एक कार्यकारी सारांश किसी भी प्रकार की रिपोर्ट के साथ-साथ कर सकता है - यदि आपके दर्शक पूरी रिपोर्ट के माध्यम से पढ़ना नहीं चाहते हैं तो यह महत्वपूर्ण विवरणों का एक समेकन है। अंतर बारीक विवरण में हैं। आपको अपने विषय और अपने दर्शकों को समायोजित करने के लिए मानक प्रारूप को ठीक से ट्यून करना होगा। यदि आपका दर्शक सेना है, तो स्ट्रेटेजिक मार्केटिंग ग्रुप चेतावनी देता है कि नौसेना अकेले एक वर्ष में 500 मिलियन से अधिक दस्तावेज तैयार करती है। इसे ध्यान में रखते हुए आपकी सबसे बड़ी चिंता होनी चाहिए क्योंकि कर्मियों के पास आपके पृष्ठों पर खर्च करने के लिए बहुत समय नहीं हो सकता है।
आपकी जानकारी का आयोजन
आपकी पहली चुनौती यह है कि आप अपनी रिपोर्ट में जानकारी को व्यवस्थित करें ताकि आप बहुत छोटे दस्तावेज़ में सबसे महत्वपूर्ण भागों को शामिल कर सकें - आपका सारांश। पूरी रिपोर्ट पर जाएं और जो जानकारी आप अपने सारांश में शामिल करना चाहते हैं उसे बाहर निकालें। प्रस्तुति का क्रम इसी तरह होना चाहिए कि रिपोर्ट में जानकारी कैसे दिखाई दे। अपने सारांश में शीर्षकों को शामिल करें जो आपकी रिपोर्ट में अनुभागों से आसानी से मेल खाते या जुड़े हो सकते हैं। यदि आपकी रिपोर्ट शीर्षकों के लिए उधार नहीं देती है, तो आप इसे लिखते समय अपने सारांश में नोटिफिकेशन कर सकते हैं, अपने पाठक को यह निर्देश देते हुए कि लंबी रिपोर्ट में वह और अधिक गहन जानकारी पा सकता है। आप अपने सारांश में विशिष्ट डेटा शामिल नहीं करना चाहते हैं, लेकिन आपके पाठक को यह पता लगाने में सक्षम होना चाहिए कि क्या वह अधिक जानना चाहता है।
सारांश लिखना
सारांश का उद्देश्य यह है कि जितनी जल्दी हो सके सभी मूलभूत जानकारी को आपके पाठक को आपके द्वारा संबोधित किए जाने वाले मुद्दे के बारे में निर्णय लेने की आवश्यकता है। अपने सारांश को संरचित करें ताकि शुरुआत में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी दिखाई दे। इसमें आपकी रिपोर्ट के उद्देश्य और कार्यक्षेत्र का उल्लेख करना चाहिए और संभवतः आपके निष्कर्ष भी। जब तक आपके सारांश का अंतिम पैराग्राफ नहीं होगा, तब तक आप अपने सैन्य दर्शकों को छोड़ना नहीं चाहेंगे। रिपोर्ट की सामग्री के आधार पर, फिर आप कार्यान्वित होने वाली प्रक्रियाओं, आपके द्वारा किए गए शोध, विश्लेषण, विकल्प और अपने अंतिम निर्णय के साथ अनुसरण कर सकते हैं। अपने पैराग्राफ को छोटा, सात या आठ से अधिक वाक्य न रखें, और अपनी रिपोर्ट के प्रत्येक भाग को समर्पित करें। जब तक आप किसी तकनीकी रिपोर्ट को सारांशित नहीं कर रहे हैं, तीन पृष्ठों के भीतर रहें। इस मामले में, आपका सारांश आपकी रिपोर्ट के पन्नों के 10 प्रतिशत तक हो सकता है, लेकिन यदि यह लंबा है, तो दो अलग-अलग डायरी लिखने के लिए स्वीकार्य है। लंबे समय तक तकनीकी समस्याओं से निपट सकते हैं और 3-पेज का छोटा सारांश पूरी रिपोर्ट का अवलोकन कर सकता है। अतीत, वर्तमान और भविष्य के तनाव के बीच आगे-पीछे मत कूदो - यह पठनीयता को धीमा कर देता है।
एक सैन्य दर्शकों को संबोधित करते हुए
सामरिक विपणन समूह सलाह देता है कि सेना की मानक लेखन शैली में एक स्पष्ट संदेश की आवश्यकता होती है जो तेजी से पढ़ने को बढ़ावा देता है। यदि आपकी रिपोर्ट में सशस्त्र बलों की किसी भी शाखा में किसी को भी पिच बनाना शामिल है, तो अपने सारांश के वाक्य और बिंदु तक रखें। "जैसे मुझे लगता है कि यह काम करेगा," जैसे एक्स के जेड के बराबर है, "आप केवल छह शब्दों को ड्रॉप कर सकते हैं," एक्स ज़ेड के बराबर है, "तो अपने सबसे महत्वपूर्ण तथ्यों को बाहर रखें और उन्हें अपने अनुमानित परिणामों के साथ सहसंबंधित करें।
सावधानी बरतना
यदि आप सैन्य मामलों पर चर्चा कर रहे हैं तो अपने पाठकों पर विचार करें। यदि आप सशस्त्र बलों के सदस्य हैं और आप असैनिक इकाई के लिए लिख रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप किसी भी जानकारी को शामिल नहीं करते हैं जो गोपनीय है या जो सुरक्षा को भंग करती है। यदि आप अपनी रिपोर्ट और अपने श्रेष्ठ को सारांश लिख रहे हैं, तो दोनों उसके डेस्क पर पहुंचने से पहले दूसरे हाथों से गुजर सकते हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि इसमें शामिल सभी को यह पढ़ने के लिए मंजूरी दे दी गई है कि आपने क्या लिखा है।
