लेखा विभाग जिम्मेदारियों, विभागों या सरकारी एजेंसियों की पहचान करने के लिए विभिन्न प्रकार के समकित का उपयोग करता है। जबकि कुछ योग उद्योग-विशिष्ट हैं, अन्य सार्वभौमिक रूप से मौजूद हैं। ए / पी अधिकांश कंपनियों में "देय खातों" विभाग का प्रतिनिधित्व करता है।
स्थितियां
लेखा देय विभाग आकार में एक व्यक्ति से कई लोगों के लिए कई अलग-अलग पर्यवेक्षी स्तरों पर भिन्न होते हैं। लेखा देय क्लर्क चालान से लेखा प्रणाली में डेटा दर्ज करते हैं और चालान से बैकअप प्रलेखन में मेल खाते हैं। लेखा देय पर्यवेक्षक खातों के काम का भुगतान करने वाले क्लर्कों की देखरेख करते हैं और चालान भुगतान या विक्रेता शेष के बारे में अन्य विभागों से पूछताछ का जवाब देते हैं। देय खातों के प्रबंधक विभाग के भीतर अलग-अलग भूमिकाओं की योजना बनाकर विभाग का नेतृत्व करते हैं, विभाग के बजट का खर्च करते हैं और निर्णय लेने में अन्य कंपनी प्रबंधकों के साथ सहयोग करते हैं।
जिम्मेदारियों
देय विभाग, समय पर चालान का भुगतान करने की जिम्मेदारी रखता है। कई विक्रेता एक विशिष्ट समय सीमा के भीतर चालान का भुगतान करने की छूट प्रदान करते हैं। देय देय विभाग कंपनी की सबसे बड़ी छूट उपलब्ध कराने के लिए छूट की तारीखों के साथ देय तिथियों की निगरानी करता है। देय खातों को सत्यापित करना होगा कि भुगतान से पहले प्रत्येक चालान सही है। देय देय विभाग चेक पर प्रबंधन के हस्ताक्षर के साथ चेक प्रिंटिंग का समन्वय करता है। चेक और चालान को भी बंद रखना होगा।
आंतरिक नियंत्रण
देय विभाग के माध्यम से हाथों की राशि बदलने के कारण, आंतरिक नियंत्रण एक प्राथमिकता होनी चाहिए। चेक की बेसिक सुरक्षा के लिए खाली चेक लॉक करने और कुंजी तक पहुंच सीमित करने के माध्यम से हासिल किया जाता है।चालान सत्यापन यह निर्धारित करता है कि क्या प्रत्येक चालान सही और वैध है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि टीम का कोई भी सदस्य किसी अन्य व्यक्ति की समीक्षा के बिना पूरे सिस्टम को एक्सेस नहीं कर सकता, टीम के सदस्यों के बीच कर्तव्यों का विभाजन किया जाता है।
प्रक्रिया में सुधर
प्रिंटिंग चेक अक्सर एक मैनुअल प्रक्रिया होती है, जिसमें थकाऊ लिफाफे जैसे थकाऊ कार्यों के लिए मानव श्रम की आवश्यकता होती है। प्रक्रिया सुधार गैर-मूल्य वर्धित कार्य पर काम करने वाले कर्मचारियों की आवश्यकता को कम करता है और कर्मचारियों को विश्लेषणात्मक कार्य पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है। सुधारों में इलेक्ट्रॉनिक भुगतान और इलेक्ट्रॉनिक अनुमोदन प्रणालियों का उपयोग शामिल है।
