चाहे वह एक कर्मचारी बैठक हो या एक जिसमें प्रबंधक, कर्मचारी, सीईओ और निवेशक शामिल हों, किसी को बैठक को रिकॉर्ड करने और दूसरों के साथ जानकारी साझा करने के लिए वहां रहने की आवश्यकता है जो वहां नहीं थे। और चूँकि यादें कम हो सकती हैं, बैठक के मिनट भी चर्चा के मुद्दों के बारे में उपस्थित लोगों के लिए एक अनुस्मारक के रूप में कार्य करते हैं, किए गए निर्णय और लोगों को जिन कार्यों को लेना चाहिए होता है। चूँकि मिनट भविष्य के व्यापार व्यवहार के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में कार्य करते हैं, इसलिए इसे व्यवस्थित करना और सही जानकारी शामिल करना महत्वपूर्ण है। वह विश्वसनीय उपकरण से शुरू होता है।
अपने उपकरण चुनें
जब उपकरण चुनने की बात आती है, तो उन लोगों का चयन करें जो आपके लिए सबसे अच्छा काम करते हैं और आपको बैठक में क्या हो रहा है के शीर्ष पर रहने और सुसंगत नोट लेने की अनुमति देगा। कुछ लोगों के लिए, यह एक लैपटॉप या टैबलेट कंप्यूटर है; दूसरों के लिए, यह एक नोटबुक और कलम है। रिकॉर्डिंग डिवाइस जैसे वॉयस रिकॉर्डर या रिकॉर्डिंग ऐप वाला स्मार्टफोन भी आपको बाद में मीटिंग की समीक्षा करने में मदद कर सकता है। यदि आप स्मार्टफोन, टैबलेट या कंप्यूटर का उपयोग कर रहे हैं, तो मीटिंग के दौरान किसी भी तरह की आवाज़, गेम या सोशल मीडिया एप्लिकेशन को बंद न करें। वे उपकरण आपको तेज़ी से नोट्स लेने में मदद कर सकते हैं - लेकिन आपके पास बैकअप के रूप में हमेशा एक नोटबुक और कुछ पेन या पेंसिल होनी चाहिए।
एक टेम्पलेट का उपयोग करें
टेम्प्लेट विकसित करने से आपको समय बचाने में मदद मिल सकती है, क्योंकि आपको चर्चा के विषयों को लिखने के दौरान बैठक के दौरान कीमती पल नहीं बिताने पड़ेंगे। Microsoft Office सहित कंप्यूटर प्रोग्राम, व्यावसायिक मीटिंग टेम्प्लेट प्रदान करते हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं - या आप मीटिंग के आगे प्राप्त होने वाले एजेंडा का उपयोग करके अपने स्वयं के रिक्त दस्तावेज़ विकसित कर सकते हैं। इन टेम्प्लेट में आम तौर पर ऐसे अनुभाग होते हैं जिनमें "उपस्थित," "एक्शन आइटम," "नया व्यवसाय" और इसी तरह शामिल होते हैं, लेकिन किसी अन्य आइटम की आवश्यकता है या नहीं, यह जानने के लिए अपने नियोक्ता से संपर्क करें, जैसे कि भाग लेने वाले शेयरधारकों के नाम, मेहमान और बैठक का स्थान। प्रत्येक अनुभाग के शीर्ष पर, इसमें "समय" शब्द के साथ एक छोटा सा बॉक्स बनाएं, ताकि आप उस समय को लिख सकें जो उस खंड में शुरू हुआ था। कंप्यूटर पर, Word या किसी अन्य संपादन योग्य प्रारूप में टेम्पलेट को सहेजें, प्रत्येक अनुभाग में कुछ रिक्त स्थान छोड़कर। यदि आप प्रिंट करने के लिए एक टेम्पलेट बना रहे हैं और फिर हाथ से भरें, प्रत्येक अनुभाग में पर्याप्त स्थान छोड़ दें। जब आप जल्दी में नोट्स लिखते हैं, तो आप अक्सर बड़ा लिखते हैं और यदि आपके पास अधिक समय होता तो आप अधिक स्थान लेते हैं।
क्या शामिल करें और क्या छोड़ें
एक बैठक में मिनट लेने का उद्देश्य लोगों द्वारा चर्चा की जाने वाली हर एक चीज़ को रिकॉर्ड करना नहीं है, बल्कि जो कुछ हुआ है, उसे रिकॉर्ड करने के लिए, "रॉबर्ट के नियम," एक छोटी पुस्तक का सुझाव देता है जो संसदीय बैठकों को संभालने के तरीके की रूपरेखा देती है। इस पुस्तक को अक्सर गैर-लाभकारी संस्थाओं और व्यवसायों द्वारा बैठकों को चलाने के लिए एक गाइड के रूप में उपयोग किया जाता है। नोट्स मिलने के संदर्भ में, उदाहरण के लिए, किसी विशेष व्यावसायिक कार्रवाई के लिए या किसी के खिलाफ किए गए हर तर्क को लिखने में अपना समय बर्बाद न करें। जब कोई व्यक्ति एक प्रस्ताव बनाता है, उदाहरण के लिए, गति के सटीक शब्द को लिखिए, जिसने इसे बनाया है, और वोट का अंतिम परिणाम है। हालाँकि, आपको गति के विरुद्ध या उसके विरुद्ध सभी की टिप्पणियों को लिखने की आवश्यकता नहीं है। जब कोई रिपोर्ट करता है, तो लिखिए कि रिपोर्ट किसने बनाई, रिपोर्ट का नाम, रिपोर्ट का संक्षिप्त सारांश और कार्रवाई की गई। और जब से आप "मिनट" ले रहे हैं, तो उस समय को भी लिखें, जब निर्णय लिया गया था, साथ ही उस समय जब लोग आइटम पर चर्चा करना शुरू कर रहे थे।
आशुलिपि का विकास करना
भले ही आप हर एक बात को लिख नहीं रहे हैं, लेकिन कभी-कभी मीटिंग में कार्रवाई तेज हो सकती है, जितना आप रख सकते हैं। जब ऐसा होता है, तो अपने शॉर्टहैंड का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, आप सामान्य व्यावसायिक शब्दों के संक्षिप्तीकरण का उपयोग कर सकते हैं, जैसे कि प्रबंधन के लिए "एमजीएमटी" या उत्पाद या उत्पादकता के लिए "ठेस"। बैठक में शामिल लोगों के लिए शुरुआती का उपयोग करें, जैसे जॉन स्मिथ के लिए "जेएस"। प्रश्न चिह्न जैसे चिह्न "प्रश्न" के लिए भी संक्षिप्त हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप "JS?" यह इंगित करने के लिए कि जॉन स्मिथ ने एक प्रश्न पूछा। अपने स्वयं के शॉर्टहैंड का विकास करें, और फिर बैठक के नोट्स प्रकाशित करने से पहले हर कोई इसे समझ सकता है।
