कभी-कभी, क्लाइंट रिलेशनशिप बस काम नहीं करता है। हो सकता है कि ग्राहक बहुत ज्यादा मांग कर रहा हो, अवास्तविक अपेक्षाएं रखता हो, देर से भुगतान करता हो या सिर्फ अपनी कंपनी के साथ अच्छा फिट नहीं हो। जब यह स्पष्ट है कि कामकाजी संबंध अब टिकाऊ नहीं है, तो पेशेवर और सीधे तरीके से संबंधों में कटौती करने का समय आ गया है।
व्यवसायिक बनें
आपका पत्र कंपनी लेटरहेड पर आप से आना चाहिए। पत्र वितरण का समय ताकि आप प्राप्तकर्ता को अपनी सेवाओं के लिए प्रतिस्थापन खोजने के लिए पर्याप्त समय दे सकें। आपके साथ काम करने वाले व्यक्ति को संबोधित करें, रिश्ते की स्वीकार्यता के साथ नेतृत्व करें, फिर बिंदु पर अधिकार प्राप्त करें। "जबकि यह मेरी खुशी है कि पिछले पांच वर्षों से आपका जनसंपर्क प्रतिनिधि रहा, 1 मई 2015 से प्रभावी, मैं अब उस क्षमता में सेवा नहीं कर पाऊंगा।"
एक स्पष्टीकरण की पेशकश करें
यह बताते हुए कि आप किसी ग्राहक को क्यों निकाल रहे हैं, यह मुश्किल हो सकता है, खासतौर पर तब जब संबंध गंभीर था, या यदि आप चिंतित हैं कि ग्राहक आपसे दूसरों के बारे में खराब बात कर सकते हैं। एक विकल्प स्पष्ट होना और विशिष्ट कारण बताना है। "दुर्भाग्य से, मुझे डर है कि समय सीमा और प्रकाशन कार्यक्रम को पूरा करने के बारे में हमारे पास अलग-अलग दर्शन हैं, और मुझे नहीं लगता कि मैं इस स्थिति में आपके लिए एक प्रभावी वकील हो सकता हूं।"
यदि आप कम टकराव होना पसंद करते हैं, तो अधिक सामान्य बहाना कठिन भावनाओं से बच सकता है। उदाहरण के लिए, "मुझे डर है कि मैंने अपने आप को बढ़ा दिया है और उन ग्राहकों की संख्या में कटौती करने के लिए मजबूर हूं जिन्हें मैं प्रतिनिधित्व करता हूं।"
एक पूर्ण समय सारिणी प्रदान करें
जब तक एक क्लाइंट ने बहुत ही गैर-लाभकारी तरीके से व्यवहार नहीं किया है, जिसके लिए तत्काल संबंधों को अलग करने की आवश्यकता होती है, बकाया परियोजनाओं को पूरा करने के लिए समय सारिणी स्थापित करें। “जैसा कि योजना बनाई गई है, मेरे पास महीने के अंत तक आपकी पूरी की गई प्रेस किट होंगी। मैं आपकी वेबसाइट पर प्रेस अभिलेखागार को भी अपडेट करूंगा और आपको पिछले कई वर्षों में आपके द्वारा लिखे गए विभिन्न भाषणों और प्रस्तुतियों की डिजिटल और हार्ड कॉपी दोनों प्रदान करूंगा। आपकी सुविधा के लिए एक अंतिम बिल संलग्न है।"
एक रेफरल बनाओ
यदि आपका ग्राहक आपके लिए एक अच्छा फिट नहीं था, लेकिन एक सहयोगी के लिए एक मूल्यवान संपत्ति हो सकती है, तो एक रेफरल बनाने की पेशकश करें। “मैं एबीसी पब्लिक रिलेशंस के एक सहकर्मी, जेन स्मिथ का उल्लेख करना चाहूंगा। उसे आपके उद्योग में ग्राहकों को संभालने का एक अच्छा अनुभव है और मुझे लगता है कि आपके व्यक्तित्व और व्यवसाय दर्शन एक अच्छा मैच होगा। यदि आप मेरे लिए एक बैठक की व्यवस्था करना चाहते हैं, तो मुझे एक सेट करने में खुशी होगी।"
एक कोर्डियल क्लोज लिखें
अपने पत्र को सौहार्दपूर्ण और पेशेवर रूप से समाप्त करें। यदि ग्राहक पसंद करता है तो फोन पर इस मामले पर चर्चा करने की पेशकश करें। “फिर से, आपकी कंपनी का प्रतिनिधित्व करने के अवसर के लिए धन्यवाद। यदि आपके कोई प्रश्न हैं या आप किसी भी व्यक्ति के बारे में चर्चा करना चाहते हैं, तो कृपया मुझसे सीधे संपर्क करें। मैं चाहता हूं कि आप अपने सभी पेशेवर प्रयासों में सफलता जारी रखें। ”
अपनी रक्षा कीजिये
यदि आपके पास ग्राहक को कानूनी दृष्टिकोण से फायर करने के बारे में कोई योग्यता है, तो पत्र लिखने से पहले एक वकील से अपने अनुबंध की शर्तों की समीक्षा करने के लिए कहें। आप एक लिखित समझौते का उल्लंघन नहीं करना चाहते हैं, उन कर्तव्यों को पूरा करने में विफल रहें जो आप सहमत थे या उचित सूचना देने में विफल थे।
