आम तौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांत या GAAP, खातों के प्राकृतिक संतुलन को निर्दिष्ट करते हैं और कंपनियों को बताते हैं कि क्या किसी विशिष्ट खाते में क्रेडिट या डेबिट शेष होना चाहिए। वित्तीय खाते परिसंपत्तियों और देनदारियों से इक्विटी आइटम, राजस्व और व्यय तक सरगम चलाते हैं। अमेरिकी प्रतिभूति और विनिमय आयोग, ध्वनि वित्तीय रिपोर्टिंग की केंद्रीय विशेषता के रूप में खाते के संतुलन की पहचान करता है।
खाते में शेष
लेखांकन में, परिसंपत्तियों और खर्चों में आम तौर पर एक डेबिट शेष होता है, जिसका अर्थ है कि एक कॉर्पोरेट बुककीपर खाता मात्रा बढ़ाने के लिए उन्हें डेबिट करता है। राजस्व, इक्विटी आइटम और देनदारियों में एक क्रेडिट बैलेंस होता है, इसलिए बुककीपर इन खातों को उन्हें बढ़ाने का श्रेय देता है। चीजों के इस सामान्य क्रम में कोई भी बदलाव रिकॉर्ड-कीपिंग प्रक्रिया में अशुद्धि पैदा करता है और इससे वित्तीय विवरणों में त्रुटि हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि कोई बुककीपर गलती से प्रीमियम भुगतान को रिकॉर्ड करने के लिए बीमा व्यय खाते को क्रेडिट करता है, तो वह प्रविष्टि लाभ और हानि के विवरण में सूचित बीमा व्यय की मात्रा को समझती है। अंडरस्टैटिंग का अर्थ है, कम महत्वपूर्ण के रूप में प्रतिनिधित्व करना या लेखा आइटम की मात्रा को कम करना।
वित्तीय जानकारी देना
जनता और निवेशकों के विश्वास को अर्जित करने के लिए, एक कंपनी को किसी तिमाही या वित्तीय वर्ष जैसे किसी निश्चित अवधि के अंत में लेनदेन को ठीक से रिकॉर्ड करना और प्रदर्शन डेटा की रिपोर्ट करना होगा। सटीक रिपोर्टिंग के लिए खाता शेष की गहन समीक्षा की आवश्यकता होती है। वित्तीय रिपोर्टों के एक पूरे सेट में शेयरधारकों की इक्विटी में बदलाव का विवरण, आय का एक बयान, नकदी प्रवाह का एक बयान और वित्तीय स्थिति का एक बयान भी शामिल है, जिसे बैलेंस शीट के रूप में भी जाना जाता है।
ऑडिट दिशानिर्देश
बाहरी लेखा परीक्षकों ने कंपनी के रिकॉर्ड में प्रदर्शन संख्याओं की सटीकता का मूल्यांकन करने के लिए, प्रत्येक मास्टर खाते पर ध्यान दिया ताकि इसके संतुलन का पता लगाया जा सके। कॉर्पोरेट समीक्षक अंदर से बाहर से और साथ ही बाहर से उप-खातों को देखने के लिए लेन-देन को समझते हैं जिसने इसे मास्टर खाते में बनाया है। उदाहरण के लिए, एक ऑडिटर बैलेंस शीट में देय खातों को देख सकता है और सभी जर्नल प्रविष्टियों की पहचान कर सकता है, जो खाते के शेष का कारण बनती हैं। यह एक "बाहर" दृष्टिकोण का प्रतिनिधित्व करता है। इस परिदृश्य में, एक "अंदर बाहर" समीक्षा विपरीत विश्लेषणात्मक यात्रा ले जाएगा।
स्टाफ की भागीदारी
कॉरपोरेट संदर्भ में, जो कर्मचारी यह सुनिश्चित करते हैं कि खातों में सटीक संतुलन है, उनमें बुककीपर, एकाउंटेंट और वित्तीय प्रबंधक शामिल हैं। लागत नियंत्रक और बजट पर्यवेक्षक रिकॉर्ड-कीपिंग और रिपोर्टिंग के साथ भी मदद करते हैं।
