कई कार्यस्थलों में, ज्ञापन संचार के एक सुविधाजनक और प्रभावी साधन के रूप में कार्य करता है। एक ज्ञापन में सवालों के जवाब देने के बजाय, आमने-सामने संचार के बजाय, आप दोनों श्रमिकों की संख्या बढ़ा सकते हैं जो आपके उत्तर तक पहुंचते हैं और श्रमिकों को संदर्भ के लिए एक भौतिक या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रदान करते हैं, बाद में उन्हें आपके द्वारा दिए गए उत्तर को भूल जाना चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका मेमो जितना संभव हो उतना प्रभावी है, अपने संचार को ठीक से प्रारूपित करें, और ध्यान से अपने दर्शकों को ध्यान में रखकर लिखें।
एक मेमो हेडिंग बनाएं। पूरी तिथि के बाद "दिनांक:" शामिल करें, जिस पर आप अपना ज्ञापन, "टू:" भेज रहे हैं, इस स्पष्टीकरण के साथ कि आप किसे ज्ञापन भेज रहे हैं, "से:" अपने नाम के साथ, और "विषय:" विषय का संक्षिप्त विवरण। यदि ईमेल के माध्यम से आपका ज्ञापन तैयार किया जाता है, तो यह शीर्षक आपके लिए पहले से ही संभव होगा। यदि आपका मेमो टाइप कर रहा है, तो इस जानकारी को मेमो के शीर्ष पर रखें, बाईं ओर संरेखित करें।
प्रश्न को विषय पंक्ति में रखें। यदि आप जिस प्रश्न को संबोधित कर रहे हैं, वह अधिक लंबा था, तो उसे दो या तीन सार्थक शब्दों के वाक्यांश में संक्षिप्त करके संक्षेपण दें। यदि आप अपने ज्ञापन में एक से अधिक प्रश्नों को संबोधित करने की योजना बनाते हैं, तो प्रश्नों के विषय को सूचीबद्ध करें, इसके बाद कर्मचारियों को ज्ञापन की सामग्री के प्रति सचेत करने के लिए "प्रश्नोत्तर" करें। इस प्रश्न या प्रश्नोत्तर को विषय पंक्ति में रखकर, आप कर्मचारियों के लिए ज्ञापन ढूंढना आसान बनाते हैं, जिसे बाद में उन्हें संदर्भित करना चाहिए।
प्रश्न या प्रश्नों का उत्तर स्पष्ट रूप से स्पष्ट रूप से दें। कर्मचारी अपने सवालों के जवाब चाहते हैं, क्रियात्मक जुबान नहीं। अपने उत्तर को स्पष्ट और छोटा रखने से, आप इस संभावना को बढ़ा सकते हैं कि पाठक उत्तर को समझ सकते हैं और उस पर प्रभावी ढंग से प्रतिक्रिया दे सकते हैं।
उन कर्मचारियों को बताएं जिनसे उन्हें संपर्क करना चाहिए, अगर उन्हें अतिरिक्त जानकारी चाहिए। यदि आप स्वयं प्रश्नों के संबंध में कोई भ्रम दूर करना चाहते हैं, तो उन्हें आपसे बात करने के लिए कहें। यदि आपके व्यवसाय के भीतर एक और विभाग है जो विषय के बारे में सवालों के जवाब देने के लिए बेहतर अनुकूल होगा, तो अपने कर्मचारियों को इस विभाग के भीतर एक विशिष्ट व्यक्ति को संदर्भित करने के लिए कहें, और इस व्यक्ति की संपर्क जानकारी शामिल करें।
