उत्कृष्ट बैठक मिनट कैसे लें

चाहे आप साप्ताहिक कर्मचारियों की बैठकों के दौरान गतिविधियों पर नज़र रखने के लिए स्वेच्छा से काम करते हैं या आपके साथियों ने आपको एक धर्मार्थ नींव के रिकॉर्डिंग सचिव के कार्यालय में चुना है, यह आवश्यक है कि आप अपने संगठन की बैठकों के दौरान स्पष्ट और सटीक रिकॉर्ड का निर्माण करें। बैठक के मिनटों की चर्चा या कार्रवाई के मुद्दों के आधिकारिक रिकॉर्ड के रूप में कार्य करता है। जैसे, उन्हें अक्सर ऐतिहासिक दस्तावेज माना जाता है। नतीजतन, उत्कृष्ट बैठक मिनट लेने का महत्व समाप्त नहीं हो सकता है और उपस्थित लोग आपके ध्यान के साथ-साथ आपके व्यावसायिकता पर भी ध्यान देंगे।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• आदेश पुस्तिका के रॉबर्ट्स नियम

• सदस्यता रोस्टर

मीटिंग मिनट रिकॉर्ड करने के लिए एक विधि का चयन करें। बैठक के दौरान टेप रिकॉर्डिंग, फायदे और नोट टाइप करने और हाथ से विवरण लिखने के फायदे और नुकसान। एक असफल-सुरक्षित विधि पर विचार करें, जैसे कि इनमें से दो विधियों का संयोजन। उदाहरण के लिए, आप मीटिंग को टेप-रिकॉर्ड कर सकते हैं और अपने लैपटॉप या टैबलेट पर नोट्स भी टाइप कर सकते हैं।

"रॉबर्ट के नियमों के आदेश" की एक प्रति प्राप्त करें या संसदीय प्रक्रिया पर इस प्राइमर की ऑनलाइन सदस्यता का उपयोग करें और बैठकों के संचालन और रिकॉर्डिंग के लिए सर्वोत्तम अभ्यास करें। बैठक की चर्चा, गति, गति से सेकंड से लेकर रिकॉर्डिंग, चर्चा और मतदान के लिए उचित प्रारूप का अध्ययन करें। यदि संभव हो, तो बैठक के दौरान आपके पास पुस्तक या वेबसाइट की एक प्रति उपलब्ध हो। यह उस घटना में अमूल्य साबित होगा, जो सदस्य आपके लिए उचित शासन, आचरण, आधिकारिक रिकॉर्ड और मिनटों पर जवाब के लिए देखते हैं।

अपने मिनटों के लिए एक परिचय और संरचना तैयार करें। उदाहरण के लिए, आपके परिचय में बैठक की तारीख, समय, अधिकारियों के नाम, स्थान और उद्देश्य को सूचीबद्ध करें। मीटिंग मिनट को उस समय को प्रतिबिंबित करना चाहिए जिस समय बैठक को आदेश देने के लिए बुलाया गया था, साथ ही साथ समय इसे स्थगित कर दिया गया था। औपचारिक बैठकों का उद्देश्य केवल मासिक सदस्यता बैठक हो सकती है; हालाँकि, यदि आप एक विशेष सदस्यता बैठक के लिए मिनटों की रिकॉर्डिंग कर रहे हैं, तो अपने मिनटों को सही ढंग से सुनिश्चित करें कि यह एक बैठक है जो संगठन आमतौर पर अपने सामान्य व्यवसाय के दौरान आयोजित नहीं करता है। कई सार्वजनिक क्षेत्र के संगठन गोपनीय मामलों पर चर्चा करने के लिए विशेष बैठक बुला सकते हैं, जैसे कि कर्मियों के मुद्दे, जो कि राज्य के सनशाइन कानून के कुछ प्रावधानों से छूट दी गई है।

संगठन के अध्यक्ष या समूह के नेता का परिचय देते समय आप खड़े हो जाएं। यदि आपको औपचारिक रूप से परिचय नहीं दिया गया है, तो समूह में अपना परिचय दें और रिकॉर्डिंग सचिव या नोट लेने वाले के रूप में अपनी भूमिका स्पष्ट करें। समूह को बताएं कि मीटिंग चर्चाओं को पकड़ने के लिए आप किन तरीकों का उपयोग कर रहे हैं। इस तरह, सदस्य आपको संगठन के आधिकारिक दस्तावेजों को बनाने और बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के रूप में पहचानते हैं, जो उन सदस्यों के लिए विशेष रूप से सहायक है जो आपको नहीं जानते हैं या जो संगठन और इसकी प्रथाओं से परिचित नहीं हैं। इसके अलावा, आपका परिचय एक सुझाव के रूप में कार्य करता है जो उपस्थित लोगों को श्रव्य रूप से बोलना चाहिए ताकि आप प्रभावी रूप से अपने नोट लेने वाले कर्तव्यों का पालन कर सकें।

