एचओए वार्षिक बैठक मिनट कैसे तैयार करें

मीटिंग के दौरान की जाने वाली क्रियाओं के बारे में मिनटों का मिलान करना। प्रारूप रॉबर्ट के आदेश के नियमों का पालन करता है और इसका उपयोग क्लब और व्यावसायिक बैठकों से लेकर सरकारी बैठकों तक सब कुछ के लिए किया जाता है। वार्षिक HOA (गृहस्वामी संघ) की बैठकों के लिए मिनट HOA बोर्ड के निर्णयों और कार्यों का एक रिकॉर्ड प्रदान करते हैं। नोट लेने और बैठक की रिकॉर्डिंग करके, बोर्ड के सचिव बैठक के बाद के मिनटों को सही ढंग से रिकॉर्ड कर सकते हैं। दस्तावेज़ को संक्षिप्त और उद्देश्य रखने के लिए राय को मिनटों के लिए छोड़ दिया जाना चाहिए।

बैठक के विषयों की रूपरेखा तैयार करने के लिए बैठक के एजेंडे का उपयोग करें। विषयों को सूचीबद्ध करें और अपने नोट्स के लिए स्थान छोड़ दें।

बैठक के दौरान चर्चा के दौरान उपस्थिति, गतियों, निर्णयों और विषयों के संबंध में नोट्स लें। ध्यान दें कि आपने क्या कहा ताकि आप सही ढंग से विशेषता बना सकें। आप कुछ भी याद करने से बचने के लिए वॉयस रिकॉर्डर का उपयोग कर सकते हैं। आपके नोट्स को चर्चा को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए। बैठक का समय और तारीख और बैठक का अंतिम समय नीचे लिखें।

HOA और मीटिंग नाम के साथ प्रारंभ करके मिनट टाइप करें। सूची में कौन उपस्थित था और कौन अनुपस्थित था। शीर्षक और नाम से बोर्ड के सदस्यों को प्रेरित करें। बैठक का समय और तारीख रिकॉर्ड करें।

उन विषयों की सूची बनाएं जिनमें उनकी चर्चा की गई है और प्रत्येक विषय के लिए किए गए किसी भी गति, वोट और निर्णय शामिल हैं। प्रस्तुत किए गए किसी भी तथ्य को सूचीबद्ध करें, राय और अनुमान छोड़ दें।

बैठक में प्रस्तुत की गई कोई भी रिपोर्ट संलग्न करें। सूचीबद्ध करें कि वे मिनटों में प्रस्तुत किए गए थे।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• स्मरण पुस्तक

• पेंसिल

• वॉयस रिकॉर्डर (वैकल्पिक)

• कंप्यूटर

• बैठक की कार्यसूची