लेखाकार और वकील जैसे पेशेवर, अक्सर महत्वपूर्ण व्यावसायिक मामलों के बारे में ग्राहकों को पत्र लिखते हैं। फर्म को स्पष्ट, प्रभावी ग्राहक पत्रों के उत्पादन के लिए कुछ प्रक्रियाओं का पालन करना चाहिए। पेशेवर कई उद्देश्यों के लिए ग्राहक पत्र लिखते हैं जिसमें एक नए ग्राहक का स्वागत करना, एक व्यावसायिक मामले पर चर्चा करना या सलाह देना शामिल होता है। एक पेशेवर पत्र को पेशेवर रूप से लिखें और पढ़ने में आसान बनाएं, एक स्पष्ट उद्देश्य के साथ पाठक समझ जाएगा।
लेटरहेड का उपयोग करें। अधिकांश व्यावसायिक व्यवसाय क्लाइंट्स के लिए सभी अक्षरों सहित लेटरहेड का उपयोग करते हैं। लेटरहेड में फर्म का नाम, पता और फोन नंबर होता है।
पत्र को संबोधित करें। किसी ग्राहक को पत्र लिखते समय, उस व्यक्ति का नाम बताकर सीधे उसे लिखें। यह "प्रिय" शब्द के साथ शुरू हो सकता है जिसके बाद व्यक्ति का नाम या शब्द "To" होगा। पत्र के शीर्ष पर एक तारीख शामिल करें।
एक संक्षिप्त परिचय के साथ पत्र शुरू करें। परिचय सुखद और संवादात्मक रखें। अपनी फर्म का उपयोग करने के लिए ग्राहक को धन्यवाद दें और पत्र के कारण का संकेत दें।
पत्र के शरीर का विकास करना। पत्र के इस भाग में पत्र के उद्देश्य की जानकारी है। इसमें क्लाइंट के लिए प्रासंगिक सलाह या अन्य जानकारी हो सकती है।
उन शब्दों का उपयोग करने से बचें जो आपके विशेष क्षेत्र में केवल एक पेशेवर समझेंगे। वकील और एकाउंटेंट अक्सर अपने क्षेत्र के लिए विशिष्ट शब्दों का उपयोग करते हैं, लेकिन ग्राहकों के लिए अपरिचित हो सकते हैं। ऐसे शब्द चुनें जो किसी भी व्यक्ति के लिए स्पष्ट हों, चाहे उनकी पृष्ठभूमि कुछ भी हो।
क्लाइंट को प्रश्नों के साथ कॉल करने के लिए कहें। अतिरिक्त सहायता और जानकारी के लिए फर्म से संपर्क करने का निमंत्रण सभी ग्राहक पत्रों का एक मानक हिस्सा है।
पत्र पर हस्ताक्षर करें। पत्र के नीचे अपना हस्ताक्षर शामिल करें और दस्तावेज़ को अपने ग्राहक को मेल करें।
