नकदी प्रवाह पर नज़र रखना, बिलिंग और ऋण की रेखाएं सभी बहीखाते से संबंधित हैं। बहीखातेदारों को कंपनी के खातों में होने वाली विसंगतियों को हल करना होगा और अन्य स्टाफ सदस्यों के बीच वित्त संबंधी संचार को सुगम बनाना होगा ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि जानकारी पूरी तरह से और कंपनी के बहीखाते में सटीक रूप से डाली गई है। जबकि बहीखाता पद्धति के कुछ स्पष्ट लाभ हैं, अभ्यास में कमियां हैं जो कंपनी की दक्षता और लाभप्रदता को प्रभावित कर सकती हैं।
कानूनी दायित्व
बहीखाता पद्धति के लाभों में से एक यह है कि आप अपनी कंपनी के लिए वित्तीय रिपोर्ट बनाए रखने के लिए एक कानूनी दायित्व को पूरा कर रहे हैं। व्यवसायिक रूप से "तालिका के तहत" संचालित करने की अनुमति नहीं है, इसलिए बोलने के लिए। आपको प्रत्येक वर्ष उचित करों का भुगतान करने के लिए राजस्व और व्यय को ट्रैक और दस्तावेज़ करना होगा। यदि आप ऑडिट किए जाते हैं और आपकी कंपनी के व्यवसाय लेनदेन का प्रमाण प्रस्तुत करने के लिए कहा जाता है तो कंपनी की पुस्तकों को बनाए रखने के परिणामस्वरूप सरकारी दंड नहीं हो सकता है।
जवाबदेही और पारदर्शिता
बहीखाता पद्धति का एक और लाभ जवाबदेही और पारदर्शिता है। बहीखाता पद्धति ग्राहकों के साथ जवाबदेही पैदा करती है, क्योंकि आप कीमतों या भुगतान को सत्यापित करने के लिए पिछले लेनदेन को देखने में सक्षम हैं। यह व्यापार भागीदारों के बीच जवाबदेही भी बनाता है, क्योंकि अधिकृत भागीदार राजस्व और व्यय की समीक्षा के लिए कंपनी की पुस्तकों का उपयोग कर सकते हैं, या संकेतों के लिए स्कैन कर सकते हैं कि पैसे का उपयोग किया जा रहा है या अनुचित तरीके से रिपोर्ट किया गया है। बहीखाता अधिक पारदर्शिता बनाता है; कंपनियां व्यवसाय के वित्तीय स्वास्थ्य के प्रलेखन में रुचि रखने वाले संभावित निवेशकों के लिए अपनी किताबें खोल सकती हैं।
डेटा
बहीखाता हार्ड डेटा बनाता है जिसका उपयोग व्यवसाय स्वामी विस्तार, ट्रिमिंग लागत या क्रेडिट की अतिरिक्त लाइनें निकालने के बारे में सूचित निर्णय लेने के लिए कर सकते हैं। कंपनी "अच्छा" कर रही है या "धीमा कर रही है" के बारे में सामान्यीकृत, व्यक्तिपरक राय बनाने के बजाय, प्रासंगिक पक्ष नीचे-रेखा के उदाहरणों और लाभ ट्रैकिंग का उपयोग करके ऊपर या नीचे की ओर इशारा कर सकते हैं। बहीखाता पद्धति के डेटा का उपयोग स्टोर स्थान को बंद करने, अतिरिक्त कर्मचारी को काम पर रखने या अतिरिक्त उत्पादों को शामिल करने के लिए विस्तार करने के लिए किया जा सकता है।
पहर
बहीखाता से संबंधित एक नुकसान समय है। स्वचालित कंप्यूटर सॉफ्टवेयर के साथ, वित्तीय रिकॉर्ड एकत्र करना, खाता-संबंधी विसंगतियों पर शोध करना और त्रुटियों को ट्रैक करने में भी घंटों लग सकते हैं। नई जानकारी जोड़कर पुस्तकों को बनाए रखने के लिए समय लगता है, और वित्तीय निर्णय लेने के लिए बहीखाता रिकॉर्ड का प्रभावी ढंग से विश्लेषण करने में भी समय लगता है।
लागत
लागत बहीखाता से संबंधित एक और नुकसान है। एक बाहरी बहीखाता सेवा को किराए पर लेना छोटी कंपनियों के लिए महंगा हो सकता है, हालांकि यह एक नामित पूर्णकालिक बुक कीपर को काम पर रखने से सस्ता हो सकता है। आपकी कंपनी के लिए बहीखाता सॉफ्टवेयर खरीदना भी महंगा हो सकता है, खासकर जब से इन अपडेट करने की आवश्यकता होती है और नए संस्करण उपलब्ध होते हैं।
अशुद्धियों
बहीखाता पद्धति का एक और नुकसान अशुद्धि से संबंधित है। आकस्मिक अशुद्धि अभी भी खोए हुए समय और धन में परिणाम कर सकती है क्योंकि उन्हें पहचाना और ठीक किया जाना चाहिए। अविवेकी कर्मचारियों या व्यावसायिक भागीदारों से जानबूझकर गलतियाँ "पकाई गई पुस्तकों" के परिणामस्वरूप हो सकती हैं जिन्हें सरकार द्वारा व्यापार धोखाधड़ी या कर चोरी के रूप में देखा जा सकता है। अपने बहीखाता अभिलेखों की समीक्षा के लिए एक लेखा परीक्षक की नियुक्ति इन समस्याओं को पहचानने में मदद कर सकती है।
