ग्राहक की शिकायत को संबोधित करने वाला एक लिखित पत्र आपकी कंपनी या उत्पाद के प्रत्यक्ष प्रतिबिंब के रूप में देखा जाएगा। एक सावधान, पेशेवर संचार एक ग्राहक को खोने से रोक सकता है, आपकी कंपनी के लिए भविष्य के खराब प्रचार को रोक सकता है या भविष्य के ग्राहक के साथ सद्भाव उत्पन्न कर सकता है। चूंकि लिखित पत्र भी एक "पेपर ट्रेल" है जिसे एक बार भेजे जाने के बाद पुनर्प्राप्त नहीं किया जा सकता है, यह महत्वपूर्ण है कि दी गई जानकारी में से कोई भी कंपनी के लिए भविष्य या अतिरिक्त देयता नहीं बनाता है। सर्वश्रेष्ठ पेशेवर प्रतिक्रियाएं विनम्र, संक्षिप्त और प्रत्यक्ष हैं।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
-
कंप्यूटर
-
प्रिंटर (यदि मेलिंग पत्र)
-
इंटरनेट का उपयोग (यदि ईमेल पत्र)
-
लिफ़ाफ़ा
-
डाक टिकट
-
कागज़
उस तिथि का उपयोग करें जिसे आप पत्र भेज रहे हैं, और पत्र के शीर्ष पर शिकायतकर्ता का पूरा नाम और पता होगा। यदि आप किसी कंपनी के लोगो का इमेल लेटर या लेटर पेपर पर इस्तेमाल नहीं कर रहे हैं, तो लेटर की सिग्नेचर लाइन के बाद अपनी कंपनी की जानकारी अवश्य डालें। पत्र को कंप्यूटर पर लिखें - हस्तलिखित अक्षर व्यक्तिगत हैं और प्रकृति में पेशेवर नहीं हैं।
शिकायतकर्ता को अपने उत्पाद या सेवा के साथ उसके असंतोष के कारण से संपर्क करने के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद। इस बात से विशिष्ट रहें कि उसकी असंतुष्टि क्या है, इसलिए वह स्पष्ट है कि आप उसकी शिकायत को समझें।
शिकायतकर्ता के साथ काम करने के लिए हर संभव तरीके से उसे और आपकी आपसी संतुष्टि के लिए समस्या को हल करने के लिए अपने इरादे को बताएं।
संकेत दें कि आप किसी समाधान पर काम करने के लिए सीधे शिकायतकर्ता से संपर्क करेंगे और यह भी मूल्यांकन करेंगे कि आप और आपकी कंपनी असंतोष की पुनरावृत्ति को कैसे रोक सकते हैं।
असुविधा के लिए माफी मांगें और संभावित समाधान के लिए आपसे संपर्क करने के लिए ग्राहक की इच्छा के लिए अपनी प्रशंसा को शांत करें।
ग्राहक के व्यवसाय को बनाए रखने के लिए काम करने के इरादे को व्यक्त करें और इंगित करें कि आपकी कंपनी के लिए उसकी संतुष्टि कितनी महत्वपूर्ण है।
अपने व्यक्तिगत हस्ताक्षर (यदि यह एक लिखित पत्र है) के लिए कुछ पंक्तियाँ छोड़ें और अपने पूरे नाम, पेशेवर शीर्षक और अपनी पूरी कंपनी की जानकारी के साथ समाप्त करें। यदि आप एक ईमेल भेज रहे हैं, तो ईमेल के विषय में "हमसे संपर्क करने के लिए धन्यवाद" लाइन जोड़ना सुनिश्चित करें।
टिप्स
-
पारंपरिक ब्लॉक शैली पत्र प्रारूप का उपयोग करें जिसमें तारीख, ग्राहक का पूरा नाम और पता, आपका पूरा नाम और संपर्क जानकारी और एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर शामिल हैं। हमेशा अंतिम उत्पाद पर एक वर्तनी और व्याकरण की जांच करें, और यदि संभव हो तो एक स्वतंत्र स्रोत से त्वरित प्रूफरीड प्राप्त करें। कुछ भी आपकी व्यावसायिक छवि पर खराब नहीं होता है, जो एक पत्र की तुलना में खराब रूप से स्वरूपित होता है और गलत वर्तनी या खराब व्याकरण से भरा होता है।
चेतावनी
चाहे आपको कितनी भी गंभीर या अव्यवसायिक शिकायत मिली हो, अपनी प्रतिक्रिया में किसी भी संदिग्ध या अभद्र भाषा से बचना चाहिए। आपकी लिखित प्रतिक्रिया अंततः कई लोगों और संभावित ग्राहकों के हाथों में पड़ सकती है। यहां तक कि अगर आप अपने द्वारा प्राप्त शिकायत को पूरी तरह से संतुष्ट करने में असमर्थ हैं, तो एक पेशेवर और सौहार्दपूर्ण प्रतिक्रिया पत्र आम जमीन और सद्भावना का निर्माण करता है। यह आपके या आपकी कंपनी पर किसी और के साथ सकारात्मक रूप से प्रतिबिंबित करता है जो पत्र को देख सकता है।
