व्यवसाय सेटिंग में, आपके द्वारा लिया गया प्रत्येक फ़ोन कॉल महत्वपूर्ण है, चाहे आप ग्राहक, ग्राहक या विक्रेता से बात कर रहे हों। ये अनुभव आपके व्यावसायिक संबंधों का आधार हैं, और एक बुरा अनुभव अक्सर ग्राहक को हमेशा के लिए खो देने के लिए पर्याप्त होता है। टेलीफोन शिष्टाचार के बुनियादी नियमों का पालन करके, आप यह सुनिश्चित करेंगे कि आपके ग्राहकों को हर बार कॉल करने पर सकारात्मक अनुभव हो।
तैयार रहो
एक अच्छा टेलीफोन संपर्क तैयारी के साथ शुरू होता है। कार्यालय के कर्मचारियों को पता होना चाहिए कि प्रत्येक फोन का जवाब देने के लिए कौन जिम्मेदार है, और जो कोई भी कॉल लेता है उसे फोन और उसके कार्यों से परिचित होना चाहिए।
आपको पूरे स्टाफ को उपयोग करने के लिए एक मानक ग्रीटिंग भी तैयार करना चाहिए। हालाँकि आप अपने अभिवादन में कुछ अलग जोड़ना चाहते हैं, फिर भी इसमें चार बुनियादी अवयव शामिल होने चाहिए: अभिवादन, बोलने वाला व्यक्ति, जिस संगठन का वे प्रतिनिधित्व करते हैं और पूछते हैं कि कॉलर की मदद कैसे करें। एक उदाहरण होगा, "नमस्ते, यह डु बोइस सर्विसेज के साथ जीन है। आज मैं आपकी मदद कैसे कर सकता हूं?"
उत्साहित रहो
जब आप कॉल का उत्तर देते हैं, तो अपनी आवाज़ के स्वर और अपने शब्दों की गति से अवगत रहें। यदि आप विशेष रूप से सकारात्मक महसूस नहीं कर रहे हैं, तो भी एक हंसमुख स्वर बनाए रखने की कोशिश करें। मुस्कुराहट मदद करेगी, भले ही कॉलर आपको देख न सके। एक मुस्कान मुंह के आकार को बदल देती है, अपने विभक्ति और स्वर को बदल सकती है जिसे सुना जा सकता है।
कुशल हो
आने वाली कॉल का तुरंत जवाब दिया जाना चाहिए, आम तौर पर दूसरी रिंग पर। उत्तर देने वाली कॉल बहुत जल्दी कुछ कॉलर्स को प्रवाहित कर सकती हैं, लेकिन अधिकांश कॉलर्स तीन या चार रिंगों के बाद लटके रहते हैं।
कॉल लेने से पहले, आपको अपने टेलीफोन सिस्टम के कार्यों से परिचित हो जाना चाहिए। अपने आप को परिचित करें कि कॉलर्स को कैसे रखा जाए (गलती से कॉलर काटे बिना) और कॉल को दूसरे एक्सटेंशन में कैसे ट्रांसफर किया जाए।
क्या आपको एक संदेश लेने की जरूरत है, पूरी तरह से नोट्स लेने के लिए तैयार रहें। हमेशा कॉलर का नाम पूछें और उनका संदेश किसके लिए है। यदि भविष्य में कॉलर को पहुंचने की आवश्यकता है, तो एक वापसी फोन नंबर मांगें। संदेश को संपूर्णता में रिकॉर्ड करें, और इसे प्राप्तकर्ता को तुरंत भेज दें।
कॉल करते समय, प्रतिक्रिया एक व्यावसायिक दिन के भीतर और यदि संभव हो तो उसी दिन होनी चाहिए। यदि इसमें देरी हो रही है, तो संपर्क यह बताने के लिए क्यों किया जाना चाहिए, और जब एक प्रतिक्रिया हो जाएगी, तो अनुमान लगाएं।
व्यवसायिक बनें
क्योंकि आप एक व्यवसाय का प्रतिनिधित्व कर रहे हैं, इसलिए पेशेवर की तरह बोलने के लिए अतिरिक्त सावधानी बरतें। वाक्यांश "जैसे क्या है?" और "बस एक सेकंड" आकस्मिक बातचीत के लिए ठीक है, लेकिन पेशेवर संचार नहीं। इसी तरह, आपको किसी भी प्रकार के स्लैंग का उपयोग करने से बचना चाहिए। न केवल यह अव्यवसायिक है, बल्कि कई आक्रामक प्रतीत होते हैं।
और एक ही समय में फोन खाने और जवाब देने की कोशिश न करें। भोजन के काटने के आसपास बात करने की कोशिश करने से आपको समझना मुश्किल हो जाएगा।
विनम्र बने
हर कॉल के शुरू होने पर, जवाब देने वाले व्यक्ति को कॉल करने वाले का नाम पूछना चाहिए और वे कैसे सेवा कर सकते हैं। यदि कॉल आगे बढ़ती है, तो याद रखने के लिए देखभाल की जानी चाहिए और (यदि उपयुक्त हो) कॉलर के नाम का उपयोग करें। कॉल करने वाले को सही ढंग से महसूस करना चाहिए कि वे व्यक्तिगत ध्यान और सेवा प्राप्त कर रहे हैं।
यदि आपको कॉल को स्थानांतरित करने या कॉल करने वाले को होल्ड पर रखने की आवश्यकता है, तो हमेशा ऐसा करने की अनुमति मांगें। कई कॉल करने वालों के लिए, एक जीवित व्यक्ति के बोलने से लेकर संगीत सुनने तक का अचानक परिवर्तन चिड़चिड़ा और असभ्य है। किसी भी कॉलर को कभी भी अच्छे कारण के बिना होल्ड पर नहीं रखना चाहिए। एक कॉलर से बचने के साधन के रूप में पकड़ का उपयोग न केवल असभ्य है, इससे समाप्ति हो सकती है।
हमेशा सकारात्मक नोट पर कॉल समाप्त करने का प्रयास करें। कॉल करने वाले को आश्वासन दें कि आप उन्हें उन कार्यों की समीक्षा करके अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास दे रहे हैं और ले जाएंगे।हमेशा पूछें कि क्या कुछ और है जो आप उनके साथ सहायता कर सकते हैं, और उनके समय के लिए धन्यवाद।
