हर व्यवसाय को समय-समय पर शिकायत पत्र मिलते हैं। उन्हें तुरंत और पेशेवर रूप से जवाब देने से आपको अपने ग्राहकों के साथ अच्छे रिश्ते बनाए रखने में मदद मिल सकती है।
सही विभाग
अपने पत्र को उपयुक्त विभाग से भेजें, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका ग्राहक जानता है कि सही लोग समस्या के बारे में जानते हैं और स्थिति को संबोधित कर रहे हैं। कंपनी लेटरहेड पर पत्र को प्रारूपित करें और पारंपरिक व्यवसाय पत्र का पालन करें प्रारूपण दिशानिर्देश.
टिप्स
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उपयुक्त ट्रैकिंग सुनिश्चित करने के लिए शिकायत संख्या, स्टोर या ऑर्डर नंबर या पत्र में ग्राहक खाते का संदर्भ लें।
स्वीकार करें और जोर दें
ग्राहक की निराशा को स्वीकार करें, तथा यदि आप गलत हैं, तो माफी माँगें। मुद्दों को हल करने और ग्राहकों को खुश रखने के लिए अपनी कंपनी की प्रतिबद्धता पर जोर दें। उदाहरण के लिए, “मुझे यह सुनकर दुख हुआ कि आपको गलत आदेश मिला। एबीसी कंपनी में, हमारी शीर्ष गुणवत्ता सेवा प्रदान करने और गलतियों को सुधारने की प्रतिबद्धता है। ”
इसे ठीक करो
वर्णन करें कि आप क्या कर रहे हैं शिकायत को संबोधित करें और समस्या को ठीक करें। उदाहरण के लिए, "मैंने हमारे शिपिंग विभाग को रात भर आपको बदलने का निर्देश दिया है," या, "जो कर्मचारी हमारे शोरूम में आपके साथ असभ्य था, उसी के अनुसार फटकार लगाई गई है।"
धन्यवाद कहना
समस्या क्षेत्र को अपने ध्यान में लाने के लिए ग्राहक का धन्यवाद करें और ग्राहक के संरक्षण के लिए अपनी प्रशंसा पर ध्यान दें। उदाहरण के लिए, “इस मामले को हमारे ध्यान में लाने के लिए धन्यवाद। हम आपके व्यवसाय की सराहना करते हैं और आशा करते हैं कि यह घटना भविष्य में हमारी कंपनी पर आपके विश्वास को प्रभावित नहीं करेगी। ”
अतिरिक्त प्रयास की जरूरत है
ग्राहक को कुछ अतिरिक्त देकर अपनी प्रतिक्रिया को मीठा करें। उदाहरण के लिए, एक उपहार कार्ड, एक मुफ्त पास या कुछ और जो आपको प्रदर्शित करता है, न केवल स्थिति के लिए खेद है, बल्कि ग्राहक के रूप में व्यक्ति को रखने के लिए प्रतिबद्ध हैं। उदाहरण के लिए, “मुझे खेद है कि तकनीकी कठिनाइयों के कारण आपकी फिल्म को काट दिया गया। संलग्न, कृपया चार पूरक मूवी पास और मुफ्त पॉपकॉर्न और शीतल पेय के लिए एक वाउचर खोजें।"
जब कंप्लेंट फ्रिवल है
यदि कोई ग्राहक एक तुच्छ शिकायत शुरू कर रहा है, तो उनकी हताशा को स्वीकार करें लेकिन समझाएं कि आप कार्रवाई क्यों नहीं करेंगे। उदाहरण के लिए, यदि कोई ग्राहक ऐसी वस्तु की शिकायत करता है जो वे चाहते थे तो स्टॉक से बाहर हो, सीमित उत्पादन या भारी मांग का हवाला दें। यदि शिकायत एक कर्मचारी के बारे में है जो ग्राहक से निपटने में कंपनी के दिशानिर्देशों का पालन कर रहा था, तो कंपनी की नीति स्पष्ट करें। उदाहरण के लिए, "जब मैं समझता हूं कि आप निराश थे तो हम ए -14 विंडशील्ड वाइपर से बाहर थे, आइटम निकासी पर थे और बंद कर दिए गए हैं। यही कारण है कि हमारे सहयोगी ने कहा कि वह आपके लिए कोई अतिरिक्त वाइपर नहीं दे सकता है।
