वार्षिक रणनीतिक योजना बैठक आयोजित करते समय, तैयारी अक्सर बैठक के वास्तविक उद्देश्य की देखरेख करती है। तैयारी के हिस्से में एजेंडा बनाना, उपस्थित लोगों को आमंत्रित करना, एजेंडा भेजना और कार्यक्रम स्थल तैयार करना शामिल है। हालाँकि, यदि यह बैठक स्वयं बुद्धिशीलता, निर्णय लेने और योजना निर्माण को समायोजित नहीं करती है, तो यह आपके द्वारा वांछित नवाचार और रणनीतिक उत्कृष्टता का उत्पादन नहीं कर सकती है। जबकि स्थल और संगठन महत्वपूर्ण हैं, यह आमने-सामने संचार की गुणवत्ता है जो परिणाम पैदा करता है।
मीटिंग लक्ष्य निर्धारित करें
रणनीतियाँ आम तौर पर कंपनी के विस्तार, विपणन, उत्पाद लाइनों, प्रतियोगिता और वित्तीय प्रतिबद्धता को कवर करती हैं। स्ट्रेटेजिक प्लानिंग मीटिंग जो आपके प्रबंधन समूह के साथ पुरानी रणनीतिक योजना को फिर से प्रस्तुत करती हैं, संभावित सुधार के लिए योजना की जांच नहीं करती हैं। यदि आपका लक्ष्य आने वाले वर्ष के लिए अपनी रणनीति को सही करना है, तो बैठक को वर्तमान रणनीति के एक SWOT विश्लेषण के साथ शुरू करें। यदि आप बैठक का नेतृत्व कर रहे हैं, तो चर्चा को प्रोत्साहित करने के लिए डिज़ाइन की गई समस्याओं और प्रश्नों की एक सूची के साथ तैयार रहें। रचनात्मक विचार को जगाने के लिए लेख, श्वेत पत्र और वीडियो प्रस्तुतियां लाएं। असहज विषयों को उठाने के लिए प्रतिभागियों को चुनौती दें। नीचे गिरने के डर से प्रबंधक अक्सर खड़े रहने वाले खूंटी नहीं बनना चाहते हैं।
आगे की चर्चा के लिए अपनी समस्याएं सूची बनाएं
पिछले वर्ष की रणनीतिक योजना का एक कठोर स्वॉट विश्लेषण और इसका उत्पादन क्या हुआ, इस पर चर्चा और संकल्प के लिए अधिक बिंदुओं का परिणाम होना चाहिए। प्रश्न या समस्याओं को सूचीबद्ध करने के लिए एक व्हाइटबोर्ड का उपयोग करते हुए वे आपको अपनी चर्चा को व्यवस्थित और ट्रैक पर रखने की अनुमति देते हैं। नेता के रूप में, चुनौती देना और सवाल पूछना जारी रखें। एक शामिल चर्चा वास्तव में वही है जो आप चाहते हैं, लेकिन चर्चा का नियंत्रण रखें और इसे समाधान और निर्णय तक ले जाने का प्रयास करें। ब्रेकआउट सत्र नवीन समाधानों का उत्पादन कर सकते हैं, इसलिए उपस्थित लोगों को अलग-अलग प्रमुख विषयों से निपटने के लिए ब्रेकआउट सत्रों को सौंपें और बैठक शुरू होने पर उन्हें निष्कर्ष या नए विचारों की रिपोर्ट करें।
निर्णय और पुष्टि की समीक्षा करें
दो या अधिक लगातार दिनों पर रणनीतिक योजना की बैठक आयोजित करने का एक कारण यह है कि उपस्थित लोगों को उठाए गए विचारों को संसाधित करने के लिए समय दिया जाए। क्या लगता है कि एक अच्छा विचार एक रात की नींद के बाद एक गलती के रूप में प्रकट हो सकता है। आपके द्वारा पुरानी रणनीतिक योजना पर पूरी तरह से चर्चा करने और नए विचारों को तैयार करने के बाद, प्रत्येक बिंदु या निर्णय की समीक्षा करें और वोट लें। निर्णयों का समर्थन करने के लिए मतदान प्रबंधकों को उपस्थित करता है। यदि एक बिंदु पर असहमति है, तो इसे कैसे संशोधित किया जाए, इस पर आगे चर्चा पर विचार करें ताकि हर कोई सहमत हो सके।
कार्यान्वयन और अनुवर्ती
बेशक, कार्यान्वयन और अनुवर्ती एक सफल बैठक और विफलता के बीच का अंतर बनाता है। प्रबंधकों के लिए यथास्थिति बनाए रखना इतना आसान है जब वे अपने विभागों में वापस आते हैं, तो आपको कार्यान्वयन के लिए आक्रामक रूप से जिम्मेदारियां सौंपनी चाहिए। नेता के रूप में, यह सुनिश्चित करना आपकी ज़िम्मेदारी है कि प्रबंधक आपकी रणनीतिक योजना बैठक में विकसित रणनीतियों और परिवर्तनों को पूरी तरह से पूरा कर रहे हैं। यह निर्धारित करने के लिए कि रणनीतिक योजना संगठन को किस तरह से फायदा पहुंचा रही है और क्या इसे संशोधित करने की आवश्यकता है, इसके मूल्यांकन के लिए बेंचमार्क और प्रगति की समीक्षा करें।
