मानहानि के मुकदमों के डर से कई नियोक्ताओं ने संदर्भ पत्रों की सामग्री को संभावित नियोक्ताओं तक सीमित कर दिया है। प्रतिबंध आमतौर पर पूर्व कर्मचारी की स्थिति और रोजगार की तारीखों के सत्यापन की अनुमति देते हैं। हालांकि, नियोक्ता अपने समय पर कर्मचारियों को क्या करते हैं, इसे प्रतिबंधित नहीं कर सकते। कर्मचारी घर से संदर्भ पत्र भेज सकते हैं जब तक यह स्पष्ट है कि पत्र केवल उनके व्यक्तिगत विचारों को दर्शाता है और उनके नियोक्ता का प्रतिनिधित्व नहीं करता है।
पूर्व कर्मचारी के लिए संदर्भ पत्रों के बारे में अपनी कंपनी की नीति की समीक्षा करें। अपने कार्य कंप्यूटर पर पत्र न लिखें या कार्य से भेजें अगर पॉलिसी किसी संदर्भ पत्र की सामग्री को प्रतिबंधित करती है।
उस व्यक्ति से बात करें जिसके लिए आप पत्र लिख रहे हैं और उस नौकरी की पूरी समझ प्राप्त करें जिसके लिए वह आवेदन कर रहा है।
दिनांक डालें और सीधे हायरिंग मैनेजर को पत्र को संबोधित करें।
बताएं कि आप आवेदक को और उसके संबंध को कैसे जानते हैं। उस कंपनी का नाम शामिल करें जहां आपने एक साथ काम किया है, यदि लागू हो।
संभावित नियोक्ता के लिए आवेदक के फिर से शुरू होने की जानकारी की पुष्टि करने के लिए आवेदक की रोज़गार की तारीख और आखिरी नौकरी का शीर्षक शामिल करें। आवेदक के वेतन दर, रीयर की स्थिति या किसी भी कर्मियों के रिकॉर्ड को शामिल न करें।
आपके द्वारा या आपके साथ उस व्यक्ति के द्वारा किए गए कार्य का संक्षिप्त विवरण लिखें और उसका अनुभव उसे नई स्थिति में सफल होने में कैसे मदद करेगा। क्लिच से बचें।
महत्वपूर्ण उपलब्धियों, प्रासंगिक प्रशिक्षण और आवेदक द्वारा जीते गए किसी भी पुरस्कार का उल्लेख करें।
पत्र को प्रूफ़ दें और किसी मित्र को इसे प्रूफ़ करने के लिए भी कहें। त्रुटि-मुक्त संदर्भ पत्र अधिक सम्मानजनक हैं।
जितनी जल्दी हो सके संभावित नियोक्ता को सीधे पत्र भेजें।
टिप्स
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यदि आपका संदर्भ पत्र आपकी व्यक्तिगत राय के बजाय आवेदक के पूर्व नियोक्ता का प्रतिनिधित्व करता है, तो तटस्थ और तथ्यपूर्ण रहें।
चेतावनी
आप जो भी शामिल करते हैं, उसके बारे में सावधान रहें। कुछ राज्यों को कंपनियों को लिखित अनुरोध पर, आवेदकों को उन पत्रों की एक प्रति भेजने की आवश्यकता होती है जो उनकी रोजगार योग्यता को प्रभावित कर सकते हैं।
