आपके व्यवसाय को शामिल करने के कर और देयता लाभ को अधिक कानूनी आवश्यकताओं द्वारा संतुलित किया जाता है। आपको कॉर्पोरेट व्यवहार के लिए राज्य और संघीय आवश्यकताओं के अनुसार अपना व्यवसाय चलाना होगा। एक आवश्यकता यह है कि आप शेयरधारकों के लिए एक वार्षिक बैठक करते हैं, भले ही आप एकमात्र मालिक हों। आपको मीटिंग में मिनट की रिकॉर्डिंग भी रखनी होगी।
इसे सरल रखें
बैठक के मिनट्स रखना कानूनी आवश्यकता है, लेकिन यह उपयोगी भी है। मिनट साबित करते हैं कि आप एक कानूनी बैठक के लिए आवश्यकताओं को पूरा कर चुके हैं और निर्णय, वोट और किए गए कार्यों का रिकॉर्ड प्रदान करते हैं। आपको हर अंतिम विवरण को शामिल करने की आवश्यकता नहीं है: क्या मायने रखता है एक वोट का परिणाम, बहस का हर बिंदु नहीं। आपको सभी तथ्यों को सही तरीके से प्राप्त करना होगा। एक बार मिनट टाइप हो जाने के बाद, हर कोई जो मौजूद था, उसे अपनी सटीकता पर हस्ताक्षर करने के लिए कहा जाना चाहिए। यह कंपनी की सुरक्षा करता है यदि कोई बाद में किसी निर्णय पर विवाद करता है। भाषा को सरल और औपचारिक रखें, ताकि मिनटों की व्याख्या करने का कोई सवाल ही न हो।
अधिसूचना
एक एस निगम, यहां तक कि एक-व्यक्ति कंपनी के पास भी बायलॉज होना चाहिए। बायलॉज ने वार्षिक शेयरधारकों की बैठक की तारीख निर्धारित की है, लेकिन आपको अभी भी शेयरधारकों को पहले से सूचित करना होगा। अधिसूचना में तिथि, समय और स्थान शामिल है, और उन सभी कार्यों की सूची भी शामिल है जिन्हें आप और किसी भी उम्मीदवार को बोर्ड के पदों के लिए लेना चाहते हैं। जब आप मिनट दर्ज करते हैं, तो अधिसूचना नोटिस की एक प्रति शामिल करें। यदि किसी को देर से सूचित किया गया था, तो उसे अधिसूचना की छूट पर हस्ताक्षर करने के लिए कहें। कि मिनट के लिए भी संलग्न करें।
हाजिरी लेना
आपके मिनटों में बैठक में शामिल होने वाले सभी लोगों की सूची होनी चाहिए - सभी शेयरधारक और हर निर्देशक। यदि आपके उपनियमों ने एक कोरम निर्धारित किया है - उपस्थित लोगों की न्यूनतम संख्या - लिस्टिंग से पता चलता है कि आप कोरम से मिले हैं, इसलिए लिए गए वोट कानूनी रूप से बाध्यकारी थे। यदि बायलॉज ने कोरम सेट नहीं किया है, तो राज्य के नियम किक मारते हैं। नियम सिर्फ यह हो सकता है कि आपके पास मौजूद अधिकांश वोटिंग शेयरहोल्डर हों या एक सेट पार्ट - डेलावेयर में उनमें से एक तिहाई, उदाहरण के लिए - या आपके राज्य न्यूनतम निर्धारित नहीं कर सकता है। यदि आप एकमात्र स्वामी हैं, तो 100 प्रतिशत शेयरधारक हमेशा मौजूद रहते हैं।
कदम उठाए गए
एक आम वार्षिक बैठक में कॉर्पोरेट वित्त पर एक रिपोर्ट और निदेशक मंडल के लिए एक वोट शामिल होता है। मिनटों में उम्मीदवारों की सूची, और प्रत्येक उम्मीदवार को प्राप्त वोट शामिल होना चाहिए। यदि एस निगम अन्य मुद्दों पर शेयरधारक के फैसले चाहता है, तो मिनटों को इस मुद्दे को बताना चाहिए और वोटों को मिलान करना चाहिए। सभी वार्षिक मिनटों को एक फ़ाइल या "मिनट बुक" में संग्रहित किया जाना चाहिए ताकि आपके पास संदर्भ उपलब्ध हो अगर कोई भी इस बारे में सवाल उठाता है कि बैठकें कैसे आयोजित की गईं।
