यदि आप एक गैर-लाभकारी संगठन में काम करते हैं या स्वयंसेवक हैं, तो आप समझते हैं कि संगठन के वित्तपोषण का एक बड़ा हिस्सा व्यक्तियों और संस्थानों से दान से आता है। एक तरह से गैर-लाभकारी संपत्तियों का दान पिछले दानदाताओं और संभावित दाताओं को पत्र भेजकर धन की माँग करता है। पत्र का एक महत्वपूर्ण हिस्सा एक दाता को समझा रहा है कि संगठन के लिए उनका उपहार इतना महत्वपूर्ण क्यों है। कुछ पत्र दानकर्ताओं को प्रोत्साहन भी देते हैं कि वे पैसा दें तो उन्हें मिलेगा।
अपने पत्र के लिए एक नया पाठ दस्तावेज़ खोलें। अपने गैर-लाभकारी पत्र के लेटरहेड के लिए पत्र दस्तावेज़ के शीर्ष पर कई रिक्त स्थान छोड़ दें।
पत्र की तारीख टाइप करें, दो बार "एंटर" दबाएं, फिर प्राप्तकर्ता का पूरा नाम टाइप करें। अगली पंक्ति में, उसका सड़क का पता टाइप करें, फिर अगली पंक्ति में, उसका शहर, राज्य और ज़िप कोड लिखें। दो बार "एंटर" दबाएं।
"प्रिय" टाइप करें, फिर प्राप्तकर्ता का नाम। पहले नाम का उपयोग करें यदि आप मैत्रीपूर्ण और व्यक्तिगत या उसके शीर्षक और अंतिम नाम चाहते हैं यदि आप अधिक औपचारिक होना चाहते हैं। नाम के बाद एक कोलन टाइप करें। "प्रिय मित्र" या कुछ भी सामान्य के साथ कभी भी पत्र न खोलें। आप लोगों से दान के लिए पूछ रहे हैं, इसलिए आपको यथासंभव व्यक्तिगत होने की आवश्यकता है। यदि आपके पास लिखने के लिए बहुत सारे पत्र हैं, तो एक मेल प्रोग्राम का उपयोग करने पर विचार करें जो स्वचालित रूप से नामों को सम्मिलित करेगा।
"एन्टर" को दो बार दबाएं, फिर अक्षर का शरीर टाइप करें। पहले पैराग्राफ में एक आकर्षक कहानी लिखें। इसे पाठक का ध्यान आकर्षित करना चाहिए और उसे पत्र पढ़ना जारी रखना चाहिए। कहानी को यह बताना चाहिए कि आपके संगठन ने किस तरह एक व्यक्ति को सहायता प्रदान की है। उदाहरण के लिए, यदि आप कामकाजी परिवारों को भोजन प्रदान करते हैं, तो एक विशिष्ट परिवार के बारे में एक कहानी बताएं, जिसने आपको सहायता प्रदान की है और कैसे भोजन ने उन्हें पनपने में मदद की। यदि आप एक प्रदर्शनकारी कलाहीन व्यक्ति हैं, तो एक बच्चे के बारे में एक कहानी बताएं, जो आपके स्थान पर एक नाटक या नृत्य देखकर प्रभावित हुआ था।
पत्र को यह बताकर जारी रखें कि दाता का पैसा आपके संगठन को अपने मिशन को जारी रखने में कैसे मदद करेगा। पत्र में "आप" शब्द का प्रयोग करें, ताकि दाता को संगठन और सहायक के साथ जुड़ाव महसूस हो सके। तनाव है कि उसके दान से क्या फर्क पड़ता है। पठनीयता के लिए प्रत्येक अनुच्छेद के बीच एक स्थान छोड़ दें।
पत्र के समापन पैराग्राफ में पैसे के लिए पूछें। "क्या आप इस सर्दी में भूखे को खाना खिलाने में हमारी मदद करने के लिए $ 50, $ 100 या जो कुछ भी आप दे सकते हैं," की तर्ज पर कुछ लिखकर अपने अनुरोध में विशिष्ट बनें। इसे मांग के रूप में वाक्यांश के लिए सुनिश्चित करें, मांग नहीं। एक दाता यह महसूस नहीं करना चाहता कि आप उससे पैसे की उम्मीद कर रहे हैं।
अग्रिम में दाता को धन्यवाद दें और पत्र को बंद करें। अपने हस्ताक्षर के लिए स्थान छोड़ने के लिए "ईमानदारी से," फिर "दर्ज करें" चार बार टाइप करें। अपना नाम और प्रासंगिक शीर्षक, जैसे "दान के निदेशक" या "सीईओ" टाइप करें।
यदि आपको लगता है कि यह प्रासंगिक है तो पत्र में एक पोस्टस्क्रिप्ट जोड़ें। उदाहरण के लिए, यदि आपको एक चुनौती अनुदान प्राप्त हुआ है, तो उल्लेख करें कि हर डॉलर जो दाता देता है वह एक निश्चित तारीख तक दोगुना हो जाएगा। यदि आपके पास पदोन्नति है, जैसे कि प्रत्येक $ 50 दान के लिए एक नि: शुल्क टी-शर्ट, तो उल्लेख करें कि पोस्टस्क्रिप्ट में।
