किसी कर्मचारी, आपूर्तिकर्ता या नीति धारक को सूचित करते समय कि उनका अनुबंध नवीनीकृत नहीं किया जा रहा है, आपको एक गैर-नवीकरण पत्र भेजना होगा। चातुर्य और व्यावसायिकता के साथ इस पत्र को लिखना एक सौहार्दपूर्ण अलगाव की सुविधा प्रदान कर सकता है, न कि समय और हृदय की बचत का उल्लेख करना। यह कुछ हद तक मुश्किल पैंतरेबाज़ी है; गैर-नवीकरण पत्र को प्राप्तकर्ता की भावनाओं के प्रति दृढ़ता से वर्णित स्थिति और संवेदनशीलता के बीच संतुलित होना चाहिए।
स्पष्ट रूप से अपनी मंशा बताएं
अपने उद्देश्य को स्पष्ट रूप से बताएं। अस्पष्टता बाद में भ्रम के लिए दरवाजा खोल सकती है। विचाराधीन व्यवसाय या संगठन का नाम बताने के बाद, स्पष्ट करें कि पाठक गैर-नवीकरण किया जा रहा है। अधिक संवेदनशील मामलों के लिए, जैसे कि काम की स्थिति, पत्र को गैर-नवीकरण के कारणों के बारे में संक्षेप में बताते हुए एक फोन कॉल या व्यक्तिगत बैठक का पालन करना चाहिए।
उदाहरण:
आप इस पत्र को प्राप्त कर रहे हैं क्योंकि आप वर्तमान में हमारे कार्यालय के लिए एक मासिक कॉफी सेवा प्रदान करते हैं जिसे हमें अगले महीने प्रभावी रूप से रद्द करना होगा।
बैकस्टोरी प्रदान करें
नवीनीकरण न होने का एक ईमानदार कारण दीजिए। आपका प्राप्तकर्ता निर्णय के लिए एक वैध स्पष्टीकरण का हकदार है। कई मामलों में, इसका कारण नीति में बदलाव, बजट में कटौती या स्थिति की नियमित समाप्ति के रूप में सरल हो सकता है। यदि निर्णय खराब प्रदर्शन पर आधारित था, तो उदाहरण के साथ कहें। कटुता या अति आरोपित बयान से बचें; इसके बजाय, शांत और पेशेवर रहें। सुनिश्चित करें कि आपके पास गलत या खराब प्रदर्शन के किसी भी बयान का समर्थन करने के लिए विशिष्ट घटना रिपोर्टें हैं, निर्णय को प्रश्न में आना चाहिए।
उदाहरण:
कार्य क्षमता में आपके प्रदर्शन के कारण, विशेषकर नौकरी के लिए समय की पाबंदी और प्रतिबद्धता के कारण आप गैर-नवीकरण किए जा रहे हैं।
उपलब्ध विकल्पों पर चर्चा करें
प्राप्तकर्ता को उपलब्ध विकल्पों की व्याख्या करें। एक नीति परिवर्तन के लिए, विकल्प और समाप्ति की एक विशिष्ट तारीख दें। एक कार्यस्थल या आपूर्तिकर्ता अनुबंध गैर-नवीकरण में, न केवल एक समय सीमा देना महत्वपूर्ण है, बल्कि अवकाश के समय और जिम्मेदारियों से संबंधित निर्देश। यह एक अवसर भी है, जिसे आपको चुनना चाहिए, जिससे प्राप्तकर्ता को गैर-नवीकरण की अपील करने की प्रक्रिया के बारे में सूचित किया जा सके। उस प्रक्रिया के प्रभारी व्यक्ति के लिए संपर्क जानकारी या अधिक जानकारी के लिए उपयुक्त वेबसाइट का लिंक प्रदान करें।
उदाहरण:
कृपया ध्यान दें कि हमारे साथ आपकी सेवा प्रभावी 1 फरवरी को समाप्त हो जाएगी। जबकि हमें वर्तमान में आपकी सेवाओं की आवश्यकता नहीं है, हम भविष्य में अपने बजट का विस्तार कर सकते हैं, इसलिए कृपया बाद में हमारे साथ पुन: मूल्यांकन करें। की जरूरत है।
विनम्रता मायने रखती है
विनम्र बने। कई मामलों में, एक गैर-नवीनीकरण प्राप्तकर्ता को आश्चर्यचकित करता है, और यह पढ़ने के लिए एक कठिन पत्र हो सकता है क्योंकि यह अक्सर एक प्रमुख जीवन या राजस्व परिवर्तन का प्रतिनिधित्व करता है। कर्मचारी, पॉलिसी धारक या आपूर्तिकर्ता को उनके समय और व्यवसाय में योगदान के लिए धन्यवाद और, जहां उपयुक्त हो, उनके भविष्य के प्रयासों में उन्हें शुभकामनाएं। हालांकि, किसी भी गलतफहमी या निर्णय के बारे में संदेह करने के लिए बाध्य न करें, क्योंकि यह प्राप्तकर्ता को सुझाव दे सकता है कि उसे निर्णय लेना चाहिए, या उसे अदालत में भी ले जाना चाहिए।
उदाहरण:
हमारे व्यवसाय में आपके द्वारा दिए गए बहुमूल्य योगदान के लिए धन्यवाद। हम आपको भविष्य के प्रयासों पर शुभकामनाएं देते हैं।
उचित प्रारूप
अपने नाम और स्थिति के साथ पत्र पर हस्ताक्षर करें। अपना शीर्षक और संपर्क जानकारी दें ताकि प्राप्तकर्ता निर्णय में आपके अधिकार को समझ सके और प्रश्नों के साथ आप तक पहुँच सके। यदि आप केवल नीति परिवर्तन की रिपोर्ट कर रहे हैं, तो जोड़ें कि गैर-नवीनीकरण उस नीति के अनुसार है, और इसे संदर्भ के लिए संलग्न करें।
छोटे प्रिंट को अवश्य पढ़ें
यदि आपके पास उस व्यक्ति या सेवा के साथ एक लिखित अनुबंध है जिसे आप नवीनीकृत नहीं करना चाहते हैं, तो ठीक प्रिंट को पढ़ना सुनिश्चित करें। आप अनुबंध को कैसे और कब समाप्त कर सकते हैं, इसके बारे में आपको कुछ जानकारी देनी होगी ताकि आप अनुबंध की स्थिति का उल्लंघन न करें। यदि यह एक स्वचालित रूप से अनुबंध को नवीनीकृत कर रहा है, जैसे कि मासिक सेवा के लिए, इसे समाप्त करने और इसे उचित विभाग को भेजने के लिए अपने अनुरोध को लिखित रूप में रखें। सेवा समाप्त करने की अपनी इच्छा को शामिल करना सुनिश्चित करें। यदि आप कारण को शामिल करना चाहते हैं तो यह आपके ऊपर है। यदि आप नवीनीकरण अवधि से पहले रद्द नहीं करते हैं, तो आप एक समाप्ति शुल्क के साथ फंस सकते हैं, इसलिए जब आप स्वचालित रूप से नवीनीकरण अनुबंध में प्रवेश करते हैं, तो रद्द करने के लिए किसी भी समय सीमा को नोट करें।
