व्यवसाय, व्यक्तिगत ठेकेदार और गैर-लाभकारी संगठन अपनी सेवाओं में निष्पादन और भागीदारी को नियंत्रित करने वाले दिशानिर्देशों को व्यक्त करने के लिए नीतिगत बयानों का निर्माण करते हैं। ये नीतियां प्रोटोकॉल स्थापित करती हैं और उन मापदंडों को निर्धारित करती हैं, जो किसी स्थान के साथ अनुबंध या प्रवेश करने वाले सभी का पालन करना चाहिए। इन नीतियों का मसौदा तैयार करना कंपनी के लक्ष्यों के लिए सीधा संबंध स्थापित करने के अलावा, सभी संगठनात्मक संस्थाओं के इनपुट से शुरू होता है। नीति लेखकों के लिए, प्रारूप और वितरण के संबंध में अनुसंधान, तैयारी और निर्णय प्रोटोकॉल-लेखन प्रक्रिया के थोक पर हावी हैं।
लिखने की तैयारी करो। नोट लेने वाली सामग्रियों को इकट्ठा करें, एक निर्दिष्ट कंप्यूटर या वर्ड प्रोसेसर को सुरक्षित करें और लेखन के थोक को संचालित करने के लिए एक स्थान चुनें। इसके अलावा, नीति और प्रोटोकॉल की प्राथमिक भाषा चुनें, जबकि शब्द शैली और नीति दस्तावेज़ के फ़ॉन्ट प्रकारों पर विचार करें।
एक नई नीति या दस्तावेज़ के निर्माण पर इनपुट के लिए प्रमुख कर्मियों के साथ बैठक आयोजित करना। उदाहरण के लिए, शारीरिक सुरक्षा नीति मापदंडों को नीतिगत आवश्यकताओं पर अपने विचार प्रदान करने के लिए मानव संसाधन प्रतिनिधि और सुरक्षा कर्मियों दोनों की आवश्यकता होती है। एकत्र की गई जानकारी से नीतियों या प्रोटोकॉल बनाने में उपयोग के लिए मीटिंग मिनट लें।
कंपनी या सेवा मिशन का मूल्यांकन करें। पॉलिसी या प्रोटोकॉल के समग्र स्वर के लिए एक गाइड के रूप में कंपनी मिशन की भाषा और एप्लिकेशन का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, सावधानीपूर्वक योजना और रिपोर्टिंग उपायों की पुनरावृत्ति औद्योगिक सुरक्षा समुदाय के भीतर नीति निर्माताओं के लिए महत्वपूर्ण महत्व रखती है।
दर्शकों पर शोध करें। ग्राहकों, ठेकेदारों या कर्मचारियों की संख्या की गणना करें जो नीति दस्तावेज़ के लिए प्राथमिक दर्शकों का गठन करते हैं। स्थान और वितरण आवश्यकताओं को निर्धारित करने के लिए इन व्यक्तियों के कार्य- या व्यवसाय से संबंधित स्थान की पहचान करें। इसके अलावा, पॉलिसी दस्तावेज में संभावित समावेश के लिए कर्मचारी की नौकरी के विवरण और अनुबंधों की समीक्षा करें।
कार्यस्थल या व्यावसायिक स्थान के भौतिक लेआउट की समीक्षा करें। प्रोटोकॉल दस्तावेज़ के एक पर्यावरण और सुरक्षा हिस्से के निर्माण में उपयोग के लिए आयाम, मौजूदा यातायात के तरीके और समर्पित क्षेत्र, जैसे टॉयलेट और कर्मचारी लाउंज, का दस्तावेज़। अधिकतम क्षमता सीमा और अनिवार्य अग्नि सुरक्षा उपकरणों जैसी आवश्यकताओं को निर्धारित करने के लिए स्थानीय अग्निशमन विभाग या व्यावसायिक सुरक्षा संगठन जैसे बाहरी एजेंसियों से संपर्क करें।
मौजूदा कंपनी के दस्तावेजों की समीक्षा करें। एक नई नीति और प्रक्रिया दस्तावेज के निर्माण में उपयोग के लिए सभी मौजूदा कंपनी नीति पत्र, पिछले प्रोटोकॉल मैनुअल और सेवा से संबंधित दस्तावेज इकट्ठा करें। पुरानी जानकारी को पहचानें और आवश्यक डेटा को अपडेट करें। आधिकारिक हस्ताक्षरों की आवश्यकता वाले रूपों के लिए, मूल हस्ताक्षरकर्ता या उपयुक्त प्रतिस्थापन या सरोगेट का पता लगाएं। पुराने डेटा का उचित निपटान करना जिसमें अभी भी संवेदनशील जानकारी हो सकती है।
अनुसंधान उत्पाद सुरक्षा और उपयोग। उत्पाद वितरकों, खुदरा विक्रेताओं या निर्माताओं को किसी बेचे या निर्मित उत्पाद के उचित उपयोग और सुरक्षा उपायों पर शोध करना चाहिए। सुरक्षा और आपातकालीन डेटा प्रस्तुत करते समय इस जानकारी को सेवा नीति नियमावली के प्रक्रियात्मक खंड में जोड़ें। मौजूद या खतरनाक सामग्री वाले आइटम के लिए सुरक्षित हैंडलिंग और निपटान डेटा जोड़ें।
कई प्रारूप बनाएं। नीति या प्रोटोकॉल के पुस्तक और इलेक्ट्रॉनिक संस्करण दस्तावेज़ के दर्शकों के लिए सुविधा प्रदान करते हैं। इलेक्ट्रॉनिक नीति दस्तावेज़ पाठकों को कई स्थानों से नीति की आसानी से समीक्षा करने की अनुमति देते हैं। इसके अलावा, पुस्तक या हार्ड कॉपी प्रारूप आवश्यक होने पर त्वरित समीक्षा के लिए एक भौतिक संस्करण प्रदान करता है।
