डाक सेवा की तुलना में ईमेल व्यावसायिक संचार भेजने की एक कुशल और तेज़ विधि है। यह दस्तावेजों के आदान-प्रदान का एक आसान तरीका भी है। अनुलग्नक के साथ व्यावसायिक ईमेल भेजते समय विचार करने वाली कुछ चीजें इसके आकार हैं, जो प्रोग्राम अनुलग्नक और वायरस की संभावना बनाने के लिए उपयोग किया जाता है। यह याद रखना भी महत्वपूर्ण है कि प्राप्तकर्ता केवल वही नहीं हो सकता है जो आपका संदेश देखता है। एक पेशेवर टोन का उपयोग करें जो एक अनुकूल छाप छोड़ देगा।
एक विषय पंक्ति लिखें जो संदेश को पर्याप्त रूप से दर्शाती है। विशिष्ट विषय पंक्ति कर्मचारियों को कंपनी की परियोजनाओं के अनुसार ईमेल व्यवस्थित करने में मदद करेगी। "महत्वपूर्ण" या "कृपया पढ़ें" जैसे अस्पष्ट शीर्षक भविष्य में संदेशों का पता लगाना मुश्किल बनाते हैं।
एक संदेश लिखें जो संक्षिप्त और पढ़ने में आसान हो। कर्मचारियों को दैनिक ईमेल संदेशों की बड़ी मात्रा के माध्यम से झारना चाहिए और लंबे संदेशों को पढ़ने के लिए बहुत कम समय है। एक सुपाठ्य फ़ॉन्ट का उपयोग करें, बहुत सारे सफेद स्थान शामिल करें और ऊपरी और निचले मामले के अक्षरों को उचित रूप से नियोजित करें। अपने संदेश को एक ऐसे लहजे में लिखें जो अभी तक पेशेवर है, और पेशेवर अभिवादन के साथ शुरू और समाप्त होता है।
लगाव का संदर्भ दें। व्यस्त कर्मचारियों को अक्सर समय के लिए दौड़ा दिया जाता है और यदि इसका कोई संदर्भ नहीं है, तो संलग्नक की अनदेखी कर सकते हैं। प्राप्तकर्ता को पता है कि अनुलग्नक में क्या है और इसके साथ क्या करना है।
सुनिश्चित करें कि आपने भेजने से पहले दस्तावेज़ संलग्न किया है। जेनिस फिशर चान, "ई-मेल: ए राइट इट इट गाइड - कार्यस्थल में ई-मेल कैसे लिखें और प्रबंधित करें" के लेखक, आपको अपना संदेश लिखने से पहले दस्तावेज़ को संलग्न करने की सलाह देते हैं।
अपने पाठक को बताएं कि फाइल को खोलने के लिए किस प्रोग्राम की जरूरत है। Microsoft Office सुइट और Adobe Acrobat Reader कार्यस्थल में उपयोग किए जाने वाले सामान्य अनुप्रयोग हैं।
अनुलग्नक को डाउनलोड करने में लगने वाले समय की मात्रा पर विचार करें। बड़ी फ़ाइलों के लिए फ़ाइल संपीड़न प्रोग्राम का उपयोग करें, जैसे कि WinZip, या फ़ाइल को छोटे वर्गों में तोड़ दें जिन्हें आप अलग से भेज सकते हैं। व्यस्त कर्मचारी के लिए विचार में, आप संदेश के मुख्य भाग में दस्तावेज़ भी चिपका सकते हैं।
अपने संदेश का प्रचार करें। वर्तनी और व्याकरण संबंधी त्रुटियाँ अप्रमाणिक दिखाई देती हैं। अपने संदेश में स्लैंग, संक्षिप्त और इमोटिकॉन्स का उपयोग करने से भी बचें। ये अच्छी तरह से ज्ञात शब्द हो सकते हैं लेकिन वे व्यावसायिक संदेशों में अनुचित हैं।
भेजने से पहले अपने संदेश और वायरस के लिए संलग्न दस्तावेज़ को स्कैन करें।
डाउनलोड करने से पहले वायरस के लिए अनुलग्नक को स्कैन करने के लिए पाठक को प्रोत्साहित करने वाला एक अस्वीकरण शामिल करें। यह आपकी कंपनी को कानूनी कार्रवाई की संभावना से बचा सकता है यदि प्राप्तकर्ता को आपके अनुलग्नक के माध्यम से वायरस प्राप्त होता है।
चेतावनी
अटैचमेंट के रूप में चेन मेल, स्पैम या चुटकुले न भेजें। वे अव्यवसायिक और अनुचित हैं।
