नौकरी की तलाश में, पूर्व नियोक्ता का एक संदर्भ पत्र एक उम्मीदवार के कौशल, योग्यता और अनुभव को मान्य करने में काफी मददगार हो सकता है। हालांकि, कानूनी दावों और महंगे मुकदमेबाजी के डर से नियोक्ताओं को समाप्त कर्मचारियों के संदर्भों को बाहर निकालने से रोका जाता है। इसलिए, एक संदर्भ पत्र लिखना सावधानी के साथ संपर्क किया जाना चाहिए।
पूर्व कर्मचारियों के लिए संदर्भ पत्रों के लिए कंपनी नीति के बारे में अपने मानव संसाधन विभाग से संपर्क करें। कई नियोक्ताओं के पास बाद के नियोक्ताओं या पूर्व कर्मचारी द्वारा दायर दावों में संभावित देयता बनाने वाले संदर्भों के बारे में नीतियां हैं। पूर्व कर्मचारियों के संदर्भ पत्रों से संबंधित नियोक्ता प्रतिरक्षा पर अपने राज्य के कानून का अनुसंधान करें। भावी नियोक्ता एक उम्मीदवार के कार्य इतिहास के बारे में सच्चा और पूर्ण संदर्भ प्राप्त करना चाहते हैं; हालाँकि, यह पिछले नियोक्ताओं की मुश्किल से जानकारी प्राप्त करता है, जो कम से कम तारकीय रोजगार रिकॉर्ड वाले कर्मचारियों से कानूनी अड़चनों और संभावित दावों की चिंता करते हैं।
कंपनी छोड़ने के कारण का निर्धारण करने के लिए पूर्व कर्मचारी के कार्मिक फ़ाइल की समीक्षा करें। जब आप संदर्भ पत्र का निर्माण करते हैं तो समाप्ति का कारण भी एक मुद्दा बन सकता है। उस व्यक्ति को ध्यान में रखें, जिसे आप संदर्भ पत्र निर्देशित करते हैं, यह पूछ सकता है कि क्या पूर्व कर्मचारी पुनरावृत्ति के लिए पात्र है या यदि उसने इस्तीफे की पर्याप्त सूचना दी है।यदि उसने कंपनी की नीति या प्रोटोकॉल का पालन करते हुए अपना इस्तीफा दे दिया है, तो ये गलत मुद्दे हैं, और आप संभवतः पत्र लिखने के लिए आगे बढ़ सकते हैं।
पतेदार का पूरा नाम और शीर्षक प्राप्त करें। ऐसी स्थिति में कर्मचारी आपसे एक सामान्य संदर्भ पत्र "जिसे यह चिंता कर सकता है" लिखने के लिए कहता है, इस तरह के पत्र की सीमाओं की व्याख्या करें। उसे बताएं कि आप किसी विशिष्ट व्यक्ति या कंपनी को पत्र लिखना पसंद करते हैं, इसलिए आपके पास एक रिकॉर्ड है। संदर्भ पत्र का उपयोग किस प्रकार और किस उद्देश्य से किया जा रहा है। एक सामान्य संदर्भ पत्र में कड़ाई से तथ्यात्मक जानकारी होनी चाहिए, रोजगार की तारीखों, नौकरी के शीर्षक और वेतन तक सीमित होना चाहिए। ये रोजगार के बारे में मूल तथ्य हैं जो रोजगार के किसी भी सत्यापन के दौरान प्रदान किए जाएंगे। जेनेरिक रेफरेंस लेटर लिखने के लिए कहा गया है, जो मानक रोजगार सत्यापन में शामिल होगा, उससे अधिक जानकारी देने से बचें।
ड्राफ्ट संदर्भ की तुलना में तथ्यात्मक जानकारी शामिल है, जैसे कि रोजगार की तिथियां, नौकरी का शीर्षक, कर्तव्यों और जिम्मेदारियों का एक संक्षिप्त विवरण और, यदि अनुरोध किया गया है, तो शुरुआत और अंत में वेतन। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप आवश्यक जानकारी प्रदान कर रहे हैं और सुनिश्चित करें कि मानव संसाधन प्रबंधक के साथ अपने मसौदे की समीक्षा करें, कर्मचारी के कार्मिक फ़ाइल को दोबारा जांचें। यदि आप एक पत्र लिख रहे हैं जिसमें कर्मचारी के प्रदर्शन के बारे में अधिक जानकारी है, तो आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली जानकारी को सीमित करें कि क्या कर्मचारी पुनरावृत्ति के लिए पात्र है। यदि पूर्व कर्मचारी अपने रोजगार के दौरान किसी भी प्रदर्शन के मुद्दों के बिना एक मॉडल कर्मचारी था, तो संदर्भ को इस तरीके से प्रदर्शित करें कि जब तक आपके पास इसे वापस करने के लिए प्रदर्शन की समीक्षा हो।
