व्यवसाय चलाते समय, एक पेशेवर और विनम्र तरीके से फोन का जवाब देना महत्वपूर्ण है। फोन अधिकांश व्यवसायों और उनके ग्राहकों के बीच संचार का प्राथमिक साधन बना हुआ है। यदि आप व्यवसायों पर ग्राहक-जनित समीक्षाओं को पढ़ते हैं, तो आप देखेंगे कि ग्राहक किसी कंपनी की समग्र राय बनाते हैं, जिसके आधार पर उन्हें फोन पर कैसे व्यवहार किया जाता है। ग्राहक अपने कॉल का जवाब देने से पहले अंगूठियों की संख्या के आधार पर निर्णय लेते हैं कि उन्हें फोन पर बधाई कैसे दी जाती है, उन्हें कितने समय तक रखा जाता है और क्या वे कॉल के अंत तक संतुष्ट हैं।
तीसरी रिंग से पहले फोन उठाएं। हालांकि यह हर बार संभव नहीं हो सकता है, यह समग्र लक्ष्य होना चाहिए। जब ग्राहक उनके कॉल का तुरंत उत्तर नहीं देते हैं तो ग्राहक इसे लाभहीन मानते हैं। यहां तक कि अगर आप तुरंत कॉल नहीं कर सकते हैं, तो कम से कम ग्राहक को बधाई दें और उसे एक पल के लिए रोकें।
पेशेवर तरीके से फोन का जवाब दें। अधिकांश व्यवसायों के लिए, एक मानक ग्रीटिंग सबसे अच्छा काम करता है, और आप एक सार्वभौमिक कंपनी नीति जारी करना चाह सकते हैं जहां सभी फोन कॉल उसी तरह से उत्तर दिए जाते हैं। एक साधारण ग्रीटिंग का उपयोग करें जिसमें कंपनी का नाम शामिल है और पूछता है कि आप कैसे सहायता कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप कुछ कह सकते हैं, "गुड इवनिंग और कंपनी XXX को कॉल करने के लिए धन्यवाद। मैं आपकी कैसे मदद कर सकता हूं?"
ग्राहक बोलते समय सक्रिय रूप से सुनें। जब ग्राहक यह महसूस नहीं करते हैं कि वे दूसरे व्यक्ति पर ध्यान नहीं दे रहे हैं या उन्हें कई बार पूछा जाता है कि उन्होंने जो कहा है उसे दोहराएं। फोन पर रहते हुए मल्टीटास्किंग से बचें और ग्राहक को अपना पूरा ध्यान दें।
बात करते समय मुस्कुराएं। जब आप मुस्कुराते हैं, तो आप फोन पर अधिक सुखद होते हैं और ग्राहक इस पर सकारात्मक प्रतिक्रिया देते हैं। इसके अलावा, हमेशा सुखद और विनम्र बने रहें, तब भी जब ग्राहक चिड़चिड़ा हो और सहमत न हो।
ग्राहक को चीजें समझाते हुए धीरे-धीरे और स्पष्ट रूप से बोलें। ग्राहक जल्दबाज़ी महसूस नहीं करना चाहते हैं, जैसे आप उन्हें फ़ोन बंद करने की कोशिश कर रहे हैं। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है कि आप धीरे-धीरे और स्पष्ट रूप से बोलें जब आप लंबी प्रक्रियाओं की व्याख्या करें या कंपनी की नीतियों पर जा रहे हों। आप अपने आप को अच्छी तरह से समझाना चाहते हैं ताकि ग्राहक पूरी तरह से समझ जाए और किसी भी सुस्त सवाल के साथ न छोड़े।
