एक कार्यकारी सारांश आमतौर पर एक लंबे मेमो, व्यापार योजना, समाचार रिलीज, कानूनी समझौते या किसी महत्वपूर्ण दस्तावेज की एक-पृष्ठ रूपरेखा है। कार्यकारी सारांश को व्यस्त कार्यकारी के लिए संक्षिप्त रूप में क्यों, क्या और कैसे मुद्दे का संचार करना चाहिए जिनके पास विवरण के लिए समय नहीं है। आपको यह मान लेना चाहिए कि जब पाठक इस मुद्दे में रुचि रखता है और इसमें शामिल व्यापक अवधारणाओं को समझता है, तो वह विवरण से परिचित नहीं है। एक सामान्य नियम के रूप में, पाठक को कार्यकारी सारांश को पढ़ने के बाद विषय के बारे में समझदारी से समझाने में सक्षम होना चाहिए।
पहले पैराग्राफ में स्पष्ट रूप से बताएं कि क्या हुआ है और क्यों हुआ है। एक कार्यकारी सारांश का पाठक संभवतः एक व्यस्त प्रबंधक होगा, जो हर समय कई तरह के मुद्दों और कई परियोजनाओं का सामना करता है। इसलिए आपको अधिक मिनटों के विवरण में आने से पहले मूल सिद्धांतों को फिर से लिखना चाहिए और पाठक को पुन: उन्मुख करना चाहिए। उदाहरण के लिए, सारांश के खुलने का समय यह हो सकता है: "यह रिपोर्ट आगामी वर्ष के लिए टायर्स इंक से खरीदे जाने वाले टायरों की कीमतों और वितरण कार्यक्रम निर्धारित करने के लिए 21 मई को हस्ताक्षरित आपूर्तिकर्ता समझौते का विवरण देती है।" यह उद्घाटन पाठक को यह याद दिलाने में मदद करेगा कि टायर की आपूर्ति और त्वरित मानसिक वार्म-अप ड्रिल के रूप में एक समझौते के कारण हुआ था।
समझौते के सभी प्रमुख बिंदुओं को सूचीबद्ध करें, आदर्श रूप से अलग बुलेट बिंदुओं में। बुलेट पॉइंट्स को पढ़ना और अवशोषित करना आसान होता है क्योंकि वे एक जटिल मुद्दे को आसानी से पचने योग्य बिट्स में तोड़ देते हैं। बुलेट बिंदुओं को अपवादों, विशेष खंडों या तकनीकी विवरणों के बजाय समझौते की मूल बातें बताई जानी चाहिए। जो कार्यकारी हर दिन टायर के साथ सौदा नहीं करता है, वह शायद जानना चाहेगा कि टायर्स इंक 25 कैलेंडर दिनों के भीतर टायर के आदेश को पूरा करने के लिए सहमत है, लेकिन यह जानने की जरूरत नहीं है कि अगर एक आदेश 50,000 से अधिक टायर के लिए है, तो यह लीड समय बढ़ जाता है व्यास के नियमों में 19 इंच से बड़े टायरों के लिए 30 दिन या उससे अधिक है। बस यह कहते हुए कि बड़े ऑर्डर और कुछ टायर के आकार में विशेष क्लॉज़ शामिल होंगे। ध्यान रखें कि पाठक हमेशा विवरण के लिए पूर्ण कानूनी समझौते का उल्लेख कर सकता है।
स्पष्ट करें कि कानूनी समझौता क्यों महत्वपूर्ण है। चूंकि पाठक संभवतः क्षेत्र का विशेषज्ञ नहीं होगा, इसलिए वह इस समझौते के महत्व को समझाने के लिए आप पर निर्भर करेगा। क्या मूल्य असामान्य रूप से लाभप्रद था, नेतृत्व समय विशेष रूप से कम था या समय पर आदेशों को पूरा करने में विफल रहने के लिए दंड बहुत कम था? समझौते की कमजोरियों के बारे में, सभी को समझाइए। ध्यान रखें कि यदि आप समझौते के पीछे प्रेरक शक्ति थे, तो यह आपकी उपलब्धियों के लिए क्रेडिट का दावा करने के लिए एक उपयुक्त और संभवतः एकमात्र समय भी है।
अगले चरणों को सूचीबद्ध करके सारांश समाप्त करें। समझौते पर हस्ताक्षर करने के लिए अतिरिक्त कार्यों की आवश्यकता हो सकती है, जैसे कि मुख्यालय द्वारा अनुमोदन, या समझौता स्वयं अपूर्ण हो सकता है, जिसमें एक खंड भी शामिल है जो बताता है कि ट्रक टायर के लिए आपूर्ति कार्यक्रम इस कानूनी दस्तावेज द्वारा कवर नहीं किए गए हैं और एक अतिरिक्त समझौता होगा निकट भविष्य में उनके लिए हस्ताक्षर किए। यह "फॉरवर्ड लुकिंग" प्रक्षेपण एक तार्किक निष्कर्ष पर सारांश लाएगा और पाठक को यह समझने की अच्छी समझ देगा कि आगे क्या करना है। यह अगले कार्यकारी सारांश का पालन करने की संभावना के लिए मंच निर्धारित करेगा।
