रॉबर्ट के आदेश के नियम एक व्यापक रूप से स्वीकृत दिशानिर्देश हैं कि समूहों को बैठकों का संचालन कैसे करना चाहिए और एक साथ निर्णय लेना चाहिए। प्रत्येक बैठक में क्या होता है, इसके आधिकारिक रिकॉर्ड के रूप में, किसी भी समूह के निर्णय लेने की प्रक्रिया में मिनट एक महत्वपूर्ण संसाधन हैं। एक बैठक के मिनट जरूरी रोमांचक नहीं हैं, लेकिन उन्हें स्पष्ट और समझने में आसान होना चाहिए। रॉबर्ट के नियमों के अनुसार मिनट रखने की एक सटीक विधि है; इस सूत्र का पालन करने से भविष्य के पाठकों के लिए कार्यवाही और उनके परिणाम को समझना और समझना आसान हो जाता है।
शुरुआत रॉबर्ट के नियम क्रम के नियम
रॉबर्ट के नियमों के अनुसार, बैठक के मिनट के हर सेट में वही विवरण शामिल होना चाहिए, जो पाठक को बैठक के उद्देश्य की सामान्य समझ प्रदान करेगा। हमेशा पहले पैराग्राफ से शुरू करें जिसमें शामिल हैं:
- इस तरह की बैठक, चाहे नियमित, विशेष, वार्षिक, नियमित या अन्यथा स्थगित हो।
- बैठक की तारीख, समय और स्थान। यदि सभी बैठकें एक ही स्थान पर होती हैं, तो उस विवरण को छोड़ दें
- जिस संगठन का नाम मिल रहा है
- इस बात की पुष्टि कि संगठन के पीठासीन अधिकारी और सचिव बैठक में उपस्थित हैं। यदि वे नहीं हैं, तो उनमें से प्रत्येक के लिए प्रतिस्थापित करने वाले व्यक्तियों के नाम दें
- बताएं कि क्या पिछली बैठक के मिनटों को पढ़ा गया और अनुमोदित किया गया। यदि पिछली बैठक नियमित बैठक नहीं थी, तो उस बैठक की तारीख जोड़ें।
द मेन बॉडी ऑफ द मिनट्स
शेष रिकॉर्ड के बहुमत बैठक के बारे में विवरण के साथ भरा जाएगा। बैठक में मिनटों का समय लग सकता है और बैठक का रिकॉर्ड बाद में तैयार किया जा सकता है। प्राथमिक विधि विफल होने की स्थिति में हमेशा एक माध्यमिक रिकॉर्डिंग विधि, जैसे कि लैपटॉप या नोटबुक, प्लस पेन और पेपर रखें।
बैठक में सभी आधिकारिक चर्चा बिंदुओं को शामिल करें। पर विस्तृत नोट ले लो:
- बैठक में किसी भी गति, गति बनाने वाले व्यक्ति के नाम के साथ।
- बैठक में निकाय के समक्ष एक प्रश्न लाना।
- अंतिम गति और सभी गतियों का स्वभाव।
- प्रत्येक वोट के बारे में जानकारी, जिसमें रोल-कॉल वोट, गिना हुआ वोट या मतपत्र वोट शामिल है।
- चाहे विधानसभा एक अर्ध-समिति या संपूर्ण समिति में चली गई, और इस अधिनियम के परिणाम।
- आदेश और अपील के सभी बिंदु, उनके स्वभाव के साथ-साथ, किसी भी कारण से जो प्रत्येक शासक के लिए कुर्सी द्वारा दिए गए थे।
- किसी भी उच्छृंखल टिप्पणी के एक सदस्य ने रिकॉर्ड किया हो सकता है जिसके परिणामस्वरूप कुर्सी उसे अव्यवस्थित रूप से नाम दे रही है।
- कमरे में आयोजित अन्य सभी आधिकारिक चर्चाएं।
बैठक का कार्यवृत्त समाप्त करना
आपके मिनटों के अंतिम पैराग्राफ में कुर्सी द्वारा किए गए किसी भी समापन टिप्पणी के साथ-साथ बैठक को आधिकारिक रूप से स्थगित करने का समय भी शामिल होना चाहिए। यदि बैठक में कोई अतिथि वक्ता थे, तो उनके नाम और उनकी प्रस्तुतियों के विषय को इस अंतिम अनुच्छेद में दर्ज करें। बैठक के मिनट पर हस्ताक्षर करें और अपने अध्यक्ष पर हस्ताक्षर करें, साथ ही साथ। रिकॉर्डिंग सचिव के हस्ताक्षर इस दस्तावेज़ की प्रामाणिकता का कानूनी सबूत है, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आप इसे दाखिल करने या इसे दूसरों पर पारित करने से पहले हस्ताक्षर करें।
