प्रत्येक व्यवसाय और व्यक्ति जो जनता के साथ काम करता है, उसे किसी समय जनता के साथ संवाद करना चाहिए। लेकिन किसी पार्टी के लिए अपने प्राथमिक व्यवसाय के बीच अपने संसाधनों को विभाजित करने के लिए और दुनिया को उस व्यवसाय को समझाने के लिए यह आदर्श नहीं है - यह वह जगह है जहां सार्वजनिक एजेंसियां आती हैं। इसके नमक के लायक कोई भी पीआर एजेंसी एक प्रभावी चेहरे और आवाज बनने के लिए विभिन्न तरीकों का उपयोग करेगी। ग्राहक के लिए यह प्रतिनिधित्व करता है।
ग्राहक के रूप में एक ही पृष्ठ पर हो रही है
इससे पहले कि कोई पीआर एजेंसी किसी ग्राहक की ओर से संदेश निकाल सके, उसे यह पता लगाना चाहिए कि वह संदेश क्या है। पीआर प्रतिनिधि अपने ग्राहकों के साथ बैठकर रिश्ते की शुरुआत में उनके संचालन के बारे में सब कुछ पता कर सकते हैं। व्यवसायों के लिए, उस जानकारी में उनके सामान्य मिशन स्टेटमेंट, उत्पाद, सेवाएं और वे उन्हें बाज़ार में कैसे लाते हैं। सार्वजनिक आंकड़ों के लिए, जिसमें व्यक्ति की पेशेवर परियोजनाओं के बारे में जानकारी, साथ ही व्यक्तिगत जीवन विवरण शामिल हैं जो सार्वजनिक राय को प्रभावित कर सकते हैं। सभी ग्राहकों के लिए, एजेंसी सूचनाओं के आदान-प्रदान के लिए प्रोटोकॉल स्थापित करती है ताकि यह जनता के लिए नए विकास को पेश करने का मौका न चूकें।
लेखन प्रेस विज्ञप्ति
पीआर एजेंसियों से निकलने वाला मूल उत्पाद प्रेस विज्ञप्ति है, कंपनी के बारे में जानकारी जो प्रकाशन के लिए समाचार एजेंसियों को दी जाती है। समाचार एजेंसियों को प्रेस विज्ञप्ति जारी करना पसंद है, विशेष रूप से धीमी गति के समाचार दिनों पर, क्योंकि इसका मतलब है कि कागज में जगह भरने के लिए कम काम करना। कैविएट यह है कि प्रेस विज्ञप्ति में कुछ संपादन परिवर्तनों की आवश्यकता होनी चाहिए - अन्यथा समाचार संपादकों को इस बात पर कीमती समय बर्बाद नहीं करना होगा कि शायद गैर-संभावित जानकारी क्या है। पीआर एजेंसी की गुणवत्ता का पता लगाने का एक तरीका प्रेस रिलीज के नमूने मांगना और एसोसिएटेड प्रेस शैली दिशानिर्देशों के खिलाफ उनकी जांच करना है। यदि रिलीज़ को वास्तविक समाचार लेखों से प्रारूप में अलग-अलग पहचाना जा सकता है, और आप अभी भी रिलीज़ में प्रतिनिधित्व संगठन के सकारात्मक प्रभाव के साथ चलते हैं, तो एजेंसी ने अपना काम अच्छी तरह से किया है। लेकिन एक वास्तविक समाचार लेख के विपरीत, यह महत्वपूर्ण नहीं है कि एक प्रेस विज्ञप्ति में सटीक उद्धरण शामिल हैं। अक्सर, जनसंपर्क लेखक उद्धरण तैयार करता है - लेकिन केवल ग्राहकों की ओर से - और ग्राहक से अनुमोदन मांगता है इससे पहले कि प्रेस विज्ञप्ति समाचार एजेंसियों को भेजी जाती है।
समाचार एजेंसियों के साथ संबंध स्थापित करना
पीआर एजेंसियों को समाचार एजेंसियों की एक सूची रखनी चाहिए जिससे वे प्रेस विज्ञप्ति भेजें। लेकिन, अधिक महत्वपूर्ण, जनसंपर्क पेशेवर पत्रकारों के साथ बोलने वाले संबंध स्थापित करते हैं जो एक लेख के लिए एक ग्राहक के बारे में जानकारी चाहते हैं। पीआर प्रोफेशनल्स उस संगठन से आने वाली सभी सूचनाओं के लिए प्रवेश द्वार हैं जिनका वे प्रतिनिधित्व करते हैं। इसका मतलब है कि एक पीआर एजेंसी ग्राहक के बारे में जानकारी के लिए पत्रकार का पहला संपर्क होगी, और एजेंसी या तो ग्राहक के प्रवक्ता के रूप में कार्य करेगी या ग्राहक संगठन के भीतर उचित व्यक्ति के संपर्क में पत्रकार को रखेगी। कभी-कभी, एजेंसी के साथ एक कर्मचारी एक सकारात्मक दिशा में सवालों और जवाबों का मार्गदर्शन करने के लिए एक साक्षात्कार में तीसरे पक्ष के रूप में कार्य करता है।
सामाजिक मीडिया उपस्थिति का प्रबंधन
सोशल मीडिया के विकास के साथ, ग्राहकों के प्रतिनिधित्व को ऑनलाइन शामिल करने के लिए जनसंपर्क पेशेवरों की भूमिका का विस्तार हुआ है। यदि किसी क्लाइंट के पास ब्लॉग, फेसबुक या ट्विटर प्रोफाइल है, तो पीआर एजेंसी को उस तक पहुंच प्राप्त करनी चाहिए; यदि क्लाइंट के पास कोई नहीं है, तो एजेंसी को एक स्थापित करना चाहिए। प्रेस विज्ञप्ति के विपरीत, सोशल मीडिया की उपस्थिति जनता के लिए प्रत्यक्ष है। नतीजतन, एजेंसी को समाचार प्रारूप का पालन करने या क्लाइंट की ओर से पक्षपाती दिखने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि कोई भी सार्वजनिक आंकड़े या कंपनी से यह उम्मीद नहीं करता है कि वह अपने स्वयं के सींग को न टालें। प्रेस विज्ञप्ति में प्रवक्ता के कर्तव्यों या उद्धरणों की तरह, सोशल मीडिया अपडेट्स को लिखा जाना चाहिए जैसे कि जानकारी ग्राहक से प्रत्यक्ष होती है, जैसा कि एक किराए पर तीसरे पक्ष के दृष्टिकोण के विपरीत है।
