मेमो को अक्सर एक बार में कई लोगों को भेजा जाता है और ऐसा नहीं माना जाता है कि यह एक व्यावसायिक पत्र है। एक व्यावसायिक ज्ञापन निर्देश देने या दर्शकों को सूचित करने के लिए लिखा जाता है। वह दर्शक आपके संगठन या तीसरे पक्ष के सदस्य हो सकते हैं, जैसे कि ग्राहक। क्लाइंट मेमो लिखते समय, आपके मेमो में पेशेवर बने रहना और बहुत सारी जानकारी देना और भी महत्वपूर्ण है। अतिरिक्त सामग्री, जैसे कि आपकी कंपनी के बारे में जानकारी, ग्राहक मेमो के साथ शामिल हो सकती है।
अपने ग्राहक मेमो के लिए शीर्षक बनाएँ। शीर्षक श्रेणियां To, From, Date और Subject हैं। अनुभाग में उन सभी ग्राहकों को शामिल करना चाहिए जिन्हें आप मेमो भेज रहे हैं। आपका नाम From सेक्शन में जाता है। मेमो भेजने की तारीख आपको "दिनांक" के बाद लिखी जानी चाहिए और मेमो के विषय को स्पष्ट रूप से उद्देश्य को स्पष्ट करना चाहिए, जैसे कि "अतिरिक्त जानकारी के लिए वेबसाइट प्रोजेक्ट की आवश्यकता है।"
अपने ग्राहक के साथ पहले पैराग्राफ को ध्यान में रखकर लिखें। पहले पैराग्राफ में कुछ वाक्य होने चाहिए जो संक्षेप में मेमो के लिए आपके उद्देश्य की व्याख्या करें। वेबसाइट प्रोजेक्ट उदाहरण का उपयोग करते हुए, आप क्लाइंट के लिए काम कर रहे प्रोजेक्ट की व्याख्या करेंगे, आपको अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता क्यों है और वह जानकारी क्या है। यह एक सारांश है, इसलिए अभी तक कोई विवरण शामिल करने की आवश्यकता नहीं है।
ज्ञापन के शरीर को लिखें, जो आमतौर पर कुछ पैराग्राफ लंबा होता है। यह वह जगह है जहां आप ग्राहक के संदर्भ के लिए विवरण शामिल करेंगे। उदाहरण के लिए, आप इस बारे में बात कर सकते हैं कि आपको किस वेबसाइट की परियोजना से परेशानी हो रही है और आपको ग्राहक से क्या विशेष जानकारी चाहिए।
समापन पैराग्राफ में, यदि लागू हो, तो ग्राहक को आपके द्वारा आवश्यक कदमों को शामिल करें। सूचनात्मक ज्ञापन, जैसे कि एक नई कंपनी नीति पर ग्राहक को अपडेट करना, को इस खंड की आवश्यकता नहीं है। वेबसाइट प्रोजेक्ट उदाहरण में, हालांकि, आपको क्लाइंट को यह समझाना होगा कि आप किस तरह से अतिरिक्त सूचनाएँ आपको भेजना पसंद करते हैं। यदि ग्राहक को कोई कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है, तो आप अपने संपर्क की जानकारी उस मामले में दे सकते हैं जब उसके पास प्रश्न हों। अपने समय के लिए उन्हें धन्यवाद देना न भूलें।
