जब व्यवसायों को पीआर अभियान बनाने के लिए बाहरी जनसंपर्क फर्म की आवश्यकता होती है, तो वे अक्सर कई प्रतियोगियों से बोलियों का अनुरोध करते हैं। व्यवसाय को धरातल पर उतारने के लिए, आपको कंपनी को पीआर प्रस्ताव के साथ प्रस्तुत करना होगा जिसमें कंपनी के लक्ष्य और उद्देश्य, लक्षित दर्शक और मीडिया, सिफारिशें, समय और बजट शामिल हों। इससे पहले कि आप प्रस्ताव लिखें, हालांकि, आपके पास काम करने के लिए विशिष्ट व्यवसाय, उद्योग और बाजार में अनुसंधान शामिल है, साथ ही साथ आप परियोजना को देखने के विभिन्न तरीकों को भी शामिल कर सकते हैं।
क्लाइंट को जानें
एक साइज सबके लिए फ़िट नहीं होता है। इससे पहले कि आप पीआर अभियान पर विचार कर सकें, आपको अपने ग्राहक को जानने के लिए समय बिताना होगा। कंपनी में प्रिंसिपल और प्रबंधकों के साथ इन-पर्सन मीटिंग्स को होल्ड करें, फिर ईमेल और फोन कॉल के साथ फॉलो करें, जब तक कि आपके पास कंपनी की संस्कृति, इसकी सामान्य संचार शैली और सामुदायिक प्रतिष्ठा का ठोस आभास न हो। उदाहरण के लिए, आप एक औपचारिक, "वॉल स्ट्रीट जर्नल" प्रकार के अभियान को एक व्यापक, परिवार-उन्मुख व्यवसाय या इसके विपरीत के लिए एक साथ नहीं रखना चाहेंगे।
वर्तमान बाज़ार को समझें
एक बार जब आप उस टोन का एक अच्छा विचार प्राप्त कर लेते हैं जो आपके प्रस्ताव को लेने की आवश्यकता है, तो इसे वर्तमान बाजार के संदर्भ में फ्रेम करें। प्रतियोगिता का विश्लेषण करें और यह किस प्रकार के विज्ञापन और विपणन का उपयोग कर रहा है। टारगेट मार्केट को समझें और इसकी जानकारी कैसे मिल रही है। उदाहरण के लिए, यदि लक्ष्य युवा वयस्क है, तो आपको अपने प्रस्ताव में सोशल मीडिया पहलू को शामिल करना होगा। दूसरी ओर, वरिष्ठ भी सोशल मीडिया अभियान पर कड़ी प्रतिक्रिया नहीं देंगे।
अपने सामान्य दृष्टिकोण को रेखांकित करें
अंतिम प्रस्ताव को एक साथ रखने से पहले, आवश्यक भागों की रूपरेखा तैयार करें। एक बड़े बाजार में, पर्याप्त प्रतिस्पर्धा के साथ, उदाहरण के लिए, आपको अपनी खुद की कंपनी का व्यापक इतिहास और आपके द्वारा शुरू किए गए सफल अभियानों को शामिल करना पड़ सकता है। अंतिम चरण से पहले, तय करें कि ग्राहक को प्रतियोगिता के बारे में और आपके द्वारा बनाए गए किसी भी विश्लेषण के बारे में कितना पता होना चाहिए। जैसा कि आप अपने शोध चरण के दौरान ग्राहक को अच्छी तरह से जानना चाहते हैं, आपको प्रस्ताव पेश करने के लिए सबसे अच्छे प्रारूप की भी गहरी समझ होगी। चाहे आपको एक कथा, संक्षिप्त बुलेट बिंदु या ग्राफ़ और चार्ट के साथ एक पैकेज प्रदान करने की आवश्यकता हो, जो ग्राहक की वरीयताओं और संचालन की शैली पर निर्भर करेगा।
मूल बातें शामिल करें
एक पीआर प्रस्ताव को आपके विचारों को उजागर करने की आवश्यकता होती है, ताकि बहुत सारे विवरणों को दूर किए बिना ग्राहक प्रस्ताव ले सके और आपके बिना आपके विचारों को लागू कर सके। उपयुक्त संदर्भों के साथ, प्रस्ताव के सारांश के साथ-साथ आपकी कंपनी के बारे में जानकारी शामिल करें और आपका मानना है कि अभियान से निपटने के मुख्य बिंदु हैं। मीडिया के कुछ उदाहरणों के साथ-साथ आप संपर्क कर सकते हैं कि आप किस शीर्ष संदेश को वहां डालेंगे। अनुमानित कार्य और समय के साथ-साथ विशिष्ट शुल्क और खर्चों के तहत कौन सी सेवाएं शामिल हैं, इसकी एक समयावधि शामिल करें। एक समापन कथन के साथ समापन करें जो क्लाइंट को बताता है कि आप उसके साथ काम करने के लिए कैसे तत्पर हैं और आप कैसे सुनिश्चित करते हैं कि आपके पास एक सकारात्मक और समृद्ध संबंध होगा।
