एक संभावित ग्राहक और एक कानूनी फर्म के बीच प्रारंभिक संचार आमतौर पर फोन पर होता है, जिसे एक रिसेप्शनिस्ट द्वारा नियंत्रित किया जाता है। नतीजतन, यह महत्वपूर्ण है कि फर्म का रिसेप्शनिस्ट हर समय पेशेवर और विनम्र हो। व्यावसायिकता को बनाए रखना कभी-कभी एक चुनौती हो सकती है, हालांकि, खासकर रिसेप्शनिस्टों के लिए जो दैनिक आधार पर उच्च मात्रा में कॉल का जवाब देते हैं। लेकिन कुछ ऐसे सिद्धांत हैं जिनका आपको हमेशा पालन करना चाहिए जब कानून कार्यालय में कॉल का जवाब देना चाहिए।
प्रारंभिक कॉल इंटेक
लॉ फर्म के नाम की घोषणा करके, नाम से अपने आप को पहचानकर और कॉल करने वाले से आपकी सहायता कैसे हो सकती है, यह पूछकर प्रत्येक कॉल लें। उदाहरण के लिए, "सुप्रभात, यह एक्स और वाई की कानूनी फर्म है, जेन बोल रहा हूं, मैं किसके साथ बोल रहा हूं?" एक बार जब आप नाम से कॉलर की पहचान कर लेते हैं, तो पूछें "मैं आज आपकी मदद कैसे कर सकता हूं सुश्री जेड," शेष बातचीत के दौरान नाम से कॉल करने वाले का उल्लेख करें। प्रत्येक कॉल के दौरान नोट लेना मददगार हो सकता है, खासकर नामों के संबंध में। बातचीत के दौरान एक सकारात्मक स्वर बनाए रखें, धैर्य रखें और अपना आपा कभी न खोएं। शब्द "उह" और "उम" जैसे शब्दजाल, गाली या गैर-शब्दों के प्रयोग से बचें।
कॉलर की जरूरतों की पहचान करना
आपके लिए एक कॉलर को बारीकी से सुनना और उसकी जरूरतों की पहचान करना और स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से उसे मांगी गई जानकारी प्रदान करना बहुत महत्वपूर्ण है। प्रत्येक कॉलर आवश्यक जानकारी प्राप्त करने या बोलने के लिए सही व्यक्ति खोजने में सहायता मांग रहा है।
फर्म में उपयुक्त व्यक्ति को मार्ग कोलर
यदि कॉलर एक वकील द्वारा प्रदान की गई जानकारी को सबसे अच्छा करने का अनुरोध कर रहा है, तो कॉल करने वाले को सूचित करें कि उसे किसी और के साथ बोलने की जरूरत है और उसे हस्तांतरण के लिए रखने के लिए कहें। उस वकील से संपर्क करें जिसे आप कॉल ट्रांसफर करने का इरादा रखते हैं, नाम से कॉल करने वाले की घोषणा करें, कॉल के उद्देश्य का खुलासा करें और यदि वकील उपलब्ध हो तो कॉल ट्रांसफर करें। किसी भी कॉलर को 45 सेकंड से अधिक समय तक होल्ड पर नहीं रखा जाना चाहिए। 45 सेकंड के बाद, कॉलर से पूछें कि क्या वह जारी रखना चाहती है, क्या कोई वकील उपलब्ध होने पर उसे वापस बुलाया जाएगा या बाद में कॉल करना पसंद करेगा।
कॉल बंद
प्रत्येक कॉल को समाप्त करने से पहले, पूछें कि क्या आप कॉल को समाप्त करने से पहले किसी और सहायता के हो सकते हैं। कानून फर्म पर विचार करने के लिए कॉलर को धन्यवाद दें। एक कानूनी रिसेप्शनिस्ट के लिए एक संभावित ग्राहक को एक कानूनी फर्म को किराए पर लेने के लिए राजी करना काफी हद तक संभव है, लेकिन एक रिसेप्शनिस्ट के लिए एक लॉ फर्म के लिए किसी ग्राहक को लाभहीन, असभ्य या हतोत्साहित करके खोना बहुत आसान है।
