क्लाइंट से भुगतान का अनुरोध करते समय, उन्हें भेजने के लिए प्रभावी पत्र बनाने के लिए उपयुक्त उपायों का उपयोग किया जाता है। भुगतान का अनुरोध करने के लिए पत्र का उपयोग तब किया जाता है जब कोई ग्राहक नियत तारीख तक बिल का भुगतान करने में विफल रहता है। एक ग्राहक को बिल का भुगतान करने में जितना अधिक समय लगता है, उतना ही अधिक पत्र जो कंपनी इस व्यक्ति को लिखती है। भुगतान का अनुरोध करने वाला एक पत्र विनम्र होना चाहिए, स्पष्ट होना चाहिए और बकाया बिल के बारे में विवरण देना चाहिए।
कंपनी लेटरहेड का उपयोग करें क्योंकि इसमें संगठन की सभी संपर्क जानकारी शामिल है और अक्सर अधिक औपचारिक लगता है।
पत्र को संबोधित करें। ग्राहक के नाम और पते के बाद पत्र की तारीख शामिल करें। ग्राहक के पूर्ण नाम के बाद "प्रिय" बताते हुए व्यक्ति को संबोधित करें।
पत्र का उद्देश्य बताएं। भुगतान के अनुरोध के लिए एक पत्र को इस उद्देश्य को पत्र की शुरुआत में स्पष्ट रूप से संवाद करना चाहिए। एक पेशेवर स्वर का प्रयोग करें और शब्दों को सकारात्मक और गर्म रखें।
ऋण का विवरण शामिल करें। इस तिथि के लिए सेवाएं प्रदान की गई तिथि, मूल देय तिथि और किसी भी लेट फीस सहित देय राशि। चालान संख्या के साथ-साथ ग्राहक को मूल दस्तावेज़ को आसान बनाने की अनुमति दें। कई कंपनियां इस प्रकार के पत्र में मूल चालान की एक प्रति भी शामिल करेंगी। ग्राहक को ब्याज दर के बारे में सूचित करें, जिसके लिए देर से शुल्क की गणना की जाती है।
भुगतान के लिए ग्राहक से पूछें। ग्राहक को बताएं कि एक निर्धारित तिथि तक पूरी राशि का भुगतान करके अतिरिक्त लेट फीस से बचा जा सकता है। ग्राहक से पूछें कि क्या वह आपको व्यवस्था करने के लिए बुला सकता है यदि वह इस तिथि तक भुगतान करने में असमर्थ है। यदि आवश्यक हो तो अपने फोन नंबर और प्रत्यक्ष विस्तार को शामिल करें। अपने ईमेल पते को भी शामिल करें और यदि ग्राहक चाहें तो इस तरह से अपने पत्राचार की पेशकश करें।
ग्राहक को धन्यवाद। यदि भुगतान पहले ही किया जा चुका है तो ग्राहक का आभार व्यक्त करें और ग्राहक को अग्रिम भुगतान करने के लिए धन्यवाद दें। क्लाइंट को बताएं कि यदि उसके कोई प्रश्न हैं, तो उसे इस मामले के बारे में कॉल करने में संकोच नहीं करना चाहिए।
पत्र पर हस्ताक्षर करें। अपने नाम और शीर्षक के बाद "साभार," लिखकर पत्र का समापन करें।
