अधिकांश व्यावसायिक लेनदेन के दौरान, ग्राहकों से यह अपेक्षा की जाती है कि जब सामान खरीदा जाए या सेवाओं का भुगतान किया जाए। कुछ कंपनियां ग्राहकों को तथ्य के बाद भुगतान भेजने की अनुमति देती हैं, और अन्य ग्राहकों को समय के साथ किस्त भुगतान करने की अनुमति देते हैं। यह ज्यादातर समय अच्छा काम करता है, और कुछ व्यवसायों में बड़ी संख्या में गैर-भुगतान वाले ग्राहक हैं। हालांकि, जब ग्राहक भुगतान की समस्याएं उत्पन्न होती हैं, तो व्यवसायों को भुगतान प्राप्त करने के लिए उचित कदम उठाने चाहिए। पहले चरणों में से एक अक्सर भुगतान की मांग करने के लिए एक पत्र है।
अपना नाम या कंपनी का नाम, पता, संपर्क जानकारी, जैसे फोन नंबर और ईमेल पता, और पृष्ठ के शीर्ष दाईं ओर दिनांक डालें। आप अपनी जानकारी टाइप करने के बजाय पृष्ठ के शीर्ष पर केंद्रित कंपनी लेटरहेड का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन आपको अभी भी दाईं ओर दिनांक शामिल करनी होगी।
ग्राहक का नाम, पता और खाता संख्या, यदि लागू हो, तो पृष्ठ के शीर्ष से छह पंक्तियों को बाईं ओर रखें।
ग्राहक को पहले पैराग्राफ में बकाया राशि दें। पत्र को एक कथन के साथ शुरू करें जैसे कि, "यह पत्र (रिक्त) राशि में भुगतान का अनुरोध करने के लिए है।" ग्राहक को उस तिथि के बारे में बताएं जिसे उसने भुगतान भेजा था।
ग्राहक को वह तारीख बताएं जिसके द्वारा उसे आपको भुगतान भेजना होगा। यदि आप किसी छोटे भुगतान को स्वीकार करना चाहते हैं या भुगतान योजना तैयार करना चाहते हैं, तो बताएं।
ग्राहक को दूसरे पैराग्राफ में जारी नॉनपेमेंट के परिणाम बताएं। इसमें फीस, ब्याज दर में वृद्धि, मुकदमे या संग्रह एजेंसियों को खाते भेजना शामिल हैं।
ग्राहक को उसके व्यवसाय के लिए और अंतिम पैराग्राफ में इस मामले पर समय पर ध्यान देने के लिए धन्यवाद। उसे प्रश्नों के साथ संपर्क करने के लिए आमंत्रित करें। पेज के नीचे अपना पूरा नाम और अपना नौकरी का शीर्षक लिखें। अपने हस्ताक्षर को अपने टाइप किए हुए नाम के ऊपर रखें।
