्ति करें। उन्हें रिपोर्ट के बारे में बात करने और अपने विचारों और टिप्पणियों के साथ आने के लिए तैयार रहने के लिए कहें। आप नहीं चाहते कि कोई भी पेपर पढ़े जबकि अन्य इस पर चर्चा कर रहे हैं।
बैठक में योगदान देने वाले प्रत्येक व्यक्ति की सराहना बढ़ाएँ। उपस्थित प्रत्येक व्यक्ति से इनपुट प्राप्त करने का प्रयास करें और व्यक्तिगत टिप्पणी के साथ उसकी भागीदारी के लिए प्रत्येक को धन्यवाद दें।
बैठक में किए गए प्रमुख बिंदुओं के साथ प्रत्येक परिचर को एक अनुवर्ती नोट भेजें। यदि यह नोटों के साथ एक औपचारिक बैठक है, तो प्रत्येक व्यक्ति को अगली बार समूह से मिलने से पहले इनकी समीक्षा करनी चाहिए।
टिप्स
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प्रत्येक बैठक में एक व्यक्ति को देर से आने न दें। एक या दो बार देर से उठना सब ठीक है, लेकिन हर बार पूरी तरह से अनादर दिखाता है।
चेतावनी
यदि ऐसा लगता है कि बैठक एजेंडे में नोट किए जाने के दस मिनट से अधिक समय के लिए चल रही होगी, तो फिर से जारी रखने या मिलने के लिए वोट लें।