उपस्थित लोगों से अपना परिचय देने के लिए कहें जब आप जल्दी से उनके नाम नोट करें और वे कहाँ बैठे हैं। इस तरह, जब आप गति, सेकंड और चर्चा बिंदु दर्ज कर रहे होते हैं, तो आपको लगातार लोगों से अपना नाम दोहराने के लिए नहीं कहना पड़ता है। उदाहरण के लिए, आपको हमेशा उस व्यक्ति का नाम रिकॉर्ड करना चाहिए जो गति बनाता है, वह व्यक्ति जो इसे सेकंड करता है, और वह व्यक्ति जो प्रस्ताव पर वोट मांगता है। जब कोई वोट के लिए कहता है, तो वे आमतौर पर कहते हैं, "प्रश्न के लिए कॉल करें।" तब समूह का नेता सदस्यों को वोट देने के लिए कहता है। यदि मतदान से पहले चर्चा होती है, तो चर्चा के मुख्य भागों को रिकॉर्ड करें और किसी भी आधिकारिक आपत्तियों पर ध्यान दें। गतियों और मतदान से संबंधित आपके नोट्स में अयस, नेस और एब्सेंटेशन के नाम होने चाहिए।

अपने नोट्स में व्यक्तिपरक कथनों को रोकने से बचें। एक वक्ता की व्याख्या उसके स्वर, विभक्ति या अशाब्दिक संकेतों से नहीं है। मीटिंग मिनट तथ्यात्मक और वस्तुनिष्ठ होना चाहिए - एक सहभागी के बयान पर कोई भी मोड़ आपके मिनटों की अखंडता को नष्ट कर सकता है और आपकी मिनटों को ठीक से रिकॉर्ड करने की क्षमता पर सवाल उठा सकता है। उदाहरण के लिए, लिखें, "जॉन डो ने निम्नलिखित प्रस्ताव बनाया: उन दिनों के स्कूलों को बंद करें जहां राष्ट्रीय मौसम सेवा जैक्सन, एडम्स और मैडिसन काउंटियों के लिए पांच इंच से अधिक बर्फ की भविष्यवाणी करती है," नहीं "जॉन डो ने सशक्त रूप से कहा कि वह समूह चाहते थे। जब क्षेत्रीय मौसम की स्थिति खराब मौसम और अगम्य सड़कों का संकेत देती है, तो उन दिनों में स्कूलों को बंद कर दें।"

मीटिंग स्थगित करने के बाद जितनी जल्दी हो सके अपने मिनटों को अंतिम रूप दें, जबकि क्रियाएं अभी भी आपके दिमाग में ताजा हैं। अपने नोट्स की समीक्षा करें, टेप रिकॉर्डिंग को सुनें और अपने अंतिम संस्करण का मसौदा तैयार करें। यदि आपके पास बैठक के दौरान क्या प्रश्न हैं, तो एक अधिकारी या समूह में एक नेता के साथ सम्मानित करें। कुछ मामलों में, आपको उस व्यक्ति से संपर्क करने की आवश्यकता हो सकती है जिसके बयानों के लिए आपको स्पष्टीकरण की आवश्यकता है।

अपने समूह के नेता को प्रस्ताव दें कि आप क्या प्रस्ताव कर रहे हैं; प्रतिक्रिया, प्रश्न या सुधार के लिए पूछें। जब आप हरी बत्ती प्राप्त करते हैं, तो अपना अंतिम संस्करण तैयार करें और सदस्यों को प्रसारित होने वाले मिनटों की व्यवस्था करें। ईमेल के माध्यम से मिनटों की प्रतियां वितरित करने के लिए अपने संगठन की पसंदीदा विधि का उपयोग करें, चाहे ईमेल के माध्यम से, मेल मेल या व्यक्तिगत वितरण यदि आप उपस्थितगण के साथ एक ही कार्यालय सेटिंग में हैं।

टिप्स

• यदि आपकी मीटिंग में एक प्रारंभिक रोल कॉल शामिल है, तो आपको यह पूछने की आवश्यकता नहीं है कि सदस्य अपना परिचय देते हैं। बस उपस्थित लोगों के नामों को कैप्चर करें और अनुपस्थित लोगों के नाम रिकॉर्ड करें। रोल कॉल आम तौर पर औपचारिक बैठकों में एक मानक प्रक्रिया है, जैसे कि निदेशक मंडल के साथ। लोग जहां बैठे हैं, उसका अलग से नोट करें। यह आपकी "चीट शीट" बन जाती है, ताकि आप आसानी से अपने मिनटों में लोगों को नाम से संदर्भित कर सकें या उन्हें संबोधित कर सकें जब आप किसी को स्पष्ट करने या दोहराने के लिए कहें कि उसने क्या कहा।

  यहां तक ​​कि अगर बैठक अनौपचारिक है, तो नोट लेने वाले के रूप में आपकी भूमिका नहीं है। यहां तक ​​कि अनौपचारिक बैठकों के लिए, नोट लेने की जिम्मेदारी को गंभीरता से लें और औपचारिक लिखित नोट्स तैयार करें जो मीटिंग गतिविधियों का सही और औपचारिक रूप से वर्णन करते हैं। उपस्थित लोग आपके ध्यान की विस्तार से सराहना करेंगे।

चेतावनी

मीटिंग नोट्स को कैप्चर करने के लिए स्मार्टफ़ोन जैसी डिवाइस का उपयोग करने से बचना - यह एक सकारात्मक छवि को प्रोजेक्ट नहीं करता है और जो लोग स्मार्टफ़ोन की क्षमताओं से अनजान हैं वे सोच सकते हैं कि आप संगठन के सदस्यों को सुनने के बजाय बस अपने फोन पर खेल रहे हैं। चर्चा कर रहे हैं।